Le blog Flatchr

CONSEILS EN RECRUTEMENT - ATS - DIFFUSION DES OFFRES D'EMPLOI - INNOVATION RH - CAS CLIENTS

    Templates

    Comment humaniser un email de refus de candidature ?

    close
    Charlie
    11 JUIN 2019
    7 min.

    Nous avons tous été amenés, un jour ou l'autre, à recevoir un email nous informant que notre candidature n'a pas été retenue pour le poste convoité... Et en toute honnêteté, cet email est souvent froid et sans vie, n'est-ce pas ? Découvrez comment briser la prophétie et injecter davantage d'humain dans vos emails de refus de candidature. 

     

    Téléchargez gratuitement notre guide sur comment attirer les candidats de vos rêves.

     

    Si vous faites partie de ces RH qui négligent l'email de refus candidature, sachez que vous négligez surtout l'importance de votre marque employeur. En effet, l'email de refus de candidature est certainement le dernier échange que vous allez avoir avec le candidat, et c'est le dernier échange qui lui restera en mémoire. Un dernier mail qui marque la fin d’un processus qui a parfois duré plusieurs jours, plusieurs semaines même, avec des discussions, des rencontres, des moments où l’on apprend à se connaître l’un et l’autre. Bref, si vous n’êtes pas du genre à rompre une relation par SMS, voici quelques conseils pour humaniser un email de refus.

     

     

    Pourquoi envoyer un email de refus de candidature ?

     

    Bien sûr, répondre à tous les candidats qui ont postulé à un poste est une tâche fastidieuse si elle n'est pas automatisée. Toutefois, elle n'est vraiment pas à négliger. Il est primordial de rappeler l'importance de l'envoi d'un email de refus de candidature. Selon une étude de Indeed, 44% des candidats ont déclaré avoir attendu jusqu'à deux semaines pour une réponse et 15% ont attendu des mois. Ne pas faire de retour à un candidat, qu'il ait passé l'entretien téléphonique, physique, ou aucune de ces étapes, est très mal perçu, et donnera une image négative de votre processus de recrutement. 

    C'est bien connu, les expériences négatives ne tardent pas à être partagée, notamment avec les nouvelles générations, qui n'hésitent pas à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux. Soignez donc tous vos échanges avec vos candidats. 

     

    Pour éviter de perdre du temps, nous vous conseillons de créer un modèle d'e-mail de refus. De ce fait, vous réduirez le temps consacré à cette tâche tout en fournissant aux candidats les informations dont ils ont besoin.

     

     

    Que doit inclure l'email de refus ? 

     

    Apprenez à dire « merci »

     

    La version glaciale serait du genre « Merci pour votre candidature au poste de [...] chez [...] mais nous sommes au regret de... ». À ce stade-là, autant envoyer une lettre avec un gros « NEXT » écrit en lettres capitales, ça fera le même effet.


    Dire merci, c’est bien plus que le simple fait d’écrire le mot « merci ». C’est souligner le fait que l’équipe est ravie que le candidat les ait choisis. Car il ne faut pas oublier qu’à la base de toute candidature, il y a une personne qui a choisi votre entreprise, qui a imaginé son futur professionnel chez vous, avec vous. C’est précisément cela qui mérite vos sincères remerciements, que vous soyez une multinationale ou une petite entreprise familiale ! Alors osez étendre vos remerciements, en montrant votre gratitude, car c’est bien de cela qu’il s’agit, et non d’un fade « merci ».

     

    Optez pour l’honnêteté

     

    Etre honnête ne veut pas dire être froid. De même qu’être sincère ne veut pas dire manquer de tact. Toutefois, il est important d'être honnête dans ces moments là. Et en plus ce n'est pas si compliqué, il faut simplement :

    • Ne pas tourner autour du pot pendant des lignes et des lignes. Il est mieux de dire ce qu’il en est rapidement, pour prendre le temps d’expliquer par la suite.
    • Ne pas se trouver de fausses excuses. « Vous semblez être trop qualifiés pour... » « Vous auriez été parfait, mais... » « Finalement, le poste n’est pas créé... » Quand les excuses sont fausses ou vides de sens, ça se voit.
    • Savoir dire non. Un non franc et ferme, qui ne laisse aucune place à l’incompréhension du candidat. Le « Non, mais... » est le pire cadeau empoisonné que vous pourrez faire.

    Par contre, un refus est souvent valable pour un moment précis, par rapport à un poste et à l’expérience présente du candidat. Si vous pensez sincèrement que le candidat pourrait avoir du potentiel dans le futur, pour une position différente ou avec plus d’expérience : dites-le-lui ! Mais à l’inverse, si vous savez pertinemment que cette personne ne sera jamais un bon choix pour votre compagnie, ne laissez pas de porte ouverte. Embellir la réalité n’est pas un service que vous rendez au candidat, et cela pourrait vous valoir l’image d’une entreprise qui manque de sincérité.

     email-refus

     

    Soignez vos explications

     

    Pour un candidat qui aurait passé le stade des entretiens, mais plus largement pour n’importe quel candidat, le pire est de recevoir un refus pour lequel la seule explication simpliste serait du type « votre candidature ne correspond pas à ce que nous recherchons ».

    En rédigeant une lettre de refus, vous devez vous assurer que le candidat malheureux ne terminera pas de lire en se demandant « Pourquoi ». C’est le même sentiment que lorsque vous regardez un film et qu’il n’y a pas de véritable fin : rares sont les spectateurs qui n’ont pas envie de crier leur rage !

