7 exemples de viviers de candidats à mettre en oeuvre

C'est quoi un vivier de candidats ?

Un vivier de candidats ne se limite pas à une simple collection de CVs accumulés dans une base de données. Il s'agit d'un réseau actif, un ensemble de talents avec lesquels l’entreprise maintient une relation dynamique et évolutive. Ce vivier permet de garder le contact avec des candidats potentiellement intéressants pour des recrutements futurs.

Nicolas Pasetti, CEO de HeyTeam, précise :

“Un vivier, c’est bien plus qu’un fichier de CVs. C’est une approche stratégique pour anticiper les besoins de recrutement tout en construisant des relations durables avec les candidats.”

Pourquoi est-il important d'avoir un bon vivier de candidats ?

1. Gain de temps

Une étude de Glassdoor a montré que les entreprises utilisant des viviers de candidats réduisent en moyenne de 33% le temps nécessaire pour pourvoir un poste. Un vivier bien structuré permet d’accélérer les processus de recrutement. Lorsqu'un poste se libère, les recruteurs peuvent puiser dans ce vivier déjà qualifié, au lieu de recommencer un processus de sourcing long et coûteux.

2. Réduction des coûts

Selon une étude de l'Association pour l'emploi des cadres (APEC), le coût moyen d'un recrutement en France est d'environ 8,000 à 12,000 euros. Les entreprises qui utilisent des viviers de candidats peuvent réduire ce coût de 15 à 30%. En réduisant les besoins de publication d’annonces ou de recours à des agences de recrutement, un vivier bien entretenu diminue considérablement les coûts associés au recrutement. L’investissement est davantage dans le temps que les recruteurs consacrent à l’animation de ce réseau.

3. Accès rapide à des talents

Un vivier vous permet d'avoir des talents qualifiés disponibles immédiatement. Plus besoin de passer par des cycles de recrutement longs ; les profils que vous avez déjà identifiés peuvent correspondre à des opportunités futures.

4. Améliorer sa marque employeur

Selon une enquête de RegionsJob, 79% des candidats considèrent la réputation de l'entreprise comme un facteur clé dans leur décision de postuler. Une gestion proactive des viviers de candidats renforce cette réputation. Un vivier bien géré est un excellent moyen d’améliorer sa marque employeur. En maintenant une communication régulière et positive avec les candidats, même ceux qui n’ont pas été retenus, l’entreprise démontre qu’elle valorise ses talents. Cela renforce son attractivité sur le marché du travail.

7 exemples de candidats pouvant constituer un vivier 

1. Candidats non retenus malgré un parcours prometteur

Lors du processus de recrutement, il arrive que des candidats atteignent les dernières étapes sans obtenir le poste. Ces profils ont souvent des compétences techniques, comportementales ou une expérience solide, mais n'ont pas été retenus en raison d'un ajustement plus précis d'un autre candidat au besoin immédiat. Cependant, ils ont déjà fait preuve de sérieux et d'intérêt pour l'entreprise. En les intégrant dans un vivier, l'entreprise peut les recontacter pour des postes futurs correspondant mieux à leurs compétences.

Par exemple, un candidat qui a échoué à obtenir un poste de responsable, mais a montré un fort potentiel en leadership, pourrait être parfait pour une autre ouverture similaire dans quelques mois.

2. Candidatures spontanées

Les candidats qui envoient leur CV sans répondre à une offre en particulier démontrent un fort intérêt pour l'entreprise. Ces personnes, souvent attirées par la culture, les valeurs ou le secteur d'activité, montrent une démarche proactive. En analysant leurs profils, vous pouvez identifier des compétences spécifiques qui peuvent répondre à des besoins futurs. Les candidatures spontanées, qui sont le fruit d'une motivation personnelle, offrent souvent des profils passionnés par le domaine d'activité de l'entreprise.

Par exemple, un développeur qui postule spontanément montre qu'il est prêt à rejoindre l'entreprise même en l'absence d'un besoin immédiat, ce qui peut en faire un atout précieux dans un vivier.

3. Profils repérés sur des CVthèques et réseaux sociaux

Les plateformes comme LinkedIn, Indeed, ou des CVthèques spécialisées offrent une mine de talents potentiels. Les candidats qui y sont identifiés peuvent ne pas être en recherche active mais restent ouverts à des opportunités qui correspondent à leurs aspirations professionnelles. L'avantage ici est que vous pouvez construire un réseau de talents en anticipant leurs futures disponibilités, notamment pour des postes nécessitant des compétences rares ou très spécifiques.

Par exemple, un expert en intelligence artificielle, même satisfait dans son poste actuel, peut être ajouté à un vivier si l'entreprise envisage de lancer un projet nécessitant ses compétences dans le futur.

4. Professionnels rencontrés lors d’événements

Les conférences, salons et événements professionnels sont d'excellentes occasions pour rencontrer des experts de divers secteurs. Ces échanges informels permettent de mieux comprendre les aspirations de ces professionnels et d'établir une connexion directe. Même s'ils ne cherchent pas à changer de poste immédiatement, ils peuvent envisager de nouvelles opportunités à moyen terme, surtout si l'entreprise sait maintenir le lien et les solliciter au bon moment.

