Comment intégrer un nouveau collaborateur ?

Saviez-vous que 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, selon une étude du cabinet Deloitte ? Que ce soit dû à un manque de temps ou une mauvaise organisation, il est important de mettre en place un programme d’onboarding pour accueillir vos nouveaux talents. Découvrez nos conseils pour créer une expérience positive et engageante. 

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Qu'est-ce que l'onboarding ?

On appelle onboarding le processus d’intégration mis en place pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Autrement dit, ce sont toutes les actions que vous allez instaurer avant, pendant et après l'arrivée de votre nouveau talent, afin de le mettre à l’aise et le motiver pour sa prise de poste. C'est la dernière étape du processus du recrutement, mais elle ne doit être pas être négligée pour autant. Vous risquerez de perdre votre nouveau collaborateur et entacher par la même occasion votre marque employeur. Aujourd'hui encore, 65% des entreprises n’ont toujours pas de processus d’intégration, selon une étude de Mercuri Urval.

Quels sont ses enjeux ? 

L'onboarding permet au nouveau collaborateur de se familiariser avec son nouvel environnement de travail et de prendre plus rapidement ses marques. Il a deux principaux objectifs : 

• Faire adhérer le collaborateur à la culture d'entreprise (valeurs, visions, mode de fonctionnement) et le fidéliser sur le long terme.
• Rendre le collaborateur opérationnel plus rapidement, grâce à une bonne prise en main du poste et une bonne intégration dans son équipe.

Évidemment, les erreurs de recrutements peuvent arriver, mais avec un bon processus d'onboarding, vous prévenez et évitez ces départs. D'ailleurs, selon une étude partagée par Collock, 58% des employés ayant bénéficié d’un bon onboarding sont encore dans l’entreprise 3 ans après ! 

Bien intégrer son nouveau collaborateur en 5 étapes

Instaurer un programme d’onboarding doit être au cœur de votre stratégie RH. Si ce n’est pas encore le cas ou si vous souhaitez améliorer votre processus, découvrez nos 6 astuces ! 

#1. Préparez l'arrivée en amont

Ce n'est pas parce que votre nouveau collaborateur n'est pas encore arrivé qu'il ne faut pas mettre en place des actions. Une bonne anticipation vous permettra d'être prêt le jour J et de vous concentrer entièrement sur l'accueil de votre nouvelle recrue. De son côté, s'il sent que son arrivée était attendue, votre collaborateur aura plus de chance d'être rassuré et motivé pour ce premier jour ! 

• Organisez l'espace de travail : aménagez un bureau, configurez l'ordinateur (adresse mail, accès au service interne) et préparez les fournitures nécessaires (clavier, souris, stylo, etc). 
• Réglez les derniers détails administratifs : vérifiez que vous avez le contrat signé, le RIB et les documents de sécurité sociale et de mutuelle.
• Préparez la documentation : les premiers jours sont souvent consacrés à la lecture ! Vous devez mettre à disposition du collaborateur les livrets de présentation et autres documents relatifs à votre activité et votre mode de fonctionnement. 

#2. Organisez les premiers jours

Vous l'aurez compris, les premiers jours jouent un rôle crucial dans la bonne intégration des collaborateurs. Un salarié sur deux songe d'ailleurs à quitter son entreprise au cours de sa période d’essai, selon une étude partagée par Collock. Il est important de ne pas plonger le nouveau collaborateur dans son travail dès son arrivée, mais plutôt prendre le temps de lui faire découvrir les équipes et la culture d'entreprise, en organisant ses premières journées. Voici des exemples d'actions à mettre en place : 

• Faites un tour des locaux et présentez vos collaborateurs. Vous pouvez même organiser des petites réunions avec chaque responsable de pôle dans l'agenda de votre nouvelle recrue !
• Proposez à votre nouveau talent d'assister aux réunions. C'est une bonne occasion de l'immerger dans votre mode de fonctionnement. 
• Vous pouvez nommer un parrain d'intégration ou onboarder : ce sera la personne qui supervisera l'intégration du collaborateur. Cela permet de favoriser la communication en plaçant une personne disponible et à l'écoute en cas de doutes ou questions.

