Comment humaniser un email de refus de candidature ?

Nous avons tous été amenés, un jour ou l'autre, à recevoir un email nous informant que notre candidature n'a pas été retenue pour le poste convoité... Et en toute honnêteté, cet email est souvent froid et sans vie, n'est-ce pas ? Découvrez comment briser la prophétie et injecter davantage d'humain dans vos emails de refus de candidature. 

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Si vous faites partie de ces RH qui négligent les retours aux candidats, qui envoient un accusé de réception qui mentionne que "si d'ici 3 semaines, vous n'avez pas de nouvelles de notre part, considérez votre candidature comme non retenue", arrêtez cela tout de suite ! Il n'y a pas pire pour votre marque employeur. 

Pourquoi envoyer un email de refus de candidature ?

Selon une étude de Indeed, 44% des candidats ont déclaré avoir attendu jusqu'à deux semaines pour une réponse et 15% ont attendu des mois. L'email de refus de candidature est certainement le dernier échange que vous allez avoir avec le candidat, et c'est le dernier échange qui lui restera en mémoire. Un dernier mail qui marque la fin d’un processus de recrutement qui a parfois duré plusieurs jours, plusieurs semaines même, avec des discussions, des rencontres, des moments où l’on apprend à se connaître l’un et l’autre. 

C'est bien connu, les expériences négatives ne tardent pas à être partagée, notamment avec les nouvelles générations, qui n'hésitent pas à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux. Soignez donc tous vos échanges avec vos candidats. 

Pour éviter de perdre du temps, nous vous conseillons de créer un modèle d'e-mail de refus. De ce fait, vous réduirez le temps consacré à cette tâche tout en fournissant aux candidats les informations dont ils ont besoin.

Que doit inclure l'email de refus ? 

Un « merci » aux candidats

Dire merci, c’est bien plus que le simple fait d’écrire le mot « merci ». C’est souligner le fait que l’équipe est ravie que le candidat les ait choisis. Car il ne faut pas oublier qu’à la base de toute candidature, il y a une personne qui a choisi votre entreprise, qui a imaginé son futur professionnel chez vous, avec vous. C’est précisément cela qui mérite vos sincères remerciements, que vous soyez une multinationale ou une petite entreprise familiale ! Alors osez étendre vos remerciements, en montrant votre gratitude, car c’est bien de cela qu’il s’agit, et non d’un fade « merci ».

Un retour honnête

Etre honnête ne veut pas dire être froid. De même qu’être sincère ne veut pas dire manquer de tact. Toutefois, il est important d'être honnête dans ces moments là. Et en plus ce n'est pas si compliqué, il faut simplement :

• Ne pas tourner autour du pot pendant des lignes et des lignes. Il est mieux de dire ce qu’il en est rapidement, pour prendre le temps d’expliquer par la suite.
• Ne pas se trouver de fausses excuses. « Vous semblez être trop qualifiés pour... » « Vous auriez été parfait, mais... » « Finalement, le poste n’est pas créé... » Quand les excuses sont fausses ou vides de sens, ça se voit.
• Savoir dire non. Un non franc et ferme, qui ne laisse aucune place à l’incompréhension du candidat. Le « Non, mais... » est le pire cadeau empoisonné que vous pourrez faire.

Par contre, un refus est souvent valable pour un moment précis, par rapport à un poste et à l’expérience présente du candidat. Si vous pensez sincèrement que le candidat pourrait avoir du potentiel dans le futur, pour une position différente ou avec plus d’expérience : dites-le-lui ! Mais à l’inverse, si vous savez pertinemment que cette personne ne sera jamais un bon choix pour votre entreprise, ne laissez pas de porte ouverte.

Des explications claires et soignées

Pour un candidat qui aurait passé le stade des entretiens, mais plus largement pour n’importe quel candidat, le pire est de recevoir un refus pour lequel la seule explication simpliste serait du type « votre candidature ne correspond pas à ce que nous recherchons ». A partir d'une certaine étape du processus, notamment lorsque le candidat a été convié pour un entretien et a rencontré au moins une ou deux personnes de l'entreprise, il est plus agréable de faire un retour téléphonique qu'un simple mail. Le candidat s'est tout de même investi, a pris du temps, dans le cadre d'un processus avec un ou plusieurs entretiens en visio ou en physique. Un simple mail serait négligeant.

Alors, au téléphone, soulignez ce que votre entreprise recherche, en insistant sur les détails qui ont fait défaut au candidat. Expliquez que vous cherchiez quelqu’un avec plus d’expérience dans tel domaine, quelqu’un qui parlait parfaitement telle langue, quelqu’un qui aurait plus de connaissances sur telle technologie… Encore une fois, soyez honnête. Et n’hésitez pas à donner des conseils sur un ou deux points que le candidat pourrait travailler. Il est plus facile d’accepter un refus lorsque celui-ci est motivé et sincère.

