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Recruter n’est pas une tâche facile, on le sait. Certains secteurs sont particulièrement pénuriques et obligent les entreprises à redoubler d’efforts pour attirer des candidats. Et si le candidat idéal n’était autre d’un proche de vos collaborateurs ? C’est le principe de la cooptation. Économique et engageante pour les collaborateurs, découvrez le mode d’emploi de la cooptation.
Qu’est-ce qu’un programme de cooptation ?
“Cooptation” : définition
Selon Larousse, la cooptation est la "désignation d’un membre nouveau d’une assemblée, d’un corps constitué, etc…, par les membres qui en font déjà partie." Concrètement, on parle de cooptation lorsqu’un collaborateur soumet à l’entreprise la candidature d’une personne de son réseau.
Une stratégie de cooptation aide les entreprises qui font face à une pénurie de candidats. En effet, recruter un proche d’un collaborateur permet de faire des économies d’argent et de temps considérables sur le processus de recrutement (pas de diffusion d’offre, de tri des candidatures etc). La cooptation assure aussi à l’entreprise un meilleur onboarding, car le nouveau collaborateur connaît déjà la culture de l’entreprise et ses modes de fonctionnement. Le collaborateur coopté sera donc moins compliqué à fidéliser.
La cooptation est souvent confondue avec le piston. Néanmoins, dans le cadre d’une cooptation, la candidature de la personne cooptée est examinée par le recruteur avec la même attention que n’importe quel candidat, et le processus de recrutement reste inchangé. On parle de piston lorsqu'une personne embauche un de ses proches sans regarder ses compétences pour le poste, cela peut même aller jusqu’à l’emploi fictif (qui est puni par la loi).
Qui peut coopter quelqu’un ?
Légalement, la loi encadre peu la cooptation, c’est donc à l’entreprise de fixer ses propres règles. Vous pouvez faire une distinction en fonction des statuts des salariés (cadres, agents, alternants, stagiaires etc…) et en fonction de leur ancienneté. Certaines entreprises autorisent la cooptation à leurs collaborateurs après validation de leur période d’essai, où après un laps de temps défini (ex : 6 mois). Cela permet de s’assurer que le collaborateur connaît assez bien l’entreprise et ses valeurs. De plus, il vaut mieux s’assurer que le collaborateur soit un minimum intégré avant de le laisser coopter un talent, au risque qu’il quitte l’entreprise prématurément en entraînant la personne qu’il a cooptée.
Comment mettre en place la cooptation en entreprise ?
Le recrutement par cooptation via l’ATS
Si vous êtes déjà équipé d’un ATS, vous connaissez les fonctionnalités principales de cet outil (multidiffusion, CVthèque, messagerie automatique etc…) mais saviez-vous qu’il peut aussi vous aider à mettre en place votre stratégie de cooptation ? En effet, certains ATS permettent aux collaborateurs d’avoir un accès au logiciel et d’importer la candidature d’une personne de leur réseau et ainsi de l’intégrer dans le process de recrutement.
Si vous n’êtes pas encore muni d’un ATS et que vous avez une stratégie de cooptation, assurez-vous pendant votre benchmark que l’outil que vous choisirez possède cette fonctionnalité !
Comment inciter ses collaborateurs à coopter ?
La cooptation présente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais il peut être compliqué pour les collaborateurs d’y trouver leur compte. A première vue, ces derniers peuvent être assez réticents et ne pas voir leur intérêt. L’entreprise a donc un rôle important à jouer et doit mettre en place des actions pour inciter ses collaborateurs à coopter. Cela passe par une prime à la cooptation et une communication régulière avec les équipes.
Offrez une prime de cooptation
Pour vous assurer que vos collaborateurs jouent le jeu de la cooptation, il est primordial de leur offrir une prime de cooptation. Cette prime peut être versée en 2 parties : la moitié lorsque la personne cooptée signe son contrat avec l’entreprise, et l’autre moitié lors de la validation de sa période d’essai. Cela permet à l’entreprise de ne pas prendre un trop gros risque et de ne pas finir perdante.
Concernant le montant de la prime de cooptation, il peut varier en fonction du poste à pourvoir (selon la rareté du profil coopté). Selon HRvoice, 63% des primes de cooptation proposées par les entreprises ne dépassent pas 1 000€. Pour déterminer le montant de la prime de cooptation que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs, vous pouvez vous inspirer de vos paires, et vous concerter en interne afin de déterminer le montant qui vous semble juste.
Communiquez sur votre programme de cooptation
La communication est la clé d’une stratégie de cooptation réussie. Gardez en tête que vos collaborateurs n’iront pas forcément chercher les informations nécessaires, alors vous devez leur transmettre. Vous pouvez d’abord créer un process de cooptation et le soumettre en interne, cela permettra à vos équipes d’y voir plus clair. Utilisez également des moyens de communication internes comme le mailing, ou Slack pour informer vos candidats des offres ouvertes dans votre entreprise.
Comment onboarder un collaborateur coopté ?
L’onboarding d’un collaborateur qui a été recruté via la cooptation est forcément plus évident que celui d’un collaborateur ordinaire, car il connaît déjà une personne dans l’entreprise et est souvent déjà familiarisé avec la culture d’entreprise. Pour autant, l’entreprise ne doit surtout pas négliger l’onboarding de son nouveau talent. Un mauvais onboarding aura, comme pour n’importe quel autre collaborateur, des répercussions et pourra même pousser la personne cooptée à quitter l’entreprise. Alors il ne faut surtout pas faire d’impasse, et aider sa nouvelle recrue à s’intégrer dans l’équipe et à se familiariser avec les process et les outils propres à l’entreprise.
La cooptation est donc souvent une aubaine pour l’entreprise, qui réalise des économies considérables, et elle peut être un avantage pour le collaborateur qui se sentira valorisé. Cependant, si vous souhaitez intégrer la cooptation au coeur de votre stratégie RH, assurez-vous d’offrir une prime de cooptation suffisamment élevée et surtout que vos collaborateurs sont assez satisfaits de l’entreprise pour en devenir les ambassadeurs.
