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Conseils pour mieux recruter

Comment impliquer les managers dans le processus de recrutement ?

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Aurélie
07 MARS 2019
8 min.

Le temps où le responsable des ressources humaines était seul maître à bord en matière de recrutement est révolu. Aujourd’hui, nous parlons de recrutement collaboratif, qui implique des individus dans l’entreprise qui, jusqu’alors n’avaient pas été mis en contact avec un processus d’embauche.

 

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Désormais, de très nombreuses entreprises font monter leurs managers au front lorsqu’il s’agit de recruter de nouveaux talents pour leur équipe. Après tout, ils font quand même parti des mieux placés pour savoir ce  dont ils ont besoin. On sait d’ailleurs que désormais près de 8 managers sur 10 s’impliquent de près ou de loin dans ce processus. Outre le fait évident que les managers connaissent mieux les tenants et les aboutissants du job pour lequel le nouvel employé va être embauché, pour quelles raisons principales est-il important qu’ils jouent un véritable rôle ? En voici quelques-unes :

  • Moins de chances de se tromper en bout de compte
  • Une marque employeur bonifiée, et une meilleure image d’entreprise
  • Une culture d’entreprise basée sur un élan commun
  • Un nouvel employé mieux intégré à son arrivée

Mais comment faire ?

Vous vous en doutez, impliquer un manager dans le recrutement de nouveaux collaborateurs ne consiste pas uniquement à le poser sur une chaise pendant l’entretien d’embauche et à lui demander ce qu’il en a pensé ensuite ! 

Ainsi, nous vous proposons six piliers qui vous permettront de construire les bases de cette collaboration entre les ressources humaines et les managers. Nous pourrions appeler cela la « Méthode POCEDI ».

 

1# Préparation

Une bonne préparation est une préparation collaborative (bien évidemment !) qui passe principalement par la mise en place d’un portrait du candidat et les attentes recherchées pour le poste.

Quelles sont les caractéristiques préférables ? Et celles qui sont obligatoires ? Quelles hards skills voudrait-on chez le nouveau talent ? Et quelles soft skills ? Mais aussi quelles concessions est-on prêt à faire et à quels niveaux ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Les KPI à analyser ? Toutes ces questions doivent faire l’objet d’une discussion avec les managers, car ce sont eux qui maîtrisent le mieux tous les aspects du job en question.

Le rôle du recruteur sera donc essentiellement de regrouper ces informations tout en encadrant cette préparation. Il pourrait s’agir de faire comprendre au manager que le candidat parfait n’existe pas, où que trouver un clone de celui qui vient de démissionner est impossible. De même, il sera peut-être nécessaire de rappeler que des profils atypiques peuvent être envisageables, que ce soit des talents venant d’autres domaines ou des étudiants tout droit sortis d’écoles par exemple. 

 

2# Organisation

Le rôle des ressources humaines ? Encadrer ! Et pour encadrer les managers le long du processus de recrutement, il faut être organisé. En clair ? Tout doit être aligné au cordeau pour éviter les zones d’ombre, autant pour les managers que pour les candidats. Il faut donc jouer sur les deux tableaux.

Dans un processus de recrutement, le recruteur est logiquement en première ligne. Pour toutes les étapes qui consistent à rédiger et poster les annonces, fouiller sur les réseaux sociaux professionnels, regrouper les candidatures, et même établir les premiers contacts, il n’est pas forcément nécessaire d’impliquer directement les managers. En effet, cette partie peut prendre un certain temps et le temps, c'est souvent ce qui manque aux managers. Donc, les responsables du recrutement vont faire un premier tri, et proposer ensuite à leurs managers des profils déjà présélectionnés.

Cependant, si votre organisation vous le permet, vous pouvez aller plus loin et décentraliser l’intégralité du processus au manager. Bien que cela prenne un peu plus de temps, la présélection faite par le manager est souvent plus efficace, car ils vont peut-être dénicher des talents que le recruteur n’avait pas perçu. Pourquoi ne pas aller plus loin et transformer vos managers en sourceurs ?

 Pour recruter, le RH doit être organisé.

3# Communication

Dès lors que le candidat rentre dans le processus de recrutement, il faut une excellente communication en interne. Le manager doit savoir ce qu’il s’est passé avec le RH et vice versa. Cette communication doit être simple, rapide et efficace, pour ne pas perdre de temps et éviter les confusions. Ainsi, il est nécessaire d’avoir les bons outils de communication, car s’échanger des CVs papier avec des notes manuscrites, non seulement, c’est ringard, mais c’est surtout casse-tête et pas du tout pratique, d’autant plus lorsqu’il y a plus de deux personnes impliquées !

