Le processus de recrutement doit aujourd’hui être considéré comme une étape primordiale qui aide à développer la marque employeur d’une entreprise. La communication entre recruteurs et candidats, au centre de ce processus, est quelque chose à prendre très au sérieux.
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Soigner les échanges d’emails est une priorité : il est important de ne rien laisser au hasard (même sa signature email) et d’avoir une ligne directrice qui sera respectée par tous, surtout lorsque les recrutements ne sont pas centralisés par une même personne (si chaque manager s’occupe de recruter sa propre équipe, par exemple).
Il devient indispensable d'avoir des modèles de mails pour chaque situation de recrutement (facilement configurable avec Outlook, par exemple), ou carrément, automatiser l’envoi de certaines réponses grâce à des outils qui viendront s’intégrer aisément au workflow du recruteur. Pour vous prêter main-forte dans la rédaction de vos emails types, voici nos conseils en fonction des scénarios. À vous d’utiliser et personnaliser les exemples selon votre situation.
1#. Réception de candidature
La plupart des entreprises négligent de répondre aux candidats qui viennent de soumettre leur candidature pour un poste. La raison est simple : lorsqu’on reçoit des dizaines voire des centaines de candidatures, le travail que cela implique est titanesque !
C’est principalement pour cette étape qu’il est intéressant d’utiliser un outil qui va automatiser les réponses. Il faudra donc prévoir un email court, clair, passe-partout, mais tout de même chaleureux, qui sera envoyé en réponse de toute candidature. C’est une façon rapide et efficace de montrer la considération de l’entreprise pour chacun des candidats.
Exemple 1 (corporate) :
Bonjour [prénom],
Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [entreprise]. Nous allons étudier vos expériences et qualifications dans les plus brefs délais. Si votre profil correspond à nos attentes, un membre de notre équipe entrera en contact avec vous.
Cependant, si vous n’avez pas de nouvelles de notre part dans les deux semaines qui suivent ce courrier, veuillez considérer que nous ne sommes pas en mesure de répondre favorablement à votre candidature (précision inutile si l’entreprise envoie des notifications de refus).
Service recrutement
Nom de l'entreprise
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Exemple 2 (fun) :
Coucou [prénom],
Merci d'amour pour ta candidature. Elle nous fait chaud au coeur. Nos équipes ont sorti les loupes et se posent sur ton profil.
On revient vers toi très vite.`
En attendant, profite de la vie. Elle est si belle.
Nom de l'entreprise
2#. Refus sans entretien
Par «refus sans entretien», nous entendons que la réponse négative est envoyée à l’étape suivant la réception de la candidature, après avoir revu rapidement le profil d’un candidat, et constaté qu’il ne correspondait pas à vos attentes. Cette réponse pourrait aussi être aisément automatisée, étant donné qu’il n’est pas vraiment nécessaire de la personnaliser. L’intérêt d’une telle réponse est de montrer que même s’il y a un refus, le candidat est respecté et considéré par l’entreprise.
Exemple 1 (corporate) :
Bonjour [prénom],
Nous vous remercions du temps que vous avez investi pour nous faire parvenir votre candidature. Nous l’avons étudié avec attention, cependant, nous avons décidé de ne pas la sélectionner pour la prochaine étape. Merci de l’intérêt que vous portez à [entreprise], nous vous souhaitons le meilleur des succès dans votre recherche d’emploi.
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Exemple 2 (fun) :
Coucou [prénom],
Merci encore pour ton envie de rejoindre l'aventure.
On a TOUT étudié. De fond en comble. Malheureusement, nous n'allons pas donner suite à ta candidature. Merci encore.
On te souhaite beaucoup d'amour (et de succès) dans tes recherches.
PS : Suis-nous de près sur nos réseaux sociaux ou sur notre site. On recrutera encore dans le futur.
[prénom du RH]
3#. Réponse négative, mais profil conservé (candidature spontanée)
Il n’est pas rare de recevoir des candidatures spontanées qui ne correspondent à aucun poste à pourvoir au moment présent, mais qui possèdent cependant un intérêt potentiel. Ainsi, il est primordial de répondre à ces candidatures de façon chaleureuse pour montrer la considération de l’entreprise face à une telle initiative, tout en soulignant clairement qu’aucun poste n’est disponible actuellement.
Exemple :
Bonjour [prénom],
Nous vous remercions du temps que vous avez investi pour nous faire parvenir votre candidature. Votre profil présente un véritable intérêt pour [entreprise]. Malheureusement, nous ne pouvons présentement vous offrir de poste en relation avec vos compétences. Ainsi, avec votre accord, nous souhaiterions conserver votre CV afin, si l’occasion se présentait, de vous proposer un poste correspondant à votre profil.
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4#. Invitation à un entretien téléphonique
Cet email est possiblement le premier contact avec un candidat. Il n’est peut-être pas nécessaire de le personnaliser, mais il est tout de même important qu’il retienne l’attention, montre l’intérêt de l’entreprise envers la candidature et précise la nature de l’étape à venir. Vous pouvez utiliser un ton plus décontracté ou plus formel, selon l’image que vous souhaitez donner à votre compagnie.
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Exemple :
Bonjour [prénom],
Merci pour votre candidature et pour l’intérêt que vous portez à [entreprise]. Votre profil a attiré toute notre attention, ainsi, je souhaiterais planifier avec vous un court entretien téléphonique pour discuter de votre parcours professionnel et du poste de [titre]. Seriez-vous disponible le [date et heure]?
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5#. Faites passer un exercice de sélection
Peut-être faites-vous partie de ceux qui, avant de proposer une rencontre en personne, veulent tester une ou plusieurs aptitudes chez le candidat (exercice de codage pour un développeur, exercice de rédaction pour un community manager, etc.) ? Dans ce cas, l’email se doit d’être très informatif. Il faut expliciter la nature de l’exercice, ce qu’il mesure, pourquoi il est important pour le processus de recrutement, quel est la deadline pour le faire… Il faut être précis et clair, pour éviter toute incompréhension du candidat qui viendrait handicaper sa performance ou bien vous faire perdre du temps à cause d’un échange de questions/réponses.
Exemple :
Bonjour [prénom],
Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous aimerions que vous complétiez l’exercice que vous trouverez [ci-joint/lien]. L’objectif est de tester vos aptitudes de [détails] et de nous donner une idée de votre approche concernant [détails]. S’il vous plaît, assurez-vous de compléter l’exercice avant le [date/heure].
Je suis disponible pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à me contacter si nécessaire.
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6#. Invitation à un entretien d’embauche en physique
Le candidat qui arrive à ce stade du processus est évidemment important, car il fait partie des rares que vous allez rencontrer en personne. Même s’il n’est pas nécessairement très personnalisé, cet email d’invitation à un entretien se doit d’être chaleureux, invitant et informatif. N’hésitez pas à y détailler l’organisation de l’interview : le temps approximatif, les tests éventuels, le nom et le poste des personnes rencontrées… Le candidat doit savoir à quoi s’attendre : ça va le rassurer et améliorer son expérience de recrutement (directement liée à l’image de votre entreprise, rappelons-le).
Court exemple :
Bonjour [prénom],
Suite à [votre candidature/notre entretien téléphonique d’hier], j’ai le plaisir de vous inviter pour une rencontre à nos bureaux au [adresse] le [date et heure].
Vous rencontrerez [nom et poste] au cours d’un entretien d’une demi-heure environ, pour discuter du poste à pourvoir et de votre parcours professionnel. L’interview sera suivie d’un test de [détails].
Je reste à votre disposition pour toute question au sujet du poste et de [entreprise]. Au plaisir de vous rencontrer en personne.
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7# Refus après un entretien
Rejeter la candidature de quelqu’un avec qui vous n’êtes pas encore entré en contact ou avec qui vous avez uniquement parlé au téléphone est généralement assez facile. Mais faire part d’une réponse négative à un candidat reçu pour un entretien en personne s’avère être plus sensible. Dans ce cas, il est extrêmement important de personnaliser l’email et d’utiliser un ton un peu moins formel, afin de vous assurer que l’expérience de recrutement est la meilleure possible pour le candidat. Il doit se souvenir qu’il a été traité avec respect et considération par votre compagnie jusqu’au bout.
Il y a logiquement assez peu d’emails de ce genre à envoyer, donc le mieux est de ne pas suivre de template préétabli, et de le personnaliser un maximum tout en vous assurant de :
- Dire que vous avez apprécié la discussion avec le candidat
- Préciser ce qui a le plus retenu votre attention dans son profil
- Expliciter la raison du refus (un feedback honnête est apprécié par les candidats)
- Lui souhaiter du succès dans sa recherche d’emploi
8# Proposition officielle d’une offre
Vous avez trouvé le bon candidat pour occuper le poste ? Parfait, maintenant il vous faut envoyer une proposition d’offre en bonne et due forme. Il va falloir être clair et précis au niveau du salaire, sans oublier les éventuels bonus et avantages (assurances, primes, etc.), sans rien oublier. Mais cela ne vous empêche pas d’être enthousiaste et chaleureux, bien au contraire !
Exemple :
Bonjour [prénom],
Faisant suite à notre rencontre, il me fait grand plaisir de vous proposer le poste de [titre] chez [entreprise].
Nous avons confiance en votre expérience, et sommes certains que vos aptitudes seront un atout pour notre compagnie. Je vous rappelle les détails et les contreparties de cette offre : [détails du salaire, des bonus, des congés, de l’assurance, etc.]
Si vous acceptez cette offre, je vous invite à signer, dater et me retourner le présent courrier avant le [date]. Dans ce cas, votre responsable direct [nom et poste] et l’équipe et moi-même vous attendons avec impatience le [date et heure].
Pour toute question, n’hésitez pas à me contacter. Au plaisir de vous compter parmi nous.
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L’intérêt principal d’une telle automatisation avec un outil de recrutement n’est pas uniquement le gain de temps : il s’agit avant tout de travailler sur l'humanisation du processus de recrutement. Beaucoup d’entreprises préfèrent encore ne pas envoyer d’emails de refus car cela leur demande trop de travail. En automatisant cette étape, il est facile et rapide d’établir un lien humain avec les candidats déchus, grâce à un simple email. Car la marque employeur se construit à tous les niveaux du recrutement, autant avec les heureux élus qu’avec les recalés. Alors si vous souhaitez parvenir au candidat de vos rêves, misez sur tout ce qui pourra améliorer votre marque employeur !
