Comment choisir son logiciel de recrutement (ATS) ?

Les logiciels de recrutement, ou ATS, sont de plus en plus présents dans les ressources humaines. Et pour cause, ils ont prouvé leur efficacité en révolutionnant totalement les méthodes de recrutement. On parle même aujourd'hui d'e-recrutement ! Cependant, s'équiper d'un outil est loin d'être un choix anodin. Alors, comment faire son choix ? Quels sont les critères essentiels ? Découvrez nos conseils.

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Les ATS ou Applicant Tracking System sont des outils de gestion et de suivi de candidatures qui connaissent un succès grandissant auprès des ressources humaines. En effet, selon une étude de RegionsJob, près d'un recruteur sur deux disposait d'un logiciel de recrutement en 2019. Et pour cause, ces outils permettent de simplifier les processus RH et optimiser les recrutements, en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée du quotidien. Cependant, il n'est pas facile de s'y retrouver parmi toutes les solutions disponibles. Suivez nos conseils pour faire le bon choix !

#1. Définissez et analysez vos besoins

Comme tout projet, il est important de bien définir vos besoins en amont afin d'être sûr de choisir l'outil qui correspondra et répondra parfaitement à vos problématiques. Chaque entreprise est différente et a son propre mode de fonctionnement lorsqu'il s'agit de recrutement : certaines recrutent deux personnes dans le mois, d'autres une centaine, certaines misent tout sur les compétences techniques alors que d'autres accordent plus d'importance aux soft skills, etc. Alors, pour définir une stratégie cohérente avec vos besoins, découvrez les 5 questions à se poser. 

Pourquoi s'équiper d'un logiciel de recrutement ? 

Il est important de revenir sur les raisons qui ont motivé votre décision. C'est celles-ci qui détermineront les fonctionnalités essentielles de votre futur outil. Généralement, les ressources humaines utilisent un ATS pour optimiser leurs processus de recrutement et en finir avec les tâches rébarbatives du quotidien, comme la publication manuelle d'offres sur les sites emploi. Avec cette question, vous clarifiez votre besoin et vos attentes envers l'outil. Il peut par exemple s'agir : 

• Gagner du temps : vous souhaitez mettre fin aux tâches chronophages du quotidien.
• Simplifier le processus de recrutement : vous souhaitez tout centraliser sur une seule et même plateforme pour avoir une meilleure visibilité de vos recrutements. 
• Digitaliser votre activité : vous souhaitez passer au recrutement 2.0 et vous équiper d'outils pour entamer cette transition digitale.

Quels sont vos besoins de recrutement ? 

Les ATS sont là pour vous aider à mieux gérer vos candidatures et à piloter plus facilement vos campagnes de recrutement. Même si vous n'avez pas de recrutements dans l'immédiat, vous pouvez vous doter d'un ATS pour anticiper une grande session de recrutement à venir. Pour déterminer vos besoins en recrutement, réfléchissez à ces éléments :

• Le nombre de recrutements dans l'année ou dans le mois. 
• Le nombre de candidatures en moyenne par offre.
• Le type de candidats que vous souhaitez recruter : profil type, métiers recherchés, etc.

Qui utilisera l'outil ? 

Les ATS sont un bon moyen d'instaurer un recrutement collaboratif en invitant les managers à participer au processus de recrutement. Ainsi, les ressources humaines ne sont pas forcément les seuls utilisateurs du logiciel. De même, les managers n'auront pas les mêmes accès ou fonctionnalités qu'un RH. Vous pourrez ainsi ajuster vos critères lors du choix de la solution :

• Définissez les personnes qui auront accès à l'outil, ainsi que leurs rôles : managers, consultants, directeurs, etc.
• Comptez le nombre de personnes qui auront accès à l'outil, cela vous permettra de prévoir votre budget. En effet, les accès ne sont pas toujours illimités.

Quel est le budget prévu ? 

Le prix des ATS peut varier d'un outil à l'autre, selon ses fonctionnalités ou le nombre d'utilisateurs ayant accès à la plateforme. Il est également possible de choisir son type de paiement : mensuel ou annuel. N'hésitez donc pas à faire le point avec votre hiérarchie et à réfléchir au budget que vous pensez pouvoir allouer avant d'entamer votre benchmark. Cela vous permettra de faire un premier tri et de mettre de côté les solutions trop coûteuses.

#2. Réalisez un benchmark 

Le benchmark, c'est l'étape qui va vous permettre d'analyser chaque outil pour ensuite faire un comparatif des différentes solutions. C'est une étape essentielle pour être de sûr de choisir l'outil qui vous correspond et surtout, qui apporte des solutions à vos problématiques. Cependant, même avec vos besoins préalablement définis, il n'est pas toujours facile de savoir les critères essentiels à analyser. Découvrez les étapes à suivre et à analyser pour réussir votre benchmark. 

Choisissez les fonctionnalités essentielles à l'outil

Un bon ATS doit pouvoir proposer des fonctionnalités essentielles comme la multidiffusion ou la gestion des candidatures. Néanmoins, certains proposent également de la cooptation ou du sourcing. Nous vous conseillons donc de classer ces différentes options par ordre d'importance, selon vos besoins. Cela vous aidera à faire votre choix par la suite. Mais avant cela, retour les principales fonctionnalités des ATS :

• Gestion des candidatures : centralisation et tri des CV.
• Multidiffusion des offres d'emploi sur les sites emploi.
• Messages automatiques et personnalisables. 
• Collaboration avec vos collègues. 
• Création de viviers.
• Sourcing candidat. 
• Création de site carrière.
• Cooptation.

Analysez les fonctionnalités spécifiques

La plupart des ATS proposent des fonctionnalités classiques plus ou moins similaires et il n'est pas toujours facile de faire son choix. Alors, pour les différencier, vous pouvez analyser les petits-plus, comme le service client ou la conformité RGPD. Cela vous permettra de recruter en toute tranquillité. Regardez notamment :

• Les sites emploi partenaires.
• L'interface utilisateur et l'ergonomie de l'outil.
• Le service client. 
• La flexibilité des offres (différents types d'abonnements ? Avec ou sans engagement ?).
• La conformité RGPD.
• Le type de logiciel : SaaS (en ligne) ou On-premise (à installer sur l'ordinateur). 

Comparez plusieurs solutions pour choisir

Voici la dernière étape de votre benchmark ! À ce stade, il doit probablement vous rester deux ou trois logiciels de recrutement, mais parfois, la décision n'est pas évidente. Alors, pour vous aider à prendre la bonne décision, voici nos conseils :

• Téléchargez le cahier des charges pour comparer les solutions concrètement.
• Consultez les avis ou témoignages clients.
• Faites tester la solution à vos collègues.
• Analysez la présence en ligne de l'outil : réseaux sociaux, blog, etc. 
• Suivez votre instinct ! Parfois, ce sera le côté humain et le feeling avec les équipes qui feront la différence. 

Pour conclure, choisir son logiciel de recrutement n'est pas forcément évident dès le départ. Il est facile de se perdre parmi toutes les possibilités, mais en suivant ces quelques conseils, nous n'avons aucun doute sur le fait que vous arriverez à trouver l'outil qui correspondra à vos attentes et qui vous aidera à recruter le candidat de vos rêves.