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Comment tirer le meilleur profit de votre logