Guide Flatchr du recrutement à distance

Que vous le vouliez ou non, il y aura un avant COVID-19 et un après. Le monde que nous avons connu, nos habitudes, nos façons d'agir ne seront plus pareil et il va falloir s’adapter. Les marques de luxe produisent du gel, les enseignes de textiles des masques, les restaurants deviennent traiteurs et pour les recruteurs... On vous explique comment vous adapter !

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1. Trouver des talents

Le Parisien vient d'annoncer une hausse de 7,1 % des chômeurs français rien qu'au mois de mars. On estime donc près de 250 000 personnes de plus sur le marché de l’emploi en France. Et si l'on jette un coup d’œil au marché de l'emploi en Amérique, ça n'a pas l'air de s'améliorer, au contraire. Mais comme disait Victor Hugo : "C'est qu'il faut un chaos à qui veut faire un monde." Et le monde vous offre désormais 250 000 chances de plus de trouver les collaborateurs de vos rêves, alors c'est le moment d'attirer de nouveaux candidats !

Mettez en ligne des annonces : vous receviez peu de candidatures ? Plus de 200 000 personnes de plus sont susceptibles de voir vos annonces, alors n'hésitez pas, cela fonctionnera sûrement mieux qu'avant.
Sourcez les talents : les candidats passent plus de temps sur les réseaux sociaux, alors concentrez-vous là-dessus. Mettez en place une stratégie de chasse sur les réseaux sociaux et CVthèques, diversifiez vos canaux de sourcing, c'est le moment de sortir des sentiers battus, donc ne vous cantonnez plus à LinkedIn, pensez également aux réseaux d’école, Instagram ou même Snapchat.
Mettez à jour votre site carrière : la situation actuelle nous laisse penser que les candidats ont plus de temps pour repenser leurs projets professionnels, et donc cibler les entreprises qui les intéressent vraiment pour y déposer une candidature spontanée. Selon une étude de RégionJob, 76% des candidats déclarent postuler seulement après avoir consulté des informations sur le site de l'entreprise, donc assurez-vous que votre site carrière soit à jour et à votre image !
Développez votre marque employeur : pour recruter de bons profils, votre entreprise doit savoir se vendre et miser sur sa marque employeur. Revoyez le contenu de vos annonces, diffusez vos offres sur des canaux innovants, trouvez des moyens pour simplifier votre processus de recrutement afin de créer une expérience candidat mémorable.

2. Faire des entretiens

Que ce soit dans le cadre d'un entretien avec un client, avec un prestataire, un fournisseur, ou un candidat, votre devoir est de contribuer à limiter les déplacements.

En ce qui concerne les entretiens d'embauche, il va falloir changer vos habitudes. Vous aviez sûrement l'habitude d'effectuer une pré-sélection téléphonique, et de rencontrer les candidats pour toutes les étapes suivantes. Cette fois-ci, privilégiez la visio pour la présélection, l’entretien manager, l'entretien avec l'équipe et ne réalisez qu'un entretien physique à la fin de votre processus de recrutement. De plus, il va falloir créer de la connexion humaine pour réussir votre embauche. Et ce qui s’y rapproche le plus en ce moment, c’est la vidéo. Pour faire passer votre entretien, vous avez plusieurs choix de type de vidéos :

La visio-conférence :

Si vous souhaitez voir le candidat et échanger avec lui comme pour un entretien classique, vous pouvez vous orienter vers un outil de vidéoconférence, comme Skype et Google meet, Teams, Zoom ou Whereby. Ils vous permettent d’accueillir suffisamment d'utilisateurs pour l'entretien et les candidats peuvent accéder facilement à la plateforme.

La vidéo différée :

Pour rappel, l'entretien en vidéo différé fonctionne en décalé. Le recruteur prépare les questions qu'il souhaite poser à son candidat et détermine le timing dont il disposera pour y répondre. Une fois la programmation faite, une demande d'entretien est envoyée au candidat, qui répond aux questions posées par le recruteur dans un délai imparti. Une fois l'entretien complété, la vidéo est envoyée au recruteur qui pourra ensuite traiter la candidature. Si vous cherchez un outil simple d'utilisation et ergonomique nous vous recommandons Visiotalent by CleverConnect. Pour en savoir plus sur les outils d'entretien vidéo différé, vous pouvez consulter notre article dédié.

Si vous choisissez l’entretien en visio classique, voici quelques conseils à suivre pour réussir cet entretien à distance en soignant l'expérience candidat :

Faites en sorte de mettre à l’aise votre candidat : n'hésitez pas à lui votre domicile (si vous le pouvez et si vous le voulez), et proposez-lui de vous montrer son univers aussi. Aidez-le à se faire une idée de votre environnement en soulignant plus que d'habitude la culture de votre entreprise.
Activez votre caméra. Tout le monde préfère voir la personne avec qui il échange, ce sera encore plus le cas avec votre candidat. La communication corporelle compte tout autant que la communication orale, et pour créer un vrai lien, il faut que vous puissiez tous les deux vous voir. Quelques minutes avant, pensez à tester votre matériel (connexion internet, ordinateur, caméra, micro) pour vous assurer de commencer dans les meilleures conditions possibles.
Envoyez le lien vers la visioconférence dès l'invitation : votre objectif est de séduire des nouveaux talents. Pour cela, l'expérience que vous proposez devra être irréprochable, en commençant par vos rendez-vous. Pour éviter les allers-retours et la panique juste avant l'entretien, insérez le lien vers la visioconférence dans l'invitation directement. Si vous ne l'avez pas encore, pensez bien à l'envoyer au plus tard 10 minutes avant.
Soyez à l'heure : cela peut sembler évident, mais il est très facile de ne pas voir le temps passer lorsqu'on est en télétravail, et que notre rendez-vous se passe à distance. Mettez-vous un rappel avant le rendez-vous, et préparez-vous 10 minutes avant : comme si vous étiez au bureau, isolez-vous vers un endroit calme, avec un fond neutre, prenez de quoi évaluer le candidat, etc.

3. Collaborer avec son équipe

Un recrutement ne se fait jamais seul, ce n'est pas maintenant que ça doit commencer ! Mais pour qu'il soit réussi, il est primordial que tous les membres de l'équipe aient le même niveau d'information. Si tous vos collaborateurs sont en télétravail, il va falloir mettre un outil en place qui centralise toutes les informations utiles sur vos candidats. Voici quelques idées pour améliorer votre collaboration :

Centralisez les données candidats : si vous n'avez pas de logiciel dédié, créez un espace Google Drive partagé, sur lequel vous mettrez toutes les informations importantes sur les candidats. Vos collègues doivent avoir la possibilité d’évaluer, de juger et de connaître les candidats potentiels avant de les rencontrer.
Impliquez davantage vos collaborateurs dans le processus de recrutement : vous aviez l'habitude de faire rencontrer vos candidats à vos équipes ? Continuez à le faire ! Chez Flatchr, nous avions l’habitude de boire un verre tous ensemble tous les jeudis soir. Nous avons décidé de garder cette bonne habitude, et nous n’hésitons pas à y convier nos futures recrues. Plus on est fous, plus on rit, la distance ne change rien ! Cela vous permettra de voir s'il correspond à la culture de votre entreprise.
Recrutez en équipe : grâce à la cooptation, vous impliquez davantage vos salariés dans les plans de recrutements à venir et vous les valorisez. Le principe est simple : les employés recommandent des candidats potentiels afin de pourvoir une offre au sein de leur entreprise. Cette pratique de recrutement, de plus en plus commune, engagera davantage vos salariés et améliorera leur qualité de vie au travail.

4. La proposition finale

Ce n’est pas parce que vous ne voyez pas physiquement votre candidat que vous ne pouvez pas lui faire signer son contrat. Au contraire, la transformation digitale des ressources humaines ouvre la voie à la gestion électronique des contrats de travail. Ainsi, vous pouvez faire signer votre futur collaborateur à distance, grâce à des outils dédiés comme Yousign ou encore PeopleDoc.

5. L’onboarding

Votre nouveau collaborateur vient de vous rejoindre, à vous de lui montrer qu’il fait partie de l’équipe !

Dans un premier temps, il faut qu’il prenne connaissance de l'environnement de l'entreprise, ça le mettra en confiance. Donnez-lui accès à toutes les informations essentielles à sa bonne intégration : histoire de l’entreprise, valeurs, process internes, stratégies, etc. Si vous n’avez pas encore digitalisé vos documents internes, nous vous conseillons de vous orienter vers un outil dédié comme Google drive, ou Slite, des outils collaboratif nous permettant simplifier le travail en équipe autour des documents partagés.

Ensuite, la nouvelle recrue doit pouvoir se familiariser avec l’équipe et les missions de chacun. Pour ce faire, commencez par lui planifier des rendez-vous en visioconférence avec tous les membres de l’équipe. Ils pourront donc faire connaissance de manière plus informelle, et votre futur collaborateur sera peut-être même plus à l’aise pour échanger, car il est chez lui, dans un environnement qu’il connait bien.

Enfin, ce n’est pas parce que vous n’allez pas voir votre collaborateur que vous ne pourrez pas le suivre. Du côté manager, vous devrez bien valider avec lui qu’il a bien compris l’enjeu de ses missions, ses objectifs et ne pas hésiter à vous rendre disponible s’il a des interrogations, car il en aura.

La situation actuelle ne doit pas vous empêcher d’atteindre vos objectifs en tant que RH. Au contraire, elle doit vous permettre d'explorer de nouvelles méthodes de fonctionnement ou d'adapter vos process pour anticiper au mieux la reprise.