4 astuces pour un recrutement plus collaboratif

Selon un sondage IFOP, 64% des candidats préfèrent passer le premier entretien avec un manager. Impliquer ses collaborateurs dans le processus de recrutement est une méthode de plus en plus courante, qui améliore l'expérience du candidat en plus de votre marque employeur. Néanmoins, il n’est pas toujours facile de mettre en place un processus collaboratif efficace. Découvrez nos conseils !

>> Téléchargez gratuitement notre livre blanc sur l'utilité d'un ATS pour vos recrutements.

Pourquoi mettre en place un recrutement collaboratif ? 

Fini le temps où seul le recruteur avait l’entière responsabilité du recrutement d’un candidat. De plus en plus répandu, le recrutement collabcoratif s’avère être une véritable solution pour les entreprises qui souhaitent s’engager dans une acquisition de talents durable et performante. En effet, impliquer ses collaborateurs au sein de la décision d’embauche présente de nombreux avantages pour l’entreprise : 

• Une culture d'entreprise renforcée
• Une marque employeur valorisée 
• Des erreurs de recrutement évitées 

Bien sûr, instaurer un processus de recrutement collaboratif au sein de son entreprise demande une certaine organisation et nécessite une bonne cohésion entre les différents services. Si la communication est une des clés de réussite d'un travail collaboratif, il en existe de nombreuses autres. Découvrez nos conseils. 

#1. Définissez votre besoin en amont

Le choix des participants

Saviez-vous que 21% des managers souhaiteraient avoir plus d’autonomie sur leurs missions de recrutement, selon une étude de l'APEC ? Il est essentiel de déterminer les personnes qui participeront au recrutement dès le début. Alors, comment faire son choix ? Tout d’abord, cela dépend de la taille de votre entreprise et du poste recherché. Généralement, une équipe de recrutement se compose du recruteur, du DRH, et d'un manager. Vous pouvez aussi faire appel à un collègue d’un autre service, qui vous donnera un avis extérieur. 

La méthode d'organisation

Il n’est pas toujours évident de rassembler deux métiers dans un projet commun. Pour que le binôme manager/recruteur fonctionne, il faut définir en amont une organisation efficace, afin que chaque membre y trouve sa place. Généralement, les ressources humaines se chargent de mettre en place la structure du recrutement avec les outils nécessaires et les managers offrent leur expertise sur la réalité du métier. Pour organiser votre travail collaboratif, vous pouvez : 

•  Définir les enjeux et les objectifs (sur la performance et les résultats souhaités)
•  Fixer des délais pour cadrer le travail
•  Vous assurer que tous les participants comprennent leurs rôles et ce qu’on attend d’eux

#2. Initiez vos managers aux ressources humaines 

Avant d'entamer le processus de recrutement, il est important d'initier ses managers aux principes des ressources humaines. Les managers peuvent parfois être influencés par certains biais de recrutement, c'est-à-dire qu'ils ne fournissent pas un regard objectif et se laissent guider par leur avis personnel. Ils peuvent aussi vouloir se précipiter pour intégrer rapidement un nouveau membre dans leurs équipes. C'est votre rôle de les conseiller et les guider en leur présentant les points clés de votre métier. En plus de leur transmettre de nouvelles compétences, vous limitez les risques d'un recrutement raté. Pour cela, vous pouvez : 

• Organiser des ateliers en interne pour préparer et simuler un entretien
• Proposer des formations auprès d'un organisme spécialisé 
• Préparer une fiche des bonnes pratiques RH, pour que vos collaborateurs aient une base de connaissance
• Inviter un collaborateur à un entretien en tant qu'observateur

#3. Organisez les étapes de votre recrutement

Avec une mauvaise organisation, le recruteur risque de démotiver ses collaborateurs et d'éterniser son processus de recrutement. Il est donc important de tout planifier en définissant le rôle de chacun tout au long du recrutement. C’est au recruteur de décider des étapes qui nécessitent une participation active des managers. 

