Pourquoi le persona candidat devrait-il être la chasse gardée du recruteur ? Impliquer le manager, l’équipe et les nouveaux arrivants dans la création du portrait-robot du candidat idéal rend cet outil encore plus efficace. Découvrez 5 étapes pour impliquer au mieux l’ensemble des parties prenantes afin d’atteindre l’objectif tant convoité : trouver le candidat idéal.
Définition, étapes et avantages du persona candidat en mode collaboratif
Le concept de "persona candidat"
Quelle est l’origine du concept de “persona candidat” ?
Les marketeurs utilisent depuis longtemps le "buyer persona". Il s'agit d'une représentation fictive du client idéal. Les recruteurs ont rapidement adopté cet outil, qu'ils ont rebaptisé "persona candidat". Ils l'utilisent maintenant pour définir le profil du candidat idéal.
C’est quoi, un persona candidat ?
Le "persona candidat" est la première étape de votre processus de recrutement. Il s’agit d’une représentation fictive du candidat idéal. C’est le candidat que vous aimeriez embaucher pour un poste donné ; celui que vous rêvez d’avoir devant vous lors d’un entretien. Il répond aux besoins du manager, s’accorde avec l’équipe, la culture interne, la vision de l’entreprise et s'épanouit dans son poste parce que ses motivations professionnelles et personnelles sont alignées avec les attentes et les besoins de l’entreprise.
Sachez qu’il peut y avoir plusieurs personas candidats pour un même poste ; ainsi, pour un poste de développeur, les différents profils du candidat idéal peuvent être : le junior, le geek, le créatif, etc.
Attention, le persona candidat n’est pas une fiche de poste. La fiche de poste est une description détaillée des caractéristiques d’un poste. Le persona candidat, lui, est la définition du profil du candidat idéal.
Quelles données composent le persona candidat ?
Le persona candidat regroupe trois types de données :
- Des données sociodémographiques (âge, genre, lieu de résidence, métier, niveau d'études, formation, etc.)
- Des données professionnelles (expériences professionnelles, prétentions salariales, motivations et objectifs professionnels, compétences techniques, etc.)
- Des données personnelles (traits de personnalité, objectifs de vie, attentes par rapport au poste visé, centres d’intérêt, réseaux sociaux, lieux, événements et sites web fréquentés, influenceurs suivis, méthode de recherche d’emploi, etc.).
À quoi ça sert de créer un persona candidat ?
Comment trouver le candidat idéal si vous ne savez pas ce que vous cherchez ? Le persona candidat sert de guide tout au long du processus de recrutement ; voici trois exemples d’utilisation :
- Créez des scorecards, des fiches de poste et des offres d’emploi de qualité qui correspondent parfaitement au profil du candidat cible.
- Accélérez le sourcing en utilisant les canaux indiqués dans votre persona candidat, au bon moment et de la bonne manière. Ajustez votre stratégie de sourcing en vous basant sur le persona candidat.
- Facilitez la sélection et l’évaluation des candidats en appliquant les critères du persona candidat.
À présent que vous connaissez mieux le concept de persona candidat, découvrez la meilleure façon de le créer : en mode collaboratif.
5 étapes pour créer un persona candidat en mode collaboratif
Pour qu’il soit pleinement efficace, élaborez le persona candidat en collaboration avec toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement. Pour commencer, lisez cet article. Il vous expliquera comment créer un persona candidat. Ensuite, suivez ces cinq étapes pour créer le vôtre de manière collaborative.
Étape 1- Collectez les données déjà existantes
Étape préliminaire à la construction des questionnaires, regroupez les données que vous avez déjà sur le persona candidat : celles issues d'un talent mapping, de votre logiciel de recrutement, de vos recherches, etc. Regroupez-les par exemple dans un tableur Excel, sur un visuel Canva ou dans l’outil de création de persona gratuit de Hubspot. Les données récoltées grâce au questionnaire viendront compléter votre première ébauche du persona candidat.
Étape 2 - Construisez trois questionnaires : manager, équipe et nouveaux arrivants
Bâtissez trois questionnaires : celui du manager, celui de l’équipe et celui des nouveaux arrivants. Dans les étapes 2, 3 et 4, vous trouverez des exemples de trames de questionnaires.
N’hésitez pas à copier-coller cette introduction au début de chaque questionnaire pour cadrer et recontextualiser la réunion :
“Pour commencer, merci de me consacrer un peu de ton temps. J’ai quelques questions à te poser. La réunion sera brève ; je m’engage à ce qu’elle dure maximum 15 minutes.
Mon objectif est de trouver pour toi le candidat idéal (questionnaire manager), le collègue idéal (questionnaire collègue) ou encore d'en apprendre davantage sur toi et de découvrir ce qui t'a poussé à nous rejoindre afin d'améliorer notre connaissance des candidats et ainsi faciliter le processus de recrutement (questionnaire nouveau arrivant).
Réponds-moi sans filtre. C'est parti !”
Étape 3 - Rencontrez le manager pour co-construire le persona candidat
Conviez le manager à une réunion de 15 minutes pour répondre au questionnaire. Apportez bien votre première ébauche du persona candidat afin de commenter en direct ses réponses. Faites référence au persona candidat pour renforcer la pertinence de vos arguments.
Exemple de questions à poser au manager :
- Quel est, d’après toi, le collaborateur idéal pour le poste de X ? Donne-moi le plus de détails possible.
