8 bonnes pratiques pour créer et gérer son vivier de candidats

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Comment structurer sa base de données ?

1- Collecter les candidatures spontanées

Encouragez les candidats à postuler même si aucune offre n'est actuellement disponible. Cela peut se faire par le biais d'un formulaire sur votre site web ou via vos réseaux sociaux. Ces candidatures spontanées enrichissent votre vivier et vous permettent de garder un œil sur des profils potentiellement intéressants.

2- Sourcer vos candidats

Utilisez différentes plateformes et outils pour sourcer des candidats. LinkedIn, des groupes professionnels, et des forums de discussion sont des ressources précieuses pour trouver des talents. Pensez également à utiliser des ATS (Applicant Tracking System) pour centraliser les informations sur les candidats.

3- Conserver les candidatures

Une fois que vous avez recueilli des candidatures, il est crucial de conserver ces données de manière sécurisée et organisée. Une bonne gestion des candidatures permet de ne pas perdre de vue des talents intéressants.

4- Animer les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un excellent moyen d'attirer des candidats. Partagez des contenus engageants sur votre entreprise, votre culture d’entreprise, et les opportunités de carrière disponibles. Cela contribue à bâtir une image positive de votre marque employeur.

5- Participer à des événements

La participation à des salons de l'emploi, des conférences et des événements de réseautage est une autre méthode efficace pour rencontrer des candidats potentiels. Ces interactions directes peuvent renforcer votre vivier de talents et vous aider à établir des relations durables.

6- Utiliser la cooptation

La cooptation est un moyen puissant d'élargir votre vivier de candidats. Encouragez vos employés à recommander des personnes qu'ils connaissent. Cela permet d'attirer des profils déjà alignés sur les valeurs de votre entreprise.

7- Gardez les CV des candidats que vous avez refusés

Ne négligez pas les candidatures que vous avez refusées. Même si un candidat n'a pas été retenu pour un poste spécifique, il peut convenir à d'autres opportunités à l'avenir. Conservez leurs CV dans votre vivier et suivez leur parcours professionnel. Ces talents peuvent se révéler précieux lorsque vous aurez des besoins urgents à pourvoir.

Les 8 bonnes pratiques pour gérer son vivier de candidats

#1. Ajouter les bonnes données

Une fois la structure du vivier mise en place, il est temps de procéder au tri des profils. Identifiez les talents qui correspondent aux valeurs de l’entreprise, aux compétences requises, et aux projets de développement. Les informations à inclure sont :

• Identité et coordonnées : Pour faciliter la prise de contact.

• Source du profil : Historique des candidatures, cooptation, mobilité interne, sourcing LinkedIn, etc.

• Parcours professionnel : Compétences, années d’expérience, CV, lien LinkedIn, et postes envisagés pour chaque profil.

• Historique des précédents échanges : Annotations des recruteurs pour garder une trace des interactions.

#2. Respecter le cadre légal

Le Code du travail impose un cadre légal pour l’utilisation du vivier de candidats. Il est impératif de le déclarer à la CNIL. La collecte de certaines informations, comme l’origine raciale ou les convictions politiques, est interdite. Les recruteurs doivent informer les candidats sur la collecte de leurs données et la durée de conservation de celles-ci. Les candidats ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles et de s'opposer à cette collecte.

Les ATS permettent aux recruteurs de gérer les données candidates en toute conformité avec le RGPD. Ces logiciels centralisent la collecte, la gestion et la conservation des données, en respectant les règles de transparence et d'information des candidats. Grâce à des fonctionnalités de suivi des durées de conservation, les ATS s'assurent que les informations sensibles soient anonymisées ou supprimées dans les délais légaux.

#3. Segmenter l’information pour une recherche rapide

#4. Mettre à jour les informations

Pour que votre vivier reste pertinent, mettez régulièrement à jour les informations sur les candidats. Cela inclut l'ajout de nouvelles compétences, expériences ou changements de situation professionnelle.

#5. Maintenir une relation active avec les candidats

Nicolas Pasetti souligne l'importance de maintenir des interactions régulières avec les candidats, même ceux qui n'ont pas été retenus immédiatement. Il explique que ces candidats peuvent revenir dans le processus de recrutement après avoir évolué :

“Les candidats que tu as refusés hier peuvent devenir les talents que tu vas recruter demain. Il est essentiel de garder un lien avec eux.”

Cette approche permet de maximiser le potentiel du vivier en capitalisant sur des relations à long terme.

#6. Personnaliser les échanges

Envoyer des messages génériques peut être efficace pour garder un lien, mais la personnalisation est clé pour engager réellement les candidats. Nicolas Pasetti explique que segmenter les candidats selon leurs compétences ou les raisons de leur rejet du processus de recrutement initial permet d'envoyer des communications semi-personnalisées, plus pertinentes pour les groupes visés :

“Tu peux envoyer des messages plus ciblés à des groupes de candidats, en fonction de leurs compétences ou des raisons pour lesquelles ils n'ont pas été retenus.”

Cette approche permet de maintenir un lien significatif avec un grand nombre de candidats, sans alourdir la charge de travail des recruteurs.

#7. Utiliser des newsletters pertinentes

Les newsletters ne doivent pas se limiter aux clients, elles peuvent aussi être un outil puissant pour entretenir un vivier de candidats. Nicolas Pasetti recommande de segmenter les newsletters en fonction des métiers ou des secteurs des candidats afin de leur envoyer des informations qui leur parlent directement :

“Tu peux inclure des articles pertinents pour les candidats, comme des tendances du secteur dans lequel ils évoluent. Cela montre que l’entreprise comprend leurs enjeux et se soucie de leur développement.”

Cette approche crée un lien de confiance et renforce l’attachement des candidats à l’entreprise.

#8. Gamifier les interactions

Une autre idée proposée par Nicolas Pasetti pour engager les candidats de manière ludique est de créer des jeux ou des concours. Par exemple, intégrer des jeux comme des mots croisés ou proposer des challenges avec des récompenses peut attirer l'attention des candidats et améliorer leur expérience avec la marque employeur.

“Les jeux et challenges sont un excellent moyen d’engager les candidats, surtout s'ils peuvent gagner quelque chose ou participer à des actions ludiques. Cela crée un lien plus fort avec la marque.”