Par exemple, un expert en cybersécurité rencontré lors d'un salon pourrait être contacté quelques mois plus tard pour un poste ouvert dans cette spécialité, renforçant ainsi le vivier.

5. Candidats cooptés par des salariés

Les recommandations internes sont souvent un gage de qualité, car les collaborateurs connaissent à la fois les attentes de l'entreprise et les compétences des personnes qu'ils cooptent. Ces profils ont généralement un avantage en termes de culture d'entreprise, car ils partagent déjà des affinités avec les valeurs véhiculées. Le processus d'intégration est souvent plus rapide et leur fidélité à long terme plus élevée. De plus, ces candidats peuvent renforcer la cohésion au sein des équipes en place.

Par exemple, un développeur recommandé par un collègue aura non seulement les compétences requises mais comprendra aussi rapidement les dynamiques internes grâce à cette relation.

6. Salariés internes en quête de mobilité

La mobilité interne est un levier puissant pour fidéliser les collaborateurs. Un collaborateur performant qui souhaite évoluer dans son parcours professionnel constitue une opportunité précieuse à intégrer dans un vivier. Ces collaborateurs ont une connaissance approfondie de l'entreprise, de ses processus et de sa culture, ce qui réduit considérablement le temps d'adaptation lorsqu'ils changent de poste en interne.

Par exemple, un chargé de communication interne souhaitant se spécialiser dans la gestion de projets digitaux pourrait être positionné sur un futur poste ouvert dans cette direction, renforçant ainsi la rétention des talents.

7. Anciens collaborateurs ou stagiaires pour un éventuel retour

Les "boomerangs", ou anciens collaborateurs qui reviennent, sont souvent une ressource sous-estimée. Ils ont déjà une connaissance de l'entreprise et peuvent revenir avec des compétences supplémentaires acquises lors de leurs expériences ailleurs. Ils s'intègrent plus rapidement et apportent une perspective nouvelle tout en étant familiers des valeurs et de la culture. De même, les stagiaires ayant montré de bonnes performances peuvent être réintégrés à un stade plus avancé de leur carrière.

Par exemple, un ancien manager qui a quitté l'entreprise pour un poste dans une autre industrie pourrait revenir après avoir acquis des compétences managériales supplémentaires, avec un atout précieux pour l'entreprise.

Les outils et bonnes pratiques pour gérer votre vivier de candidatures

Les outils pour gérer efficacement votre vivier de candidatures

Gérer un vivier de candidatures, c’est un peu comme organiser une bibliothèque : il faut que chaque élément soit à sa place pour être facilement retrouvé. Pour cela, deux solutions principales s'offrent à vous :

• Excel : simple et accessible, Excel peut être un bon point de départ pour structurer vos candidatures. Vous pouvez y créer des tableaux avec des filtres personnalisés pour suivre les compétences, les expériences et les disponibilités des candidats. Toutefois, attention à la complexité qui peut rapidement s’installer avec l’augmentation du nombre de candidatures.
• Les logiciels de recrutement (ATS) : pour aller plus loin, un logiciel de recrutement (comme Flatchr par exemple) permet de centraliser toutes les informations, d’automatiser certaines tâches (comme les relances) et d’avoir une vue d'ensemble sur votre vivier. C’est un vrai gain de temps, surtout si vous gérez un volume important de candidatures.

Peu importe l’outil choisi, la segmentation de vos candidats est essentielle. Classez vos candidats par compétences, expériences, disponibilités ou même par localisation. Cela vous permettra de réagir rapidement dès qu’un poste s’ouvre, en ciblant directement les profils les plus pertinents.

Nos conseils pour gérer efficacement votre vivier de candidats

Voici quelques bonnes pratiques pour maintenir votre vivier actif et pertinent :

• Actualisez régulièrement votre vivier : les compétences et disponibilités des candidats évoluent. Prenez l’habitude de mettre à jour ces informations périodiquement.
• Créez une relation avec vos candidats : n’attendez pas d’avoir un poste à pourvoir pour recontacter vos talents. Envoyez-leur des newsletters ou des mises à jour sur votre entreprise pour maintenir l’intérêt.
• Segmentez intelligemment : définissez des catégories claires pour retrouver rapidement les profils pertinents. Cela peut être par compétences, expérience ou disponibilité.
• Respectez les données personnelles : veillez à ce que les informations soient conservées en conformité avec le RGPD. Un ATS peut vous aider à automatiser ces processus.
• Analysez votre vivier : identifiez les compétences manquantes ou les profils surreprésentés pour adapter votre stratégie de recrutement.

Pour plus de conseils, n’hésitez pas à consulter notre article sur les bonnes pratiques de gestion d’un vivier de candidatures.

Conclusion

Bien gérer votre vivier de candidatures, c’est avant tout une question d’organisation et d’anticipation. En utilisant les bons outils, comme Excel ou un logiciel de recrutement dédié, et en respectant les règles de protection des données, vous pourrez gagner du temps et répondre plus efficacement à vos besoins en recrutement.

Prêt à optimiser votre vivier de talents ? Testez notre solution ATS pour simplifier votre processus de recrutement !