- De quelles compétences techniques as-tu besoin ?
- De quel niveau d'études et de quelle formation as-tu besoin ?
- Quelles sont tes attentes quant aux traits de personnalité du collaborateur ?
Mettez à jour la première version du persona candidat à partir des retours du manager.
Étape 4 - Rencontrez l’équipe pour co-construire le persona candidat
Organisez des réunions de 15 minutes avec trois membres de l’équipe. Assurez-vous que ces réunions ne surchargent pas leur emploi du temps, car le temps passé à vous aider (même s’il ne s’agit que de quelques réunions) est du temps qui n’est pas alloué aux tâches quotidiennes.
Exemple de questions à poser aux futurs collègues :
- Quel est, d’après toi, le collègue idéal pour le poste de X ? Donne-moi le plus de détails possible.
- Est-ce que tu as des préférences quant aux traits de personnalité de ton futur collègue ?
- Quels sont tes centres d’intérêt ?
Mêlez les réponses fournies par l’équipe à celles du manager, et à nouveau, actualisez le persona candidat.
Étape 5 - Rencontrez les nouveaux arrivants pour co-construire le persona candidat
Programmez des entretiens de 15 minutes avec trois nouveaux arrivants. Rassemblez ceux qui sont là depuis moins de six mois, pour que le souvenir de leur embauche soit encore frais dans leur esprit. Pourquoi les inclure dans le projet ? Ils ont eux-mêmes été candidats !
Exemple de questions à poser aux nouveaux arrivants :
Pour commencer, rappelle-toi du moment de ton embauche.
- Quels étaient tes critères et tes attentes par rapport au poste et à l’entreprise ?
- Quelle a été ta méthode pour trouver un emploi ?
Revenons maintenant au présent.
- Qu’est-ce qui te motive dans ton travail ?
- Quels sont tes objectifs professionnels ? Quels sont tes objectifs dans la vie ?
- Quels sont tes centres d’intérêt ?
- Quels réseaux sociaux et sites web visites-tu le plus souvent ?
- Quels lieux et événements fréquentes-tu le plus souvent ?
- Quel type de médias suis-tu ?
Mêlez les réponses du manager et de l’équipe avec celles des nouveaux arrivants, puis actualisez le persona candidat. Vous obtenez alors la version finale du persona candidat. Pensez à mettre à jour et ajuster le persona candidat en fonction des résultats obtenus. Continuez à le mettre à jour au fil des recrutements.
Quels sont les points de vigilance à prendre en considération lors de la création d’un persona candidat en mode collaboratif ?
La discrimination à l’embauche
Remarquez que volontairement dans les trois questionnaires, il n’y a pas de questions sur l’âge, le sexe ou le lieu de résidence. Évitez de poser des questions sur l'un des 25 critères de discrimination à l’embauche.
Recruter un “clone”
Vous pouvez entendre ce genre de réponse de la part du manager ou d’un membre de l’équipe : "Je veux une candidate comme Marie. Elle doit avoir entre 25 et 30 ans, être sans enfants, avoir obtenu un diplôme de l’école X, et posséder au moins 10 années d’expérience dans le domaine Y." Expliquez-lui qu’il ne s’agit pas de trouver la clone de Marie, mais plutôt de trouver quelqu’un qui sera complémentaire à l’équipe actuelle.
Quels sont les avantages de la création du persona candidat en mode collaboratif ?
Alignez les besoins de l’entreprise, du manager, de l’équipe et du candidat
Obtenez une meilleure adéquation entre le profil recherché et le candidat final grâce au persona candidat. En effet, l’outil vous indique quels critères prendre en compte lors des phases de recherche, de présélection et d'évaluation des candidats. Cela sécurise la prise de décision et réduit le risque d’erreur au cours du processus de recrutement.
Deux indicateurs montrent l’importance de la question de l’adéquation entre le candidat et l’entreprise : le nombre de fins de période d’essai et le nombre de démissions. En France métropolitaine au troisième trimestre 2023, 287 800 fins de période d’essai et 517 900 démissions de CDI ont eu lieu dans le secteur privé (hors agriculture, intérim et particuliers employeurs) (DARES, 2024). Ces événements peuvent se produire lorsque les besoins respectifs de l’entreprise et du candidat ne coïncident pas.
Fidélisez et engagez l’ensemble des parties prenantes à la création du persona candidat
Inclure le manager et l’équipe dans la construction du persona candidat permet de les fidéliser, car vous leur montrez que vous leur faites confiance et que vous voulez les impliquer dans les décisions de l’entreprise. Les collaborateurs ont besoin de reconnaissance.
Par ailleurs, la participation des collaborateurs à la création du persona candidat renforce leur engagement et leur adhésion aux décisions finales. Le fait qu'ils soient impliqués dès les premières étapes du processus de recrutement les place dans de bonnes dispositions pour accepter et intégrer le nouveau collaborateur.
En conclusion, le persona candidat est un outil très efficace pour encadrer l’ensemble du processus de recrutement et pour trouver un candidat qui répond aux besoins de toutes les parties prenantes. Si vous ajoutez à cela le fait qu’il est possible de le créer en mode collaboratif, vous multipliez alors ses bienfaits. Cependant, il faudrait former et sensibiliser correctement les personnes concernées dans l’ordre et au moment opportun.
