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Comment humaniser un email de refus de candidature ?

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Charlie
11 JUIN 2019
6 min.

Nous avons tous été amenés, un jour ou l'autre, à recevoir un email nous informant que notre candidature n'a pas été retenue pour le poste convoité... Il s'agit d'une nouvelle désagréable pour le candidat... Mais lorsque l'on regarde de l'autre côté de l'écran, ce n'est pas mieux ! Il est également difficile pour un recruteur de délivrer ce genre de nouvelles. Ne vous culpabilisez pas ! Dans cet article, vous trouverez des tuyaux pour rendre cette étape plus agréable de part et d'autres.

 

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Nous le savons, aucun chercheur d’emploi aime recevoir une lettre de refus, mais aucun employeur aime délivrer la mauvaise nouvelle non plus. Le résultat ? Une lettre ou un e-mail souvent rédigés à la va-vite. Quelques lignes froides, communes et sans-âme. Parce que finalement, un refus c’est comme un pansement qu’on doit enlever, n’est-ce pas ? Si on fait ça vite, c’est douloureux quelques secondes, mais ensuite on oublie !

Pourtant, la lettre de refus est certainement le dernier échange que vous allez avoir avec le candidat malheureux. Un écrit qui marque la fin d’un processus qui a parfois duré plusieurs jours, plusieurs semaines même, avec des discussions, des rencontres, des moments où l’on apprend à se connaître l’un et l’autre. Bref, si vous n’êtes pas du genre à rompre une relation par SMS, voici cinq conseils pour humaniser une lettre de refus.

 

Au-delà du simple « merci »

La version glaciale serait du genre « Merci pour votre candidature au poste de [...] chez [...] mais nous sommes au regret de... ». À ce stade-là, autant envoyer une lettre avec un gros « NEXT » écrit en lettres capitales, ça fera le même effet.


Dire merci, c’est bien plus que le simple fait d’écrire le mot « merci ». C’est souligner le fait que l’équipe est ravie que le candidat les ait choisis. Car il ne faut pas oublier qu’à la base de toute candidature, il y a une personne qui a choisi votre entreprise, qui a imaginé son futur professionnel chez vous, avec vous. C’est précisément cela qui mérite vos sincères remerciements, que vous soyez une multinationale ou une petite entreprise familiale ! Alors osez étendre vos remerciements, en montrant votre gratitude, car c’est bien de cela qu’il s’agit, et non d’un fade « merci ».

 

Choisir l’honnêteté

L’honnêteté n’est pas un prétexte pour être froid. De même qu’être sincère ne veut pas dire manquer de tact. Être honnête, c’est simplement :

  • Ne pas tourner autour du pot pendant des lignes et des lignes. Il est mieux de dire ce qu’il en est rapidement, pour prendre le temps d’expliquer par la suite.
  • Ne pas se trouver de fausses excuses. « Vous semblez être trop qualifiés pour... » « Vous auriez été parfait, mais... » « Finalement, le poste n’est pas créé... » Quand les excuses sont fausses ou vides de sens, ça se voit.
  • Savoir dire non. Un non franc et ferme, qui ne laisse aucune place à l’incompréhension du candidat. Le « Non, mais... » est le pire cadeau empoisonné que vous pourrez faire.

Par contre, un refus est souvent valable pour un moment précis, par rapport à un poste et à l’expérience présente du candidat. Si vous pensez sincèrement que le candidat pourrait avoir du potentiel dans le futur, pour une position différente ou avec plus d’expérience : dites-le-lui ! Mais à l’inverse, si vous savez pertinemment que cette personne ne sera jamais un bon choix pour votre compagnie, ne laissez pas de porte ouverte. Embellir la réalité n’est pas un service que vous rendez au candidat, et cela pourrait vous valoir l’image d’une entreprise qui manque de sincérité.

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Soigner vos explications

Pour un candidat qui aurait passé le stade des entretiens, mais plus largement pour n’importe quel candidat, le pire est de recevoir un refus pour lequel la seule explication simpliste serait du type « votre candidature ne correspond pas à ce que nous recherchons ».

En rédigeant une lettre de refus, vous devez vous assurer que le candidat malheureux ne terminera pas de lire en se demandant « Pourquoi ». C’est le même sentiment que lorsque vous regardez un film et qu’il n’y a pas de véritable fin : rares sont les spectateurs qui n’ont pas envie de crier leur rage !

Alors par exemple, soulignez ce que votre entreprise recherche, en insistant sur les détails qui ont fait défaut au candidat. Expliquez que vous cherchiez quelqu’un avec plus d’expérience dans tel domaine, quelqu’un qui parlait parfaitement telle langue, quelqu’un qui aurait plus de connaissances sur telle technologie… Encore une fois, soyez honnête. Et n’hésitez pas à donner des conseils sur un ou deux points que le candidat pourrait travailler. Il est plus facile d’accepter un refus lorsque celui-ci est motivé et sincère.

 

Mettre en valeur une force

Pour cela, évitez les phrases toutes faites telles que les « Nous avons été impressionnés par votre expérience, mais... ». Ça sent le template à plein nez, le truc pas sincère, la phrase qu’on écrit à tout le monde quand on ne se souvient plus du candidat.

Mettre en valeur une force va évidemment vous demander un petit travail au préalable, celui d’identifier cette force. Ce sera certainement plus facile pour certains et plus complexe pour d’autres, mais avec un CV, une lettre de motivations, et peut-être un ou plusieurs entretiens, vous devriez être capable d’identifier au moins une réussite professionnelle, un projet personnel, un trait de caractère qui s’est dégagé…

Cette étape est importante car après lui avoir fait part des points qui faisaient défaut (paragraphe précédent), cela vous permet d’insister sur quelque chose de positif chez le candidat, quelque chose qu’il devrait oser mettre plus en valeur lors de ses futurs entretiens par exemple.

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Oser se mouiller

Le pire pour un candidat refusé est de recevoir une lettre pour laquelle personne ne semble prendre ses responsabilités. Ce genre de missive anonyme, au nom de la compagnie, signée par « le service des ressources humaines », « l’équipe XYZ », ou bien carrément pas signée du tout. Ce type de texte insipide presque rédigé avec la formulation « On ». « On » est désolé. « On » vous remercie. « On » vous souhaite bon courage.

Non, une lettre de refus humaine, c’est une lettre ou quelqu’un se mouille, ou quelqu’un de l’entreprise n’a pas peur de s’engager au nom de celle-ci. C’est « Nous » et « Je », pas « On ». Et surtout, il y a un nom en bas de la page, une signature, un numéro de téléphone, une adresse e-mail. La lettre de refus ne doit pas être rédigée par une entité abstraite. Ce n’est pas une machine qu’il y a en arrière de ces mots, de ces phrases. C’est une personne, un humain, quelqu’un qui un jour, a lui aussi été à la place du candidat.

 

Pourquoi est-ce important de justifier la raison de votre refus ?

Juridiquement parlant, lorsqu'un candidat vous envoie sa candidature, et que vous ne souhaitez pas y donner suite, vous n'avez aucune obligation légale à justifier votre choix. Cependant, en 2011, une entreprise s'est retrouvée accusée de discrimination à l'embauche après avoir envoyé un email de refus sans aucune justification précise. Il est vrai que si cette personne s'est vu essuyer plusieurs refus sans ne jamais savoir pourquoi, on comprend qu'elle puisse finir par se poser des questions... Pour l'anecdote, l'entreprise a justifié après coup, avoir préféré la candidature d'un individu plus qualifié. Mais là aussi, petit problème, car il se trouve que l'offre d'emploi ne nécessitait pas un degré de qualification plus élevé que celui détenu par le candidat évincé (ce que la personne n'a pas manqué de souligner). Preuve qu'il faut bien réfléchir aux critères d'embauche lorsque l'on rédige son offre d'emploi et qu'il vaut mieux s'y tenir ! 

Bref. Pour en revenir aux prémices de cette affaire, l'important est de retenir qu'il faut toujours penser à justifier la raison de votre refus. Pas seulement, car cela permet d'améliorer votre marque employeur ou de clore un processus en beauté, mais aussi pour redonner de la motivation au candidat et éviter qu'il se sente blessé pour la suite. De plus, cela vous permettra d'éviter de vous retrouver dans la même situation que cette société et donc, de vous dédouaner face à des situations plus extrêmes.

 

 

La mission souvent considérée comme étant la plus difficile pour un recruteur est de couper court à un processus de recrutement avec un candidat. D'ordinaire, les recruteurs sont généralement considérés comme étant des personnes aux qualités humaines fortes, et heureusement ! Mais cette étape du processus revient donc à être encore plus difficile d'autant plus si des liens ont eu le temps d'être créés. Pour vous accompagner dans cette étape et vous donner toutes les clefs nécessaires pour réussir cette transition, nous vous avons élaboré des templates d'emails de refus qui ont déjà fait leurs preuves. À présent, vous n'avez plus à appréhender cette étape. Faites-vous confiance, soyez franc, transparent, compatissant et humain et personne ne pourra vous rapprocher quoi que ce soit. Enfin, pensez à vous adapter au candidat en question. En fonction de son âge, de sa personnalité, chacun a des attentes des différentes et c'est pourquoi une connaissance du candidat vous permettra de mieux appréhender la situation.

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