La recherche de talents 

La première étape du recrutement collaboratif est la recherche de talent. Pour créer l'offre d'emploi la plus pertinente possible, il faut que le recruteur ait une vision globale du métier. En détaillant et en ajustant l'offre, vous optimisez vos chances de trouver le talent qui convient parfaitement au poste. Il s'agit aussi d'attirer le candidat en mettant en avant votre offre. Le binôme recruteur/manager peut alors :

• Échanger sur la réalité du poste (ses avantages et ses contraintes) pour créer l'offre d'emploi 
• Mettre en place un programme de cooptation au sein de l'entreprise
• Partager l'offre sur le site carrière et les réseaux sociaux de vos collaborateurs

La sélection des candidats 

Une fois votre offre diffusée, vous devez gérer les candidatures qui arrivent. Cette étape est décisive puisqu'elle va vous permettre de faire le bon choix. Pour faire votre sélection, il est essentiel de vous réunir pour : 

• Établir ensemble des critères d’embauche clairs
• Définir les compétences indispensables du candidat (techniques et humaines avec les softskills) 
• Créer une fiche d’entretien en sélectionnant les questions à poser

L'entretien d'embauche

Une fois que vous avez sélectionné des candidats pour un entretien et que vous avez préalablement défini les questions à poser, vous pouvez réaliser l'entretien en équipe. Vous devez : 

• Attribuer à chaque membre une catégorie à évaluer chez le candidat (son savoir-être, sa motivation ou ses compétences techniques) 
• Briefer vos équipes sur les questions interdites et illégales 
• Choisir 3 personnes maximum pendant l'entretien pour que le candidat reste à l'aise 

La prise de décision

L'évaluation des candidats est une étape cruciale dans votre recrutement collaboratif. Elle permet de croiser les points de vues de chaque collaborateur en diversifiant vos recrutements. Le responsable des ressources humaines doit toujours valider et guider cet étape, puisqu'il dispose d'une vision d'ensemble de l'entreprise. Pour cette étape, il est essentiel de : 

• Rassembler toute l’équipe qui a pris part au processus de recrutement
• Établir une grille de notation avec les commentaires de chacun
• Donner la possibilité à chaque membre de s’exprimer et de partager ses impressions sur les candidats

L'onboarding

La dernière étape du recrutement collaboratif est l'intégration du nouveau collaborateur. C'est une étape importante puisque le candidat doit pouvoir s'imprégner rapidement de votre culture d'entreprise et trouver sa place au sein de l'entreprise. Vous pouvez :

• Former et préparer vos managers aux meilleures pratiques d’onboarding
• Impliquer vos collaborateurs en leur proposant de présenter leurs services au nouveau membre
• Organiser des événements en interne pour solidifier la cohésion d’équipe

#4. Utilisez un ATS

Pour faciliter votre recrutement collaboratif, vous pouvez utiliser un outil de recrutement ATS. Cela vous permettra de centraliser tout votre processus sur une seule et même plateforme, et ainsi avoir une vision claire de toutes vos étapes. Pour que votre ATS vous aide à collaborer à plusieurs, il doit disposer de certaines fonctionnalités essentielles comme : 

• Centralisation et partage des commentaires des collaborateurs sur les fiches candidats
• Accès dédié de chaque collaborateur au logiciel ATS et attribution de rôle à chaque étape du recrutement
• Grille dévaluation personnalisable
• Prise de rendez-vous automatique avec les candidats avec un outil de planification
• Conformité RGPD

Pour conclure, le recrutement collaboratif est une véritable opportunité pour les ressources humaines. En plus d'améliorer la cohésion d'équipe et la communication interne de l'entreprise, cela laisse une bonne impression à vos candidats. Un dernier conseil : rappelez-vous que les ressources humaines doivent toujours guider le processus et garder la main sur les étapes. À vous de jouer !