Tirer profit de votre logiciel de recrutement en 5 étapes

Que cela s’appelle « logiciel de recrutement », « système de gestion des candidats », « Applicant Tracking System » ou ATS pour les intimes, vous en utilisez certainement déjà un au quotidien pour vous assister dans votre processus de recrutement. Cependant, vous n’êtes pas certain d’en tirer le maximum. Comment faire alors pour utiliser ce type d’outil de manière optimale ?

>> Notre livre blanc vous donne plus d'explications sur le fait que les ATS sont aujourd’hui indispensables dans un processus de recrutement. 

#1. Faites un choix éclairé

C’est un conseil tout aussi valable si vous utilisez déjà un logiciel de recrutement et que vous n’avez jamais pris le temps de bien étudier les différentes possibilités qui s’offraient à vous. Faire un choix éclairé, c’est d’abord comparer ! En clair, il s'agit de rechercher les différents ATS sur le marché, comparer leurs services, leurs prix, les options… Aussi, lisez attentivement les commentaires des utilisateurs réguliers, et même, osez contacter les équipes en arrière du logiciel et échangez avec eux sur vos besoins et vos attentes. L’objectif ? Trouver LE logiciel qui vous correspondra le mieux et vous permettra d'attirer les candidats de vos rêves.

Deuxième étape : c’est comme acheter un pantalon. Il est plus raisonnable de l’essayer avant, car vous ne voulez pas que ce soit inconfortable ou qu’il ne soit pas du tout à votre taille. Alors faites un test ! Mais testez l’ATS sérieusement, en l’utilisant à son plein potentiel, afin de vous assurer que vous voulez véritablement l’intégrer dans votre processus de recrutement. Si aucune période d’essai ne vous est proposée, passez votre chemin. 

#2. Optimisez l’utilisation du logiciel de recrutement

Apprendre et comprendre

Un logiciel de recrutement a beau être intuitif, il vous faut l’apprivoiser, ou plus clairement, il vous faut apprendre et comprendre comment l’utiliser pour en faire le meilleur usage possible. Cela peut passer par la notice d’utilisation bien sûr, mais il n’y a rien de mieux que d'apprendre par vous-même en essayant gratuitement ! Car un bon ATS se doit d’avoir une utilisation intuitive, facile à comprendre par soi-même. Certains outils proposent également un onboarding avec une personne en interne de manière à prendre en main le logiciel le plus simplement et rapidement possible.

Explorer et prendre plaisir 

Une fois pris en main, il faut explorer le logiciel, utiliser l’ensemble de ses options. Par exemple, si vous n’utilisez un ATS que pour trier des CV, c’est comme avoir une Apple Watch au poignet et l’utiliser uniquement pour savoir l’heure. L’objectif d’une telle exploration des possibilités est de prendre plaisir à utiliser un tel logiciel : il ne doit pas être vu comme une contrainte, mais comme une aide presque ludique qui continuera à vous faire aimer votre travail !

Développer son utilisation

Enfin, une fois que vous maîtrisez mieux le logiciel et que vous connaissez ses possibilités, les choses sérieuses commencent. Le plus souvent, il va s’agir de formules payantes, avec différentes options et possibilités étendues. Certaines entreprises vont toujours choisir le moins cher, pour faire des économies. D’autres vont toujours choisir le plus cher, pensant que ce sera mieux pour tirer le maximum du logiciel. Mais soyons honnêtes, le plus important est de choisir la formule qui correspond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise, d’où l’importance de maîtriser le logiciel avant de faire un choix. Et il ne faut pas hésiter à discuter avec les développeurs de l’ATS qui vous aideront à sélectionner ce qui est le plus adapté à votre situation !

#3. Intégrez le logiciel dans une démarche humaine

Avec un ATS, le recrutement ne sera pas automatique, vous et votre équipe en serez toujours les artisans. Le logiciel sera un outil qu’il vous faudra correctement intégrer dans votre processus, en étudiant étape par étape comment il pourra vous permettre d’effectuer les tâches habituelles : poster des offres, réceptionner des candidatures, envoyer des réponses par e-mail, sélectionner les candidats...

Le conseil de Flatchr : Il est important de laisser la liberté à votre équipe d’utiliser d’autres outils complémentaires selon vos besoins et vos habitudes (jobboards, réseaux sociaux, site Web d’entreprise…). L’objectif de se munir d’un logiciel de recrutement est de faciliter la tâche à l’équipe RH en automatisant des tâches chronophages. Non pas pour faire en sorte de travailler moins, mais pour recentrer le travail de votre équipe sur le cœur du métier : sélectionner les meilleurs talents ! 

#4. Profitez du logiciel pour améliorer votre recrutement

Pour tirer pleinement profit d’un ATS, il va en effet falloir accepter qu’il vienne chambouler votre processus de recrutement, mais dans le bon sens du terme (on vous le promet !). Si la première étape est d’intégrer pas à pas le logiciel de recrutement dans vos démarches, alors la deuxième étape est d’user des possibilités offertes par l’outil pour améliorer les choses, et surtout pour innover !

Par exemple, un bon ATS vous permettra de mettre en place un processus de sourcing afin de développer un CVthèque de candidats, plutôt que de toujours recruter en fonction des besoins à un instant T. Plus encore, un bon ATS vous offrira des options pour faciliter la cooptation, et aisément intégrer à votre routine cette technique de recrutement moderne et incroyablement efficace.

Enfin, vous devriez pouvoir profiter de données statistiques qui peuvent s'avérer très utiles. Elles vont, entre autres, vous permettre de savoir d’où viennent les candidatures et vous faire gagner en efficacité dans vos recrutements futurs.

#5. Osez vous faire aider !

Un logiciel de recrutement n’est pas juste une page Web avec quelques boutons d’action par-ci par-là. C’est avant tout une équipe motivée, professionnelle, et qui connaît le domaine des RH. Ainsi, pour être sûr de tirer profit au maximum de votre ATS, osez vous faire aider pas les développeurs de la plateforme, car ils en connaissent les moindres secrets !

L'ATS est donc un outil qui peut révolutionner votre stratégie RH en vous aidant à mettre en place des méthodes de recrutement innovante tout en gagnant du temps sur des tâches chronophages. Mais pour cela, il est important de faire bon usage de cet outil qui peut être vu comme un casse tête, ou bien comme un indispensable !