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    ATS

    Les 10 fonctionnalités indispensables d'un logiciel de recrutement

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    Charlie
    18 MARS 2020
    10 min.

    Vous êtes responsable des ressources humaines, manager, ou chef d'entreprise et vous cherchez votre futur logiciel de recrutement ? "Logiciel RH", "ATS", "RIS", ça peut vite devenir compliqué et on s'y perd facilement ! Avant d'investir, prenez quelques minutes pour lire cet article et en savoir plus sur les bénéfices du e-recrutement. 

     

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    SOMMAIRE :

    1. Multidiffusion des offres d'emploi
    2. Espace carrières 
    3. Gestion des candidatures
    4. Evaluer les candidats en collaboration
    5. Envoi de messages automatiques
    6. Recherche sémantique
    7. Sourcing
    8. Cooptation
    9. Un logiciel en modèle SaaS
    10. Reporting

     

    1. Multidiffusion des offres d'emploi

    "Un recruteur perd en moyenne entre 5 et 10 minutes à rédiger et publier une annonce sur un site emploi." (Source : Webinar "Combien de temps gagne t-on grâce à la digitalisation des recrutements ?", Flatchr)

    Il existe près de 700 sites emploi en France. Imaginez toutes les possibilités que vous avez de rendre votre annonce visible ? 

    Toutefois, pour recevoir des candidatures, il faut déjà que vous soyez visibles sur tous ces jobboards. Évidemment, votre présence sur certains sites dépend des profils que vous recherchez. Vous aurez des postes de cadres, où vous trouverez potentiellement plus de profils qualifiés sur l'APEC par exemple, ou a contrario, des postes moins qualifiés que vous trouverez plus facilement sur Indeed ou LeBonCoin

    La multidiffusion des offres d'emploi doit être un élément clé dans votre benchmark. Si votre futur logiciel de recrutement ne le propose pas, vous serez obligé de continuer à le faire manuellement et ça deviendra vite ingérable. 

     

    2. Espace carrière

    Si un candidat est intéressé par votre entreprise, son premier réflexe sera de se rendre sur votre espace carrière, où il pourra retrouver toutes vos offres d'emploi, en savoir plus sur vos métiers, vos valeurs, votre process de recrutement, mais aussi déposer une candidature spontanée. 

    La page carrière est le véritable miroir de votre entreprise, c'est la première expérience que le candidat aura avec vous. Assurez-vous qu'elle soit des plus agréable possible. Pour ce faire, veillez à ce que la candidature soit simple, qu'il puisse déposer son CV et sa lettre de motivation en quelques clics. Si ce n'est pas intuitif, vous risquez de passer à côté de candidats intéressants mais qui ont trouvé le parcours trop long. De plus, votre site carrières vous permettra de vérifier également si vos offres sont toujours à jour. 

     

    3. Gestion des candidatures

    Tout logiciel de recrutement doit vous permettre de connaitre l'état de chaque candidature en un coup d’œil ! Il faut que vous puissiez rapidement voir les candidats qui ont été pré qualifiés, les candidats qui ont passé le deuxième entretien, ou encore ceux qui ont été recrutés. 

    Si vous faites partie d'une petite structure, vous avez peut-être encore le temps d'assurer ce suivi via Excel, mais plus l'entreprise va grandir, et plus vous aurez de candidats à gérer. Il est donc primordial de disposer d'un pipeline de candidats simple à utiliser. 

    Veillez également à ce que les candidatures soient rapidement consultables. Dans l'idéal, vous devez pouvoir voir le CV et la lettre de motivation du candidat en cliquant simplement sur sa fiche. 

    logiciel de recrutement

     

    4. Evaluer les candidats en collaboration

    Avez-vous la possibilité de rédiger des commentaires sur une fiche candidat ? De faire participer les managers aux recrutements ? 

    Il est primordial que vous ayez la possibilité de prendre des notes en temps réel sur son profil. qui viendraient compléter les informations du CV et de la lettre de motivation. Pour vous permettre une gestion encore plus optimale, le logiciel doit vous permettre de repérer les doublons ou de les fusionner.

    De plus, un logiciel de recrutement est un véritable atout lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans le processus de recrutement. L'utilité d'un outil centralisé permet à chacun de gérer les candidatures, d'évaluer et noter les candidats. Au-delà de l'aspect pratico-pratique, le logiciel vous permettra d’optimiser la communication entre les différentes personnes chargées des ressources humaines et les opérationnels afin de tenir tout le monde informé de l’avancée des candidatures.

     

    5. Envoi de messages automatiques

    Difficile de parler de marque employeur si on n'arrive pas à répondre à tous les candidats... Pourtant, l'un ne va pas sans l'autre. De plus en plus de candidats se renseignent sur l’entreprise qu'ils ciblent avant de postuler, et beaucoup sont très déçus de n'avoir aucun retour suite à leur candidature. En ne leur faisant aucun retour, vous banalisez l'envoi de leur candidature, vous leur montrez qu'ils ne méritent aucune réponse, même négative.

    Avec les réponses automatiques, vous améliorez votre image de marque et vous éviterez aussi de passer à côté de super talents.

     

     

    5. Exploitation des candidats via la CVthèque

    Votre logiciel de recrutement devra vous permettre de constituer une CVthèque, avec des profils intéressants, mais dont vous n’avez pas besoin dans l’immédiat. Ils constituent un véritable vivier de candidats potentiels, vous devez pouvoir les classer en fonction de votre propre organisation : que ce soit par offres d'emploi, compétences, qualifications, ou prétentions salariales par exemple, afin de les retrouver de manière plus simple lorsque le moment sera venu. 