Optionnel : invitez les candidats à postuler à nouveau

Si vous pensez qu'un candidat est un bon candidat pour l'entreprise à un autre poste, faites-lui savoir que vous aimeriez qu'il postule pour d'autres opportunités à l'avenir. Cependant, si vous pensez qu'un candidat ne correspond pas à une bonne culture ou à des compétences, il n'est pas nécessaire d'inclure cette invitation dans votre message.

Les actions à mettre en place :

• Remerciez les candidats d'avoir postulé
• Soyez honnête et ne vous cachez pas derrière de fausses excuses
• Donnez des conseils sur les axes d'amélioration du candidat
• Mettez en valeur une de ses forces
• Utilisez le "nous" et le "je" avec un nom en bas de la page, une signature, un numéro de téléphone et une adresse e-mail.
• Appelez le candidat pour l'informer du refus de sa candidature s'il est assez avancé dans le processus

Pourquoi est-ce important de justifier la raison de votre refus ?

Juridiquement parlant, lorsqu'un candidat vous envoie sa candidature, et que vous ne souhaitez pas y donner suite, vous n'avez aucune obligation légale à justifier votre choix. Cependant, en 2011, une entreprise s'est retrouvée accusée de discrimination à l'embauche après avoir envoyé un email de refus sans aucune justification précise. Il est vrai que si cette personne s'est vu essuyer plusieurs refus sans ne jamais savoir pourquoi, on comprend qu'elle puisse finir par se poser des questions... Pour l'anecdote, l'entreprise a justifié après coup, avoir préféré la candidature d'un individu plus qualifié. Mais là aussi, petit problème, car il se trouve que l'offre d'emploi ne nécessitait pas un degré de qualification plus élevé que celui détenu par le candidat évincé (ce que la personne n'a pas manqué de souligner).

Preuve qu'il faut bien réfléchir aux critères d'embauche lorsque l'on rédige son offre d'emploi et qu'il vaut mieux s'y tenir ! 

Pour en revenir aux prémices de cette affaire, l'important est de retenir qu'il faut toujours penser à justifier la raison de votre refus. Pas seulement, car cela permet d'améliorer votre marque employeur ou de clore un processus en beauté, mais aussi pour redonner de la motivation au candidat et éviter qu'il se sente blessé pour la suite. 

Exemples d'emails de refus de candidatures : 

Exemple à ne pas suivre :

"Bonjour,

Merci d'avoir postulé au [POSTE] chez [ENTREPRISE]. 

Vos compétences ne nous conviennent pas pour le moment. Malgré votre entretien, nous avons sélectionné un autre candidat. Toutefois, nous conserverons tout de même votre CV dans nos dossiers.

Bonne continuation."

Votre objectif est de montrer une réelle appréciation pour leurs efforts, pas de donner l'impression qu'un robot l'a écrit. L'expression «CV sur dossier» ne signifie absolument rien pour le demandeur d'emploi. Il est temps que les RH deviennent un peu plus humains ici. Ne les laissez pas penser que leur CV tombe dans un trou noir.

Exemple à suivre : 

Exemple 1 : 

"Bonjour PRENOM,

Nous avons bien reçu votre candidature et vous remercions pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise.

Toutefois, nous craignons de ne pas retenir votre candidature car nous favorisons des candidats avec plus d'expérience sur ce poste.

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre énergie et vos compétences, c'est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci corresponde à nos prochaines ouvertures de poste.

Belle continuation"

Exemple 2 : 

"Bonjour PRENOM,

Nous avons bien reçu votre candidature et vous remercions pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise.

Cependant, après étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous n'y donnerons pas une suite favorable. 

En effet, [donner la raison du refus]

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre énergie et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d'expérience dans vos missions précédentes. C'est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste."

Exemple 3 :

Vous devez adapter cet e-mail à votre marque employeur. Si vous êtes une start up ou que vos communiquez avec un wording et un ton léger, voici un autre exemple d'e-mail de refus.

"Bonjour PRENOM,

Nous avons bien reçu ta candidature et te remercions d'avoir postulé dans notre entreprise. Malheureusement, nous ne pouvons pas y donner une suite favorable pour le moment.

Nous avons passé un super moment, tu es [préciser les points forts du candidat], mais je crains que ton profil ne corresponde pas au poste recherché car [préciser la raison du refus].

On te souhaite bon courage dans tes recherches et on se permet de conserver tes données au cas où ta candidature correspondrait à un autre poste !

A bientôt."

La mission souvent considérée comme étant la plus difficile pour un recruteur est de couper court à un processus de recrutement avec un candidat. Mais cette étape du processus revient à être d'autant plus difficile si des liens ont eu le temps d'être créés. À présent, vous n'avez plus à appréhender cette étape. Et surtout, pensez à adapter votre email au candidat en fonction de son âge et de sa personnalité, chacun a des attentes différentes. C'est pourquoi une bonne connaissance du candidat vous permettra de mieux personnaliser votre email, même en utilisant un logiciel de recrutement.