Impliquer les managers dans le recrutement

Le temps où le responsable des ressources humaines était seul maître à bord en matière de recrutement est révolu. Aujourd’hui, nous parlons de recrutement collaboratif, ce qui implique des individus dans l’entreprise qui, jusqu’alors, n’avaient pas été mis en contact avec un processus d’embauche.

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L'importance d'impliquer les managers dans le recrutement

Désormais, de très nombreuses entreprises font monter leurs managers au front lorsqu’il s’agit de recruter de nouveaux talents. Après tout, ils font quand même partie des mieux placés pour savoir ce dont ils ont besoin. Outre le fait évident que les managers connaissent mieux les tenants et les aboutissants du job pour lequel le nouvel employé va être embauché, pour quelles raisons principales, est-il important qu’ils jouent un véritable rôle ? En voici quelques-unes :

• Moins de chances de se tromper en bout de compte
• Une marque employeur bonifiée, et une meilleure image d’entreprise
• Une culture d’entreprise basée sur un élan commun
• Un nouveau collaborateur mieux intégré dès son arrivée
• Des managers plus engagés dans leur poste

Bien évidemment, impliquer un manager dans le recrutement de nouveaux collaborateurs ne consiste pas uniquement à le poser sur une chaise pendant l’entretien d’embauche et à lui demander ce qu’il en a pensé ensuite ! Ainsi, nous vous proposons six piliers qui vous permettront de construire les bases de cette collaboration entre les ressources humaines et les managers. 

1#. Préparer

Une bonne préparation est une préparation collaborative qui passe principalement par la mise en place d’un portrait du candidat et les attentes recherchées pour le poste. Afin d'avancer dans un sens commun, posez-vous ces questions ensemble : quels sont les critères indispensables du futur candidat ? Quels hards skills voudrait-on chez le nouveau talent ? Et quels soft skills ? Mais aussi quelles concessions est-on prêt à faire et à quels niveaux ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Les KPI à analyser ?

Toutes ces questions doivent faire l’objet d’une discussion avec les managers, car ce sont eux qui maîtrisent le mieux tous les aspects du job en question. Il sera également nécessaire de rappeler que des profils atypiques peuvent être envisageables, que ce soit des talents venant d’autres domaines ou des étudiants tout droit sortis d’écoles par exemple. 

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Définir l'offre d'emploi ainsi que les critères attendus du candidat
• Créer des modèles de comptes rendus d’entretien
• Préparer une grille d'évaluation commune

2#. Attirer

Une fois que vous êtes bien raccord, c'est le moment de faire travailler la marque employeur en attirant vos futurs collaborateurs ! 

Dans un premier temps, il va être important de rédiger une offre d'emploi claire. Cette tâche est assurée par le recruteur et validée ensuite par le manager avant la diffusion. L'offre d'emploi doit contenir un maximum d’éléments qui permettront de séduire le candidat et de l’aider à se projeter dans l’entreprise. 

L'offre d'emploi est diffusée ? Super, mais on ne s'arrête pas là ! Il faut lui donner encore plus de visibilité, et pour cela, rien de mieux que votre site carrière. Cette page devient un canal de diffusion précieux pour le recruteur et souvent décisif pour les candidats qui hésitent encore à postuler. Ainsi, assurez-vous que votre page carrière reflète vos valeurs et votre culture d'entreprise. 

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Afficher une photo/vidéo de vos équipes sur votre site carrière pour faire rayonner votre marque employeur
• Inviter vos collaborateurs à partager leurs expérience de travail sous forme de témoignage écrit ou vidéo

3#. Sourcer

Le sourcing comprend la diffusion d'annonce mais également la recherche de candidats via les réseaux sociaux comme Linkedin et les CVthèques. Cette partie est souvent réservée aux recruteurs. Toutefois, il n'y a pas que les recruteurs qui peuvent participer à la recherche de nouveaux talents, les managers aussi grâce à la cooptation ! La cooptation est une méthode efficace pour déployer votre marque-employeur et vos campagnes de recrutement.

