5 étapes pour vous construire une CVthèque efficace

Si les entreprises s’accordent à dire qu’avoir une CVthèque interne présente de nombreux avantages, très peu l’utilise à son plein potentiel. Pourtant, elle permet d’optimiser les recrutements et d'améliorer sa marque employeur, à condition bien sûr de savoir comment bien s’en servir. Découvrez comment tirer le meilleur parti d’une CVthèque en 5 étapes.

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La CVthèque, l'outil indispensable du recruteur 

La Cvthèque interne, ou vivier de candidats, est une base de données qui contient les profils de candidats intéressants, issus d’un recrutement passé ou d'un sourcing. Même s’il existe aujourd’hui de nombreuses CVthèques accessibles en ligne gratuitement, créer une CVthèque interne est un véritable atout pour l’entreprise. En vous créant votre propre base de données, vous vous assurez de la pertinence des candidats qui s’y trouvent, rendez votre recrutement plus efficace et évitez la pénurie de talents. Selon les Echos, la moitié des entreprises disent avoir des difficultés à recruter de nouveaux talents. Parallèlement, très peu sont celles qui utilisent leur CVthèque comme un outil de recrutement, malgré ses nombreux avantages.

Pourquoi se créer une CVthèque ? 

Une CVthèque se construit sur la durée, au fur et à mesure des recrutements d'une l'entreprise. Bien qu'en général, les résultats ne sont pas instantanés, se créer une CVthèque est un véritable investissement et doit faire partie intégrante de votre stratégie RH. Si vous n’avez pas encore créé votre vivier ou n'êtes pas convaincu de son importance, voici 4 bonnes raisons qui vont vous (re)motiver : 

• Baisse du temps de recrutement : vous évitez la phase de publication des offres, de réception et de tri des candidatures en piochant directement dans votre vivier
• Baisse des coûts de recrutement : vous diminuez les risques d’erreurs de recrutements, et évitez les coûts liés à la diffusion des offres sur des jobboards payants 
• Une marque employeur dynamisée : vous créez du lien avec un groupe cible très pertinent

Comment constituer une CVthèque efficace ? 

Pour créer ou réorganiser sa CVthèque, il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Il est important de cadrer votre processus, en déterminant quelques points clés. Découvrez 5 étapes pour vous constituer un vivier de candidat optimal. 

#1. Utilisez les bons outils

Pour qu'une CVthèque soit efficace, il faut que vous puissiez retrouver vos candidats et avoir accès à leurs informations en quelques clics. Il faut donc choisir les bons outils pour créer votre base de données. Il existe plusieurs solutions, selon vos moyens et vos objectifs :

Les tableurs 

Les tableurs comme Excel ou Google Sheet sont une bonne option pour les recruteurs qui souhaitent commencer à se créer un vivier de talents. Vous pouvez répertorier tous vos candidats à la suite, et les classer par catégorie avec les onglets. Néanmoins, les fonctionnalités sont assez limitées et plus votre vivier s'agrandira, plus il deviendra difficile de s'y retrouver. 

Les ATS 

Certains logiciels de recrutements ATS vous permettent de vous créer une véritable CVthèque, en centralisant tous vos CVs sur une seule et même plateforme. Il existe plusieurs fonctionnalités pour organiser votre vivier à votre façon. L'un des avantages, c'est l'importation des profils issus de votre sourcing (sur LinkedIn par exemple) directement dans votre CVthèque.

#2. Sélectionnez des profils de qualités

Pour que votre CVthèque soit efficace et vous serve véritablement dans vos recrutements, il faut que vous soyez sélectifs dans les profils que vous y intégrerez. Sinon, vous mettrez autant de temps à chercher et à trier les candidats dans votre CVthèque qu'à le faire dans votre sourcing. Néanmoins, il n'est pas toujours facile de s'y repérer et faire son choix. Vous devez donc définir un processus pour vous aider à choisir les candidats intéressants, en déterminant l'endroit où les trouver et les informations essentielles à analyser. 

Où trouver les candidats ? 

• Candidatures spontanées 
• Candidatures à vos offres d’emploi
• Candidats issus de votre sourcing
• Candidats cooptés par vos salariés
  

Quelles informations retenir ? 

• Identité et coordonnées des candidats : adresse mail, numéro, poste actuel
• Parcours professionnel : compétences, expériences, formations, poste envisageable pour le candidat
• Source du profil : une ancienne candidature, cooptation, sourcing 
• Historique de la relation avec votre entreprise : Y a t-il déjà eu des échanges ? S'il s'agit d'un ancien candidat, pourquoi son profil n'a t-il pas été retenu ? etc... 

Et, une fois que vous avez retenu les profils pertinents, il ne vous restera qu'à segmenter et exploiter toutes ces données !

#3. Organisez votre CVthèque 

L’objectif d’un vivier de talent est de faciliter les recrutements. Pour qu’il soit pertinent, vous devez l'organiser en triant toutes vos candidatures. Il est vite facile de se perdre parmi toutes les candidatures récoltées. Plus votre vivier sera clair, plus grandes seront vos chances de recruter efficacement en trouvant le candidat idéal en un rien de temps. Voici nos conseils : 

• Organisez votre CVhèque par mots-clés (un métier, compétences, etc.) : en recherchant un candidat pour un poste de cadre par exemple, vous n’aurez plus qu’à taper ce mot clé 
• Gardez votre vivier à jour : supprimez les profils qui ne sont plus pertinents et mettez à jour les informations (changement de profession, d’adresse mail...) 

#4. Animez régulièrement votre vivier

Les CVthèques sont aussi un très bon outil d'animation de la relation candidat. En effet, il ne s’agit pas seulement d’ajouter de nouveaux contacts à une base déjà existante, il faut également animer et entretenir ce vivier pour qu’il soit efficace et utile pour de futurs recrutements. Vous aurez plus de chance de recruter un candidat qui vous connaît déjà et qui a gardé une bonne image de votre entreprise. Votre vivier joue beaucoup sur votre marque employeur ! L’objectif est de faire de son vivier une véritable communauté qu’il faut fidéliser. Voici nos conseils : 

• Envoyez des actualités de votre entreprise : si vous participez à des événements, salons, ou webinars par exemple
• Prenez de leurs nouvelles : une à deux fois dans l’année, sélectionnez des profils intéressants et vérifiez s’ils sont ouverts à de nouvelles opportunités 
• Variez les points de contact : si l’email est le plus courant, vous pouvez aussi envoyer des sms et téléphoner à vos candidats

#5. Adoptez les bonnes pratiques

Pour que l'utilisation de votre vivier soit optimale, il faut qu'il respecte quelques règles. En effet, votre vivier de candidat est encadré par le Code du travail. Dès lors que vous collectez des données sur vos candidats, vous devez le déclarer à la CNIL. Ensuite, il y a 4 règles principales à respecter pour que votre CVthèque soit en conformité : 

• Interdiction de collecter des informations comme l’orientation sexuelle, les convictions religieuses et politiques ou l'état de santé 
• Informez le candidat de la collecte de ses données et de leur durée de conservation
• Le candidat a le droit de demander l’accès à ses informations personnelles et de s’y opposer 
• La RGPD impose une durée maximum de 730 jours de conservation de la donnée, soit 2 ans

En conclusion, une CVthèque interne est un atout essentiel pour une entreprise. C'est une véritable mine d'or, rempli d'un groupe de profils pertinents à disposition du recruteur. En prenant le temps de définir un processus pour cadrer et organiser votre vivier, vous optimiserez vos recrutements sur la durée, et ce, à moindre coût !