Comment mettre en place un programme de cooptation ?

Saviez-vous que 89% des recruteurs déclarent pratiquer la cooptation selon HR Voice ? C’est dire son importance dans les pratiques RH ! Si ce mode de recrutement a su séduire les recruteurs grâce à ses nombreux avantages, l'instaurer durablement en mobilisant les collaborateurs n’est pas une tâche évidente. Découvrons ensemble les actions pour mettre en place un programme de cooptation efficace.

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Qu'est-ce que la cooptation ? 

La cooptation est un mode de recrutement qui permet à un collaborateur de recommander une personne de son réseau pour un poste dans son entreprise. C’est une sorte de parrainage, qui est à dissocier du piston. En effet, le coopteur n’influe pas sur le processus de recrutement et le candidat coopté peut-être mis de côté s’il ne répond pas aux exigences du poste ou à la culture d’entreprise. 

Qu'est-ce qu'un coopteur ? 

On appelle « coopteur » la personne au sein de l'entreprise qui recommande un candidat. Pour participer à la cooptation, il doit soumettre une personne de son réseau qu'il estime qualifiée pour répondre aux besoins du poste, et une fois cette proposition faite, il n'intervient plus dans le processus de recrutement. À la fin, et si le candidat recommandé est recruté, le coopteur reçoit généralement un gain (prime ou autres cadeaux) pour le récompenser de son aide. Selon les entreprises, le coopteur peut également jouer un rôle lors de l'onboarding du nouveau candidat à son arrivée.

Quels sont les avantages de la cooptation ? 

Si ce type de recrutement est particulièrement reconnu et utilisé pour recruter rapidement des talents, il existe de nombreux autres avantages à ne pas négliger :

• Délais de recrutement plus court
• Diminution des coûts en recrutement
• Meilleure qualification des candidats
• Engagement et fidélisation des collaborateurs
• Des candidats plus proches et familiers des valeurs de l’entreprise
• Délais et coûts de formation plus courts

5 étapes pour créer un programme de cooptation 

#1. Définissez le cadre et les règles de votre programme de cooptation

Cette première étape permet d’établir le pourquoi et le comment de votre programme de cooptation. Comme tout projet, il est essentiel de réfléchir à l'organisation et aux moyens humains et financiers nécessaires à sa bonne réussite. Vous devez donc mettre en place une stratégie cohérente avec votre entreprise et vos processus RH.

Actions à mettre en place :

• Définissez les objectifs du programme : quels sont vos besoins ? Quels seront les postes concernés par le programme ?
• Définissez les règles : qui peut coopter ? Que se passe-t-il si un coopté est recruté ? Et s’il ne l’est pas ? Quelle est la procédure pour recommander un candidat potentiel ? Quels sont les critères à respecter ?
• Choisissez un référent de cooptation : c'est celui qui portera le projet et qui sera le relais principal auprès des managers et collaborateurs.

#2. Choisissez un outil adapté

Il existe des outils digitaux qui peuvent faciliter la mise en place votre programme de cooptation en interne, en centralisant toutes les informations et actualités sur une plateforme en ligne. Cela permet de faciliter la communication entre tous les participants et donner de la visibilité sur l'avancée de la cooptation à toutes les parties impliquées (coopteurs, ressources humaines, managers). Bien évidemment, ces outils sont optionnels. C'est à vous de décider si vous en avez l'utilité après avoir cadré votre projet.

Actions à mettre en place : 

• Faites le point sur les outils existants et sur vos besoins de recrutement.
• Réalisez un benchmark des solutions existantes et déterminez vos critères essentiels. 
• Sélectionnez trois outils et rencontrez leurs équipes.

#3. Choisissez la ou les récompenses du coopteur

Si généralement les coopteurs se voient offrir une prime pour les récompenser de leur participation, libre à vous d'instaurer des récompenses plus créatives, qui correspondent davantage à votre culture d'entreprise ! Quelle que soit votre décision, vous devez vous assurer d'offrir une récompense qui suscite l'intérêt : elle doit être engageante et attrayante pour vos collaborateurs. 

Actions à mettre en place : 

• Déterminez si la récompense est fixe ou variable (selon le collaborateur et le poste recherché). Par exemple, cela peut être 500€ pour un stagiaire et 3 000€ pour un talent expert.
• Renseignez-vous auprès de votre CSE ou de l'URSAFF pour connaitre toutes les modalités liées aux cadeaux en entreprise. 

#4. Définissez les KPIs de votre programme de cooptation

Les KPIs sont des indicateurs qui vous permettent de mesurer les retombées de votre stratégie, et de l’ajuster en fonction des résultats. Ils sont essentiels puisqu'ils vous permettent d'assurer la réussite et la justesse de votre programme de cooptation. 

Exemples de KPIs à mettre en place :

• Nombre de cooptations.
• Satisfaction des collaborateurs cooptés et des coopteurs. 
• Taux de rétention des cooptés.
• Taux de transformation : de la recommandation à l'intégration du candidat coopté.

#5. Mettez en place un plan de communication 

Aujourd’hui, seulement 1 personne sur 10 est au courant qu’il existe un programme de cooptation dans son entreprise, selon une étude de Steeple. L’objectif en mettant en place un plan de communication est donc de faire vivre votre programme de cooptation, en informant tous vos collaborateurs de son existante et de ses avantages. Pour vous aider, vous pouvez nommer votre programme de cooptation : cela facilitera la mémorisation par vos collaborateurs.

Actions à mettre en place :

• Faites des actions multicanales : vous pouvez utiliser les mails, les tableaux affichages internes, une plateforme intranet spécifique ou vos réseaux sociaux d'entreprise.
• Mettez en avant les coopteurs : vous pouvez les faire témoigner dans de courtes vidéos et les diffuser en interne et en externe.
• Mettez en place un guide des bonnes pratiques pour le coopteur, à disposition de tous.
• Définissez un rythme de communication avec des actions régulières.  Votre programme de cooptation doit pouvoir être actif toute l'année.

Pour conclure, instaurer un programme de cooptation présente de nombreux avantages. Vous mettez en avant votre marque employeur et recrutez des talents qualifiés ! Le mettre en place dans son entreprise n’est pas toujours une tâche facile mais avec ces 6 étapes, vous avez toutes les cartes en main pour instaurer un programme de cooptation efficace et durable.