Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement (ATS) ?

Saviez-vous que près d'un recruteur sur deux utilisait un ATS en 2019, selon une étude de RegionsJob ? Les ressources humaines tendent de plus en plus vers un recrutement 2.0, en s'équipant d'outils performants pour les accompagner dans leurs transitions. Alors, si vous hésitez encore à vous équiper d'un outil de recrutement, découvrez 7 raisons qui devraient vous motiver à franchir le pas ! 

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Pourquoi utiliser un ATS ? 

Les ATS (Applicant Tracking System) sont des logiciels de recrutements qui facilitent le suivi et la gestion de candidature. Ce sont de véritables atouts au quotidien pour les recruteurs, mais aussi pour les managers et chefs d'entreprises. Néanmoins, entamer la digitalisation de ses processus n'est jamais une décision facile à prendre, alors pour vous motiver, retrouvez les grands avantages des ATS. 

#1. Une gestion des recrutements simplifiée

L'ambition première des ATS est de simplifier la gestion des recrutements en automatisant les tâches chronophages du quotidien. Grâce à la multidiffusion des offres d'emploi et la centralisation des candidatures, vous pouvez tirer un trait définitif sur les tableaux Excel, les boites mail surchargées et les heures passées à publier vos offres sur les sites emploi. L'interface très visuelle des ATS vous permet de : 

• Gérer vos candidatures (reçues, à refuser, à appeler, à recevoir en entretien).
• Accéder rapidement aux informations concernant vos candidats (CV, lettre de motivation, échanges de mails, etc.).
• Piloter vos campagnes de recrutement en quelques clics (publication et suivi des offres : en ligne, ou archivées). 

Ainsi, selon une étude d'eficiens, 85% des entreprises ont pu formaliser et suivre plus facilement leurs processus RH en utilisant un outil de recrutement. 

#2. Une meilleure maîtrise des coûts et des délais

Beaucoup d'entreprises sont encore trop frileuses à l'idée de s'équiper d'un logiciel de recrutement à cause du prix. Pourtant, se doter d'un ATS est un investissement qui peut vous éviter des coûts sur le long terme. En effet, l'outil vous permet de : 

• Créer une CVthèque pour anticiper les recrutements à venir. 
• Sourcer et trouver des candidats qualifiés plus facilement.
• Libérer du temps pour vous concentrer sur d'autres thématiques (marque employeur, expérience collaborateur, QVT, etc.)

En optimisant votre processus de recrutement, vous pouvez également éviter les erreurs de recrutement dûes à une mauvaise sélection du candidat ou à une offre mal ciblée. Néanmoins, nous savons qu'il n'est pas toujours facile de convaincre sa hiérarchie d'investir dans un outil. Retenez qu'il existe des logiciels de recrutement accessibles à toutes les tailles d'entreprises et que certains vous proposent un abonnement mensuel ou annuel. Ainsi, vous gérez votre recrutement comme vous le souhaitez !

#3. Une meilleure expérience candidat 

Saviez-vous que 83% des candidats indiquent qu'une mauvaise expérience de recrutement peut les conduire à renoncer à une offre ou à une entreprise qu'ils trouvaient attractive ? Cette étude relayée par Aon démontre encore une fois l'importance du parcours candidat dans le processus de recrutement ! Alors, comment les logiciels peuvent-ils contribuer à améliorer l'expérience candidat ? Voici quelques exemples :

• Un parcours candidat simplifié : fini les formulaires interminables, les candidats peuvent postuler à vos offres d'emploi en quelques clics, même depuis leurs portables.
• Une expérience candidat plus personnalisée : vous pouvez automatiser et personnaliser vos réponses pour chaque candidat.
• Des techniques de recrutement plus innovantes intégrées à l'ATS (SMS, visioconférence, chatbot, messagerie instantanée, tests d'aptitude, etc).

Bien sûr, l'humain doit toujours rester au centre de la relation entreprise/candidat. Néanmoins, les logiciels sont un bon moyen de rendre son recrutement plus attractif, d'attirer de nouveaux talents et de se différencier des autres entreprises. 