En effet, lorsque vous impliquez vos managers dans le processus de recrutement, il ne faut pas oublier qu’ils ont un réseau puissant et qu’ils doivent s’en servir pour trouver de nouveaux talents. Lorsque vos managers vont être amenés à coopter, ils vantent les mérites de votre entreprise et s’engagent auprès de leur réseau des avantages que leur procure leur travail. Ainsi, en mettant en place une stratégie de cooptation, vous en tirerez deux bénéfices : vous ferez l'acquisition de nouveaux CVs qualifiés, et vous améliorerez l'engagement de vos collaborateurs !

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Mettre en place un programme de cooptation
• Préparer du contenu média (visuels) pour vos coopteurs

4#. Evaluer

Dès lors que le candidat rentre dans le processus de recrutement, il faut une excellente communication en interne pour bien le suivre. Le manager doit savoir ce qu’il s’est passé avec le RH et vice versa. C’est à ce moment précis qu’intervient l’ATS, Application Tracking System, cet outil informatique qui vous aide à gérer le recrutement de A à Z, étape par étape. Les options des ATS sont nombreuses et utiles, mais celle qui vous intéresse ici, c’est le fait de pouvoir aisément échanger des candidatures, des commentaires sur les fiches candidat, des avis suite aux premiers entretiens par exemple, et ce, avec tous les managers impliqués, peu importe où qu’ils se trouvent. Ainsi, veillez bien à choisir un outil qui permette le travail en mode collaboratif avec plusieurs accès multiples.

En plus de permettre une meilleure visibilité du processus aux managers, vous vous assurerez que les données de vos candidats sont sécurisées et que votre process respecte les normes RGPD. 

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Evaluer le candidat suite aux premiers entretiens passés (en utilisant la grille établie dans la première étape)
• Rédiger des comptes rendu d'entretien
• Organiser une réunion afin d'échanger sur les candidats rencontrés

5#. Décision

Impliquer les managers dans le recrutement, c’est aussi et surtout les accompagner en bout de course dans le processus décisionnel. Il faut à cette étape-là éviter que la décision soit prise à la va-vite en sautant tout de suite aux conclusions sans véritable réflexion, ou bien au contraire trop lentement en ayant des problèmes pour trancher.

C'est donc le moment de rassembler toute l'équipe pour prendre la décision finale. En écoutant toutes les opinions, vous réaliserez une évaluation approfondie de chaque profil, afin de recrutement le meilleur élément pour le poste, mais plus largement pour toute l'équipe. Plus de personnes partageront leurs avis, plus le recrutement sera fiable.

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Mobiliser les acteurs concernés
• Programmer des points de recueil de feedbacks des différents managers et opérationnels
• Fixer une deadline à laquelle la décision doit être prise et annoncée au candidat

6#. Intégration

L'intégration, également appelée "onboarding", est cruciale pour la bonne performance du candidat. Encore une fois, les recruteurs et managers doivent coordonner cela ensemble. Pour cela, il faut s’assurer que le nouveau talent vive une excellente expérience d’intégration dans son nouveau milieu de travail. L’intérêt ? Premièrement, pour réduire les chances que le collaborateur décide de partir après quelques semaines, ce qui serait dommageable pour l’entreprise. Deuxièmement, pour permettre à l’employé d’atteindre son plein potentiel plus rapidement.

C'est une étape très complexe pour la nouvelle recrue car en plus d'apprendre comment fonctionne l'entreprise, il doit également y trouver sa place. C'est donc à vous de le guider le mieux possible. 

Actions à mettre en place par le duo RHs/managers :

• Créer une checklist et des documents pour l’onboarding
• Organiser des présentations de la nouvelle recrue avec les différents services

Pour atteindre vos objectifs de recrutement, travailler main dans la main avec les managers est indispensable. Cependant, parfois peu habitués aux processus de recrutement, il est important de guider vos managers. Grâce à ces étapes, vous avez désormais toutes les clés en main pour optimiser vos campagnes de recrutement et trouver les meilleurs candidats !