    Enfin, veillez à ce que votre outil soit conforme avec la législation RGPD (loi sur la protection des données personnelles). En tant que détenteur d'informations sur les candidats, vous vous devez de respecter certaines directives, comme la suppression des données quelques années après leur candidature. 

     

    Rappel

    Voici les dates de limites de conservation des données personnelles de vos salariés:

    5 ans pour ce qui est des données personnelles des salariés de l'entreprise après la fin de la relation contractuelle.

    10 ans pour tous les documents comptables, à savoir les livres et registres comptables (livre journal, livre d'inventaire...) ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, facture client et fournisseur...) à compter de la clôture de l'exercice.

     

    Attention, ceci est une mention légale à prendre très au sérieux, sans quoi vous encourrez une amende qui peut s’élever à 20 000 000 d’euros. Plus vous aurez de candidatures et plus il sera impossible de rester en conformité sans outil.

     

    6. Recherche sémantique

    Une des fonctionnalités intéressantes d’un logiciel de recrutement est son moteur de recherche. En tapant plusieurs mots clés dans la barre de recherche, vous pourrez retrouver les CVs qui contiennent les mots choisis. Cela vous permettra de gagner de précieuses minutes, surtout lorsque vous avez des milliers de candidatures dans votre CVthèque. 

     

    7. Sourcing

    Le sourcing en recrutement est une pratique on ne peut plus commune pour trouver des talents qualifiés et pénuriques. Par définition, le sourcing désigne "la recherche, l’identification proactive et l’engagement de talents qui ne seraient jamais devenus candidats si on ne les avait pas contactés."

    Avant le sourcing existait que pour les chasseurs de tête, il y a aujourd’hui des millions de profils disponibles sur les CVthèques et réseaux sociaux pro ! En effet, selon LinkedIn, 8 personnes sur 10 ne sont pas en recherche active mais sont à l'écoute de nouvelles propositions.

    La chasse est une pratique très courante du e-recrutement, mais également sinueuse et chronophage. Votre logiciel de recrutement peut vous aider en ce sens. Vérifiez que votre outil vous permette d'importer des profils en provenance des réseaux professionnels tels que LinkedIn ou CVAden, ou tout simplement que vous pouvez vous-même importer des CVs manuellement.

    logiciel de recrutement

     

    8. Cooptation

    Saviez-vous que 43% des candidats cooptés restent 3 ans en entreprise contre 14% des candidats recrutés sur un jobboard ? (Livre blanc "The Social Referral" de Bill Boorman)

    Il est très difficile et démotivant de faire face à une pénurie de talents. Pourtant, ce n'est pas toujours une question d'efforts fournis. Malgré toute votre bonne volonté, certains postes sont très spécifiques ou situés dans des régions qui attirent moins donc vous n'arrivez pas à trouver les bons talents. Donnez la possibilité à tous vos collaborateurs de participer au recrutement en proposant des profils de leur entourage en échange d'une récompense financière. Cela vous fera gagner du temps et c'est souvent plus économique que de passer par un cabinet de recrutement. La cooptation permettra également une intégration plus facile pour le futur candidat. 

     

    9. Un logiciel de recrutement en modèle SaaS

    Vous avez des équipes un peu partout dans la France ? Voire dans le monde ? Si ce n'est pas encore le cas, ça le sera peut-être dans quelques temps, lorsque votre entreprise prendra plus d'ampleur. Avant de vous engager avec un logiciel de recrutement, veillez à ce que la mise en place soit simple et rapide. 

    Le mieux pour cela est de vous orienter vers un outil avec un modèle Saas, Software as a Service, qui propose une solution clé en main, pour laquelle un simple navigateur et une connexion Internet suffisent pour se connecter à la plateforme. En général, le déploiement de ce type de logiciel peut être effectué en moins d'une demie journée, et vous n'avez pas toujours besoin de rencontrer l'éditeur de logiciel.

     

    10. Statistiques 

     

    Combien de temps dure un recrutement ? Vos process sont-ils efficaces ? Quels sont les sites emploi qui vous apportent les meilleurs candidats ? Combien de candidats vous faut-il pour recruter une personne ? 

    Les KPI seront vos meilleurs alliés pour optimiser vos processus de recrutement. Ainsi, validez bien que votre futur logiciel de recrutement vous permette de suivre de manière simple et en temps réel certains indicateurs indispensables tels que les ratios candidats présentés / candidats retenus, le nombre de CVs envoyés par offre d'emploi, la provenance des candidatures, etc.

    En plus d'améliorer vos process, ces données vous permettront de mieux maîtriser votre ROI. Si vous avez pour habitude de publier vos annonces sur des sites emploi premium, comme Monster par exemple, il est important de savoir si votre investissement en valait le coup. En analysant les sites emploi les plus performants par rapport aux candidatures reçues, vous aurez une meilleure visibilité sur les sites emploi premium sur lesquels il est plus intelligent d'investir.

    logiciel de recrutement

    Voici les fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de recrutement. Comme vous avez pu le voir, de nombreuses fonctionnalités y sont intégrées permettant ainsi d’attirer les candidats qualifiés pour un coût réduit. Si vous avez des questions particulières, n'hésitez pas à nous contacter en cliquant sur ce lien. 

     

    kit benchmark

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