#4. Une marque employeur valorisée

Selon une étude de La Super Agence, une marque employeur forte augmenterait de 50% le nombre de candidatures qualifiées. Si l'impact positif d'une bonne marque employeur sur les recrutements n'est plus à prouver, les professionnels RH ne savent pas toujours par où commencer pour faire briller leur culture d'entreprise auprès des candidats. Si on ne penserait pas tout de suite à utiliser son logiciel de recrutement pour sa marque employeur, il propose pourtant des fonctionnalités intéressantes : 

• Création d'un site carrière à votre image (photos de vos locaux, vidéos des collaborateurs, présentation de vos métiers, etc).
• Diffusion de vos offres sur des jobboards ciblés pour atteindre les meilleurs candidats.
• Meilleure communication auprès de vos candidats : vous créez du lien et gardez le contact avec vos candidats à chaque étape du recrutement. 

#5. Un recrutement plus collaboratif 

En centralisant tout le processus sur un seul et même outil, vous pouvez instaurer plus facilement le recrutement collaboratif au sein de votre entreprise. D'ailleurs, selon une étude de l'APEC, 21% des managers souhaiteraient avoir plus d’autonomie sur leurs missions de recrutement. S'équiper d'un ATS est l'occasion parfaite pour faire participer davantage vos collaborateurs. Ces outils ont en effet été conçus dans le but de favoriser la collaboration en interne, en rendant accessible et compréhensible le processus de recrutement. Ainsi, les managers ne sont pas submergés d'informations qui ne les concernent pas et ont accès à un outil facile à prendre en main. Vous pouvez par exemple : 

• Créer différents comptes pour les managers, avec des accès personnalisés selon les usages de chacun. 
• Faciliter l'accès aux informations par tous les membres concernés par le recrutement (CV, lettres de motivation, échanges avec le candidat, etc).
• Intégrer les managers pour qu'ils puissent mettre des avis, notes ou commentaires sur un candidat, suite à un entretien. 
• Programmer une tâche pour un collaborateur en le mentionnant directement sur une fiche candidat. 

#6. Un meilleur suivi de la performance

Un bon processus de recrutement s'adapte et évolue en fonction des nouveaux comportements et usages des candidats. Alors, pour rester à la page et s'assurer que votre stratégie RH est efficace, rien de tel que l'analyse des statistiques ! Et ça tombe bien, car en recrutant avec un ATS, vous avez accès à différentes données pour vous aider à mieux suivre vos recrutements. Les statistiques sont généralement présentées de manière très visuelles, sous forme de courbes ou de diagrammes. Voici des exemples de indicateurs RH que vous pourrez récolter avec un outil : 

• Taux de conversion des candidats (candidats sélectionnés et embauchés).
• Source de provenance des candidatures (site carrière ? Sites emploi ? Réseaux sociaux ?).
• Nombre de candidatures par offre d'emploi publiée.
• Délai moyen de recrutement.

#7. Une conformité RGPD

Qui dit recrutement, dit collecte et gestion de données ! En effet, lorsque vous recrutez, vous récupérez et centralisez quotidiennement de nombreuses données sur vos candidats. Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, a été instauré pour protéger les données des internautes et encadrer la collecte par les entreprises. Il y a 5 grands principes à respecter : 

• La protection réelle des données (sécurisation et confidentialité des informations)
• Le consentement du consommateur
• Le droit à l’oubli ou « droit à l’effacement »
• L’accès de l’utilisateur à ses données
• Le délégué à la protection des données

Cependant, il n'est pas toujours facile de savoir quelles sont les actions à appliquer derrière ces règles. Heureusement, la plupart des ATS vous permettent d'être en totale conformité lors de vos recrutements. N'hésitez pas à vérifier ce point lors de votre benchmark afin de recruter l'esprit léger ! 

Pour conclure, les logiciels de recrutement sont de véritables alliés du quotidien pour les ressources humaines. Ils accompagnent les recruteurs en simplifiant la gestion de leurs candidatures et de leurs offres d'emploi, mais proposent aussi de nombreuses autres fonctionnalités (CVthèque, sourcing, etc) pour construire une stratégie RH en béton. Recruter un candidat deviendrait presque un jeu d'enfant !