#3. Préparez la prise de poste

Une fois les présentations faites et le collaborateur à l'aise avec votre activité, vous pouvez commencer à préparer la prise de poste. C'est une étape importante pour que le collaborateur comprenne bien son rôle dans l'entreprise et ce qui est attendu de lui en termes de travail. Voilà une liste d'actions à mettre en place :

• Reprenez ensemble les missions du poste et discutez-en si besoin. Cela va permettre au collaborateur de se préparer et de s'organiser.
• Mentionnez les objectifs du poste, ses enjeux et les résultats attendus. C'est un bon moyen de donner du sens au futur travail du salarié. 
• Faites le point sur les compétences nécessaires : le candidat a peut-être fait part d'axe de progression lors de l'entretien, c'est le moment d'en parler pour adapter les missions ou prévoir des formations. 

#4. Mettez en place un plan de suivi

Il est important de créer du lien avec votre nouveau collaborateur en favorisant une communication proactive. En étant à l'écoute des doutes, craintes ou simples interrogations de votre talent, vous vous montrez disponible et instaurez un lien de confiance. Découvrez les actions à mettre en place : 

• Organisez régulièrement des réunions (bilan de première semaine, du premier mois, des 6 mois, etc.) pour échanger et suivre l'évolution du collaborateur. 
• Instaurez une culture du feedback : la période d'essai est souvent stressante pour les nouveaux arrivants. N'hésitez pas à faire des retours bienveillants et inciter les managers à faire de même. 
• Demandez un rapport d'étonnement : cela va permettre au nouveau collaborateur de s'exprimer sur ses premières semaines et de faire part de son ressenti. 

#5. Sensibilisez vos équipes à l'onboarding

La bonne intégration d'un nouveau talent ne repose pas uniquement sur les ressources humaines. Il faut que l'onboarding et l'accueil des nouveaux arrivants soient ancrés dans votre culture d'entreprise. Pour cela, faites participer vos collaborateurs ! Ils sont votre plus grande ressource et doivent jouer un rôle actif dans l'intégration des talents. C'est le meilleur moyen de partager les connaissances, compétences et expériences, tout en mettant en avant votre marque employeur.

• Prévenez vos collaborateurs lors de l'arrivée d'un nouvel équipier. Vous pouvez faire une annonce (prénom, poste occupé, etc) par mail ou sur votre outil de messagerie interne. 
• Facilitez les moments d'échanges (cafés, afterworks) et organisez régulièrement des teambuildings pour favoriser la cohésion d'équipe et renforcer les liens. 
• Encouragez vos équipes à partager leurs connaissances
• Communiquez en externe sur votre nouveau collaborateur, notamment sur vos réseaux sociaux d'entreprise. Vous pouvez inciter vos collaborateurs à partager ces nouvelles !

Vidéo de présentation lors d’un onboarding : un indispensable ! 

La vidéo est un excellent support pour faciliter l’onboarding. Ce format innovant et authentique permet à chaque nouvel arrivant de se présenter au reste de l’entreprise. Lors de cette vidéo de présentation, demandez à votre nouvelle recrue de faire le point sur son parcours professionnel, ses compétences, ses soft skills, et surtout, sa personnalité ! 

Voici quelques exemples de questions à poser pour une vidéo interview d’onboarding :

• Peux-tu te présenter en quelques mots ?
• Tes expériences professionnelles ?
• Plutôt café-croissant ou after work ?
• Tu es passionné.e par … ?

Vous l’aurez compris, l'intégration d’un nouveau collaborateur est une étape très importante qui ne doit pas être négligée. Ces premiers instants sont déterminants si vous voulez que le collaborateur trouve sa place au sein de l’entreprise et soit productif dès les premières semaines. Alors, prenez le temps de mettre en place un programme d’onboarding personnalisé et chouchoutez vos nouveaux arrivants. Cela ne pourra qu’être que bénéfique pour votre entreprise !