Meilleurs outils d'onboarding RH

Selon une étude de Welcome to the Jungle, 45% des démissions ont lieu la première année, et le coût d’intégration d’un employé représente 25% de son salaire annuel. Pour éviter le départ fulgurant de vos nouvelles recrues, il faut déjà bien les accueillir. Est-ce que vous vous sentez prêts à les intégrer comme il se doit ?

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SOMMAIRE : 

• L'onboarding, qu'est-ce que c'est ? 
• Pourquoi digitaliser son processus d'onboarding ?
• Les bénéfices d'un bon processus d'onboarding
• Quel outil d'onboarding choisir ?

L'onboarding, qu'est-ce que c'est ?

Par définition, l'onboarding est un "processus utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs". Plus concrètement, le processus d'intégration consiste à mettre en place des actions pour que les nouvelles recrues se sentent les bienvenues, qu'elles soient immergées rapidement dans la culture de votre entreprise, et de leur présenter les outils et les équipes avec lesquels elles travailleront.

L'intégration peut se faire sous plusieurs formes. Certaines entreprises prévoient des réunions de présentations au cours desquelles les nouveaux employés rencontre les membres de l'équipe et la manière de fonctionner de la société. D'autres font cela de manière plus décontractée, sous forme de jeux par équipe, d'afterworks, ou de team building.

Pourquoi digitaliser son processus d'onboarding ?

Selon une enquête de Mercuri Urval, 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration. Or, nous sommes à une époque où les entreprises investissent plus que jamais dans l'acquisition et la rétention de talents, alors pourquoi s'arrêter à l'embauche et ne pas continuer à guider les nouveaux talents à chaque étape du parcours, vers une réussite totale ?

Bien que l'importance d'une intégration bien cadrée soit comprise, les outils utilisés pour l'intégration d'un nouveau collaborateur sont souvent répartis sur des documents Excel, des modèles d'e-mail, des rappels de tâches mis dans le calendrier. Ce processus manuel demande une grande rigueur, pour ne passer à côté d'aucune information importante, et beaucoup de temps disponible. Et du temps, vous n'en avez pas à foison, il faut donc l'optimiser. Pour ce faire, il va falloir définir votre processus d'intégration, et trouver des moyens de le rendre plus simple et impactant.

Les bénéfices d'un bon processus d'onboarding 

Réussir votre parcours d’intégration peut apporter beaucoup à l'entreprise : moins de recrutements à faire, un gain de temps donc une augmentation de votre productivité, des collaborateurs engagés, un meilleur retour sur investissement, etc. Illustration en quelques chiffres :

1. Des collaborateurs plus fidèles

Les collaborateurs qui bénéficient d’un programme d’onboarding structuré ont 69 % de chance en plus de rester plus de 3 ans.

2. Des collaborateurs plus engagés

Un collaborateur qui a apprécié son intégration a 2,3 fois plus de chance de se sentir capable d’exceller dans son nouveau rôle et de trouver que son poste est meilleur que ce qu'il attendait.

3. Une réduction des coûts dédiés aux ressources humaines

Selon une étude de Workelo sur les coûts directs et indirects d'une intégration non réussie, un processus d'onboarding raté coûte environ 7 000 €.

Quel outil d'onboarding choisir ?

De nombreuses plateformes rendent l'ensemble du processus d'intégration accessible, facile et un choix évident pour toute entreprise cherchant à ajouter un peu de piquant à la façon dont elle accueille de nouveaux talents. Nous vous les présentons dans l'ordre alphabétique :

Axel est un assistant virtuel d'onboarding qui aide managers et RH à accueillir les nouvelles recrues et à automatiser les tâches administratives. Il s'intègre aux plateformes de chat comme Slack et Microsoft Teams pour offrir une expérience conversationnelle innovante. Axel accompagne les managers en préparant l'arrivée des recrues, fixant des objectifs motivants et suivant leurs compétences, posant ainsi les bases d'une relation managériale efficace.

Les avantages de la solution : 

• Pas d'outil en plus ! Axel est un simple contact dans votre plateforme de chat
• Un focus sur l'acteur clef de l'intégration : le manager
• Un gain de temps substantiel grâce à l'automatisation

Wobee est la combinaison de deux grandes ressources : une plateforme SaaS permettant de gérer et automatiser les moments clés de vie des salariés (préboarding, onboarding, crossboarding, bref tous les -boarding dont une entreprise a besoin), tout comme la vie quotidienne de l’entreprise. Une expertise humaine de plus de cinq ans dans l’engagement des collaborateurs et le développement de la culture.

Les avantages de la solution : 

• Une plateforme unique pour centraliser les ressources de l’entreprise, automatiser les intégrations et transitions, gérer les demandes de la vie quotidienne
• Un accompagnement d’experts passionnés sur les sujets de rétention, de marque employeur et de culture d’entreprise
• L’intégration de l’ensemble des collaborateurs à une plateforme unique. Un intranet 3.0 !

Furet Company, expert en gamification, a développé Welcom’App pour transformer l'accueil et l’intégration des nouveaux employés grâce au onboarding immersif. Cette méthode permet aux nouveaux arrivants de s'immerger dans la culture de l'entreprise et leur futur poste via des réalités augmentées et virtuelles, et de se sentir attendus grâce à un ensemble complet d’outils (notifications, fiches informatives, gamification, feedback, contacts humains). Welcom’App, approuvée par des entreprises comme Siemens et Intermarché, offre une expérience unique plébiscitée par les collaborateurs.

Les avantages de la solution : 

• Une expérience collaborateur hors du commun : + de 4 étoiles garanties sur les stores.
• Une marque employeur dynamique : fidélisez les nouveaux collaborateurs avec une application personnalisée à vos couleurs (logo, contenu, etc.) et personnalisé.
• Le meilleur des nouvelles technologies : 3 types de réalités augmentées, réalité virtuelle, gamification, etc.
• Facile à mettre en place : 10 semaines, il peut se connecter à tout ou n’être connecté à rien (comme vous voulez)

HeyTeam est une plateforme agile qui permet d’automatiser l’ensemble du processus d’onboarding, mais aussi les transitions (mobilités internes, retours suite à un congés maternité) et départs.
Premier SaaS français spécialisé sur l’onboarding engageant, leurs clients sont principalement des grands comptes ou des ETI comme par exemple Kiloutou, DevoTeam, Caisse des Dépôts mais aussi des scale-up telles que Believe ou JellySmack.

Les avantages de la solution : 

• Une solution ludique et simple : création de parcours fun avec des quizz, des défis et des vidéos durant lequel le collaborateur reçoit les contenus au fur et à mesure.
• Une technologie poussée : l'entreprise peut personnaliser les parcours en fonction de ses contrats, métiers, départements, bureaux…
• Un accompagnement des managers grâce à des analyses statistiques, des recommandations via du contenu pédagogique !

Teambuildr propose une plateforme complète pour la gestion des ressources humaines. Elle comprend des bilans de compétences automatisés, un annuaire intelligent, la gestion des objectifs et des entretiens, l'automatisation de l'onboarding, un stockage sécurisé des documents RH, des analyses de personnalités et un algorithme de matching d'équipes. Le tout est accessible via une application mobile.

Les avantages de la solution : 

• Simplifier, personnaliser et automatiser l’expérience collaborateur
• Gagner du temps sur l’organisation et l’analyse des entretiens d’objectifs, annuels et professionnels.
• Améliorer son management avec des conseils RH d’un nouveau genre !

Teelt construit des parcours personnalisés dédiés à l’accueil et à l’intégration des nouveaux talents pour le compte d’entreprises sensibles aux enjeux de l’expérience collaborateur. Fort d’un large réseau de partenaires complémentaires, ils font appel aux meilleures solutions pour chaque problématique rencontrée et construisent ainsi le solution la plus adaptée. 

Les avantages de la solution : 

• Une plateforme sur-mesure VS les plateformes unique pour tout type de clients
• Un réseau important de partenaires "expert RH"
• Une méthodologie "Design Thinking" leur permettant d'accompagner les projets en fonction de leur maturité
• (BONUS) de la bonne humeur et une équipe de feu !

Workelo est l’outil simple et engageant qui réinvente l’expérience de mobilité entreprise.

Parce qu’une mobilité ne concerne pas uniquement les intégrations, Workelo vous accompagne de la signature du premier contrat de travail au sein de votre entreprise jusqu’à la sortie du collaborateur. Pour ce faire, nous avons identifié 4 mobilités, qui aujourd’hui peuvent être gérées par Workelo :

• Le Preboarding ou l’anticipation de l’arrivée.
• L’Onboarding ou l’intégration auprès des équipes.
• Le Crossboarding ou la mobilité interne.
• L’Offboarding ou le départ du collaborateur.

Les avantages de la solution : 

• Fidélisation : la solution vous permet de couvrir tous les aspects d'une expérience complète.
• Gamification : une solution fun et ludique pour une expérience engageante. Des contenus de formation cadencés, quizz diversifiés, rencontres entre collaborateurs, trombinoscope, rôle de parrains / parrainés, etc.
• Simplicité : un accompagnement d'expert permettant de créer des parcours d'intégration complets et personnalisés rapidement. 

Trouver les meilleurs talents est la clé de toute organisation réussie, mais cela ne s'arrête pas à l'embauche. En effet, il est tout aussi important de soutenir les nouvelles recrues en les intégrant correctement afin qu'elles soient rapidement productives et qu'elles puissent s'épanouir dans leur nouveau rôle.