Les logiciels de recrutement, aussi appelés ATS, sont des outils de suivi et de gestion de candidatures. Ils sont très appréciés des recruteurs puisqu'ils simplifient et optimisent le processus de recrutement. Mais concrètement, comment fonctionnent ces outils ? Quelles sont leurs fonctionnalités ? Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur les ATS dans cet article !
Qu'est-ce qu'un logiciel de recrutement ou ATS ?
Le terme ATS signifie Applicant Tracking System, ou "outil de suivi de candidatures" en français. Autrement dit, les ATS sont des logiciels qui facilitent la gestion des candidatures en automatisant les tâches rébarbatives du quotidien, et qui permettent de piloter les campagnes de recrutement de la publication de l'offre à l'entretien d'embauche. Ces outils ont vu le jour afin d'accompagner la transformation et la digitalisation de la fonction RH. On parle même aujourd'hui de "e-recrutement", c'est-à-dire l'utilisation du digital et des nouvelles technologies dans les techniques de recrutement.
À quoi sert un ATS ?
Les logiciels de recrutement présentent de nombreux avantages pour les recruteurs :
- Automatiser les tâches chronophages, comme la publication d'offres sur les sites emploi.
- Centraliser le processus de recrutement et traiter toutes les informations au même endroit.
- Optimiser les campagnes de recrutements et faciliter l'embauche de candidats.
- Améliorer l'expérience candidat et la marque employeur.
Qui peut utiliser un ATS ?
Il existe différents types de logiciels de recrutement pour s'adapter à chaque taille d'entreprise : start-up, PME, ETI, grands groupes, etc. Néanmoins, il n'y a pas forcément besoin d'être un professionnel des ressources humaines pour utiliser un ATS. Ils s'adressent à toutes les fonctions amenées à recruter :
- Les services des ressources humaines en entreprise (DRH, chargé de recrutement, etc).
- Les managers, opérationnels ou chefs d'entreprises.
- Les cabinets de recrutements.
Comment fonctionnent les logiciels de recrutement (ATS) ?
Ces outils sont accessibles depuis un ordinateur, depuis une tablette ou un téléphone portable. Ils fonctionnent comme une application classique : vous devez premièrement vous créer un compte pour avoir accès à votre espace. Une fois connecté, vous avez accès à un tableau de bord personnalisé pour piloter l'ensemble de vos recrutements. Fini les échanges par mail ou les tableaux Excel pour trier vos candidats, tout se passe désormais sur votre outil. À noter, il existe deux types de logiciels ATS :
- Logiciels en SaaS ("Software as a Service"): c'est-à-dire accessibles depuis une adresse web, directement en ligne.
- On-premise : le logiciel doit être installé directement sur votre ordinateur et intégré à votre infrastructure informatique.
Chacune des deux options présente ses avantages. À vous de choisir celle qui correspond le plus à votre entreprise et à vos besoins.
Quelles sont les fonctionnalités d'un ATS ?
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement peuvent varier d'un outil à l'autre. Néanmoins, il en existe 10 communes et essentielles à chaque ATS. Découvrons-les ensemble.
#1. Gestion des candidatures
Cette fonctionnalité répond à l'ambition première des ATS : aider les recruteurs à mieux gérer les nombreuses candidatures reçues suite à la publication d'une annonce. Ainsi, avec un ATS, vous recevez et triez ces candidatures directement depuis votre outil. Les interfaces sont généralement très visuelles et vous permettent d'avoir une visibilité sur chaque état d'avancement de vos candidatures.
#2. Multidiffusion des offres d'emploi
Voilà une autre fonctionnalité particulièrement appréciée des recruteurs ! Et pour cause, elle permet un gain de temps considérable. Fini le copier-coller à la chaîne sur les sites emploi, une fois votre offre rédigée, vous pouvez désormais la diffuser sur les différents jobboards sélectionnés en un seul clic. Une fois l'offre pourvue, vous pouvez l'archiver directement depuis l'ATS.
#3. Collaboration entre RH et opérationnels
Si vous souhaitez intégrer les managers dans le processus de recrutement, les ATS sont un bon moyen de faciliter le recrutement collaboratif. Vous pouvez créer des accès personnalisés pour les différents collaborateurs, échanger sur un candidat directement depuis l'outil ou encore taguer une personne pour qu'elle reçoive une notification.
#4. Création d'une CVthèque
La CVthèque est un bon moyen d'anticiper les recrutements à venir puisqu'elle vous permet de vous créer votre propre base de talents qualifiés en interne. Avec un ATS, vous pouvez récupérer les candidatures spontanées, celles issues de votre sourcing ou encore de vos recrutements passés et les placer dans votre vivier. Vous pouvez ensuite entretenir ces relations avec vos candidats en échangeant régulièrement avec eux, directement depuis votre ATS.
#5. Statistiques et reporting
En pilotant vos recrutements depuis votre ATS, vous avez accès à de nombreuses statistiques sur votre activité. Il peut par exemple s'agir des sources de vos candidatures, du nombre de recrutements sur le mois ou l'année ou du temps moyen pour recruter. Ces indicateurs, aussi appelés KPI, sont un excellent moyen d'analyser et de mettre à jour ses processus RH.
#6. Sourcing
Le sourcing est le fait de chercher, trier et analyser les profils de candidats en ligne, afin de trouver le talent qui correspond à votre offre d’emploi. Autrement dit, au lieu d'attendre que le candidat idéal vienne à vous, vous allez directement le chercher ! ll est possible de réaliser tout ce travail avec votre ATS, selon le logiciel que vous utilisez. Vous enregistrez les profils trouvés et les placer directement dans votre CVthèque.
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#7. Site carrière
Saviez-vous que 95% des candidats se renseignent en ligne sur l'entreprise avant même de postuler à une offre d'emploi, selon Décision RH ? Avec un bon site carrière, vous attirez et motivez les candidats à postuler à votre offre, en créant notamment un parcours candidat plus fluide et dynamique.
#8. Automatisation des messages
Selon une étude de RegionsJob, 64% des candidatures restent sans réponses. Pourtant, oublier d'envoyer une réponse à un candidat peut ternir la marque employeur d'une entreprise. En effet, les candidats seront moins susceptibles de postuler une seconde fois à l'avenir et risquent de parler négativement de vous à leur entourage. Avec un ATS, vous pouvez automatiser et personnaliser ces messages une fois vos candidatures triées, et vous assurer ainsi que chaque candidat obtienne une réponse, quelle que soit votre décision.
#9. Cooptation
La cooptation consiste à solliciter le réseau professionnel des collaborateurs d'une entreprise pour pourvoir un poste. C'est un excellent moyen de recruter des talents qualifiés. D'ailleurs, selon l'APEC, 40% des cadres seraient recrutés par ce biais. Alors, pour s'adapter à cette technique de recrutement de plus en plus présente, certains ATS ont développé une fonctionnalité de cooptation, pour permettre aux collaborateurs de faire leurs recommandations directement sur l'outil.
#10. Conformité RGPD
Lorsque vous recrutez, vous récupérez de nombreuses informations sur vos candidats. Ces données sont précieuses et doivent être protégées. La plupart des ATS appliquent ces règles pour vous permettre de recruter tout en respectant le RGPD (Règlement Général de Protection des Données).
En conclusion, vous savez désormais tout ce qu'il faut savoir sur les logiciels de recrutement (ATS) ! Ces outils sont une belle opportunité de digitaliser et optimiser vos processus existants. Même si s'équiper d'un outil n'est jamais une décision facile à prendre, retenez que la plupart des logiciels sont très intuitifs et vous promettent de beaux recrutements !
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