C’est à ce moment précis qu’intervient l’ATS, Application Tracking System, cet outil informatique qui vous aide à gérer le recrutement de A à Z, étape par étape. Les options des ATS sont nombreuses et utiles, mais celle qui vous intéresse ici, c’est le fait de pouvoir aisément échanger des candidatures, des annotations et des avis suite aux premiers entretiens par exemple, et ce, avec tous les managers impliqués, où qu’ils se trouvent. Ces fonctionnalités ne sont pas forcément assurées par tous, c'est pourquoi il faut bien vous renseigner.

 

4# Engagement

En fait, dès que nous avons pris position ou opté pour une certaine attitude, nous nous trouvons soumis à des pressions intérieures et extérieures qui nous obligent à agir dans la ligne de notre position première : nous réagirons de façon à justifier nos décisions antérieures.

Comment appliquer cette auto persuasion auprès de vos managers ? Avec la cooptation. Lorsque vous impliquez vos managers dans le processus de recrutement, il ne faut pas oublier qu’ils ont un réseau puissant et qu’ils doivent s’en servir pour trouver de nouveaux talents. Lorsque vos managers vont être amenés à coopter, ils vantent les mérites de votre entreprise et s’engagent auprès de leur réseau des avantages que leur procure leur travail. Dès qu’ils ont pris cette position, ils sont soumis à cette pression et ne peuvent plus revenir en arrière. On peut en conclure que la cooptation a deux effets bénéfiques :

  • Acquisition de nouveaux CVs qualifiés
  • Des employés qui vont rester plus longtemps dans votre entreprise

Vous pouvez aller plus loin et demander à vos managers de fouiller sur les réseaux sociaux professionnels pour recruter leurs équipes. Offrez-leur une prime si le talent est recruté, et vous verrez, les résultats seront au rendez-vous et il sera encore plus engagé !

 

5# Décision

Le RH doit trancher sur le choix du candidat

 

Impliquer les managers dans le recrutement, c’est aussi et surtout les accompagner en bout de course dans le processus décisionnel. Il faut à cette étape-là savoir gérer les expéditifs aussi bien que les hésitants permanents, c’est-à-dire éviter que la décision soit prise à la va-vite en sautant tout de suite aux conclusions sans véritable réflexion, ou bien au contraire trop lentement en ayant des problèmes pour trancher.

Le rôle du responsable des ressources humaines est de trancher. C’est lui qui doit avoir le dernier mot, car il a une vue sur l’ensemble de l’entreprise. En plus d’aider à canaliser les réflexions du manager et développer des conclusions construites et objectives. Il va permettre d’éviter les décisions biaisées, subjectives ou sur un coup de tête, en se référant par exemple au portrait type qui avait été dressé en tout début de processus et son expérience.

 

6# Intégration

Pour faire plus branché, les entreprises d’aujourd’hui parlent souvent d’onboarding, ou si nous traduisons littéralement, de processus d’embarquement. S’il est une collaboration étroite entre les ressources humaines et les managers, c’est bien cette étape d’onboarding, période plus ou moins longue d’intégration du nouvel employé.

Il est donc primordial, pour impliquer un manager jusqu’au bout d’un processus de recrutement, de coopérer avec lui afin de s’assurer que le nouveau talent fraîchement employé vive une excellente expérience d’intégration dans son nouveau milieu de travail. L’intérêt ? Premièrement, réduire les chances que l’employé décide de partir après quelques semaines, ce qui serait dommageable pour l’entreprise (temps et argent perdus…). Deuxièmement, permettre à l’employé d’atteindre son plein potentiel plus rapidement.

Il faut partir du principe que 79% des salariés songent à changer de poste ! En tant que responsable RH, votre objectif est de les faire rester le plus longtemps dans votre entreprise. Il ne faut pas que ce sujet soit tabou, vous pouvez même leur communiquer ce chiffre tout en leur expliquant que votre travail est de les faire rester le plus longtemps possible.

Pour atteindre cet objectif d’intégration, travailler main dans la main avec les managers est indispensable. Cela peut prendre la forme d’un calendrier de formation chapeauté par le manager, ponctué de rencontres régulières avec le RRH pour faire le point, par exemple. L’important est de mettre sur pied un processus d’onboarding qui marque le point final d’une collaboration RH-managers bien menée ! 

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