    Alors par exemple, soulignez ce que votre entreprise recherche, en insistant sur les détails qui ont fait défaut au candidat. Expliquez que vous cherchiez quelqu’un avec plus d’expérience dans tel domaine, quelqu’un qui parlait parfaitement telle langue, quelqu’un qui aurait plus de connaissances sur telle technologie… Encore une fois, soyez honnête. Et n’hésitez pas à donner des conseils sur un ou deux points que le candidat pourrait travailler. Il est plus facile d’accepter un refus lorsque celui-ci est motivé et sincère.

     email-refus-personnalise

     

    Optionnel : invitez les candidats à postuler à nouveau

     

    Si vous pensez qu'un candidat est un bon candidat pour l' entreprise à un autre poste, faites-lui savoir que vous aimeriez qu'il postule pour d'autres opportunités à l'avenir. Cependant, si vous pensez qu'un candidat ne correspond pas à une bonne culture ou à des compétences, il n'est pas nécessaire d'inclure cette invitation dans votre message.

     

     

    Pourquoi est-ce important de justifier la raison de votre refus ?

     

    Juridiquement parlant, lorsqu'un candidat vous envoie sa candidature, et que vous ne souhaitez pas y donner suite, vous n'avez aucune obligation légale à justifier votre choix. Cependant, en 2011, une entreprise s'est retrouvée accusée de discrimination à l'embauche après avoir envoyé un email de refus sans aucune justification précise. Il est vrai que si cette personne s'est vu essuyer plusieurs refus sans ne jamais savoir pourquoi, on comprend qu'elle puisse finir par se poser des questions... Pour l'anecdote, l'entreprise a justifié après coup, avoir préféré la candidature d'un individu plus qualifié. Mais là aussi, petit problème, car il se trouve que l'offre d'emploi ne nécessitait pas un degré de qualification plus élevé que celui détenu par le candidat évincé (ce que la personne n'a pas manqué de souligner). Preuve qu'il faut bien réfléchir aux critères d'embauche lorsque l'on rédige son offre d'emploi et qu'il vaut mieux s'y tenir ! 

     

    Pour en revenir aux prémices de cette affaire, l'important est de retenir qu'il faut toujours penser à justifier la raison de votre refus. Pas seulement, car cela permet d'améliorer votre marque employeur ou de clore un processus en beauté, mais aussi pour redonner de la motivation au candidat et éviter qu'il se sente blessé pour la suite. De plus, cela vous permettra d'éviter de vous retrouver dans la même situation que cette société et donc, de vous dédouaner face à des situations plus extrêmes.

     

     

    Exemples d'emails de refus de candidatures : 

     

    Exemple à ne pas suivre :

     

    "Bonjour,

    Merci d'avoir postulé au [POSTE] chez [ENTREPRISE]. 

    Vos compétences ne nous conviennent pas pour le moment. Malgré votre entretien, nous avons sélectionné un autre candidat. Toutefois, nous conserverons tout de même votre CV dans nos dossiers.

    Bonne continuation."

     

    Votre objectif est de montrer une réelle appréciation pour leurs efforts, pas de donner l'impression qu'un robot l'a écrit. L'expression «CV sur dossier» ne signifie absolument rien pour le demandeur d'emploi. Il est temps que les RH deviennent un peu plus humains ici. Ne les laissez pas penser que leur CV tombe dans un trou noir.

     

    Exemple à suivre : 

     

    "Bonjour PRENOM,

    Nous vous remercions énormément pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise.

    Nous nous concentrons actuellement sur l'embauche des candidats qui ont plus d'expérience… ou "Nous avons décidé de changer la portée du poste qui nous oblige à aller dans une autre direction."

    Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre énergie et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d'expérience dans vos missions précédentes. C'est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste."

     

     

    La mission souvent considérée comme étant la plus difficile pour un recruteur est de couper court à un processus de recrutement avec un candidat. Mais cette étape du processus revient à être d'autant plus difficile si des liens ont eu le temps d'être créés. À présent, vous n'avez plus à appréhender cette étape. Et surtout, pensez à adapter votre email au candidat en fonction de son âge et de sa personnalité, chacun a des attentes différentes. C'est pourquoi une bonne connaissance du candidat vous permettra de mieux personnaliser votre email.

    Téléchargez notre guide pour attirer les candidats de vos rêves

    Articles recommandés

    Templates

    10 templates de mail pour recruter avec succès

    Contrairement à ce que l'on croit, il n'est pas si simple d'envoyer un email qui puisse attirer l'attention des candidat...

    Templates

    8 templates de mail pour améliorer votre marque employeur

    Le processus de recrutement doit aujourd’hui être considéré comme une étape primordiale qui aide à développer la marque ...

    Templates

    7 templates d'email de recrutement

    Les recruteurs peuvent malheureusement passer à côté de bons candidats tout simplement car l’approche n'était pas la bon...

    RIS

    Le RIS : la solution digitale qui fera décoller vos recrutements

    Télécharger gratuitement le livre blanc  >

    5 conseils pour amorcer la transition digitale de vos services R

    Amorcer la transition digitale de vos services RH

    Télécharger gratuitement le livre blanc  >

    Culture entreprise

    La culture d'entreprise au service de vos recrutements

    Télécharger gratuitement le livre blanc  >

    Bien poster son annonce

    Guide ultime pour bien poster son offre d'emploi

    Télécharger gratuitement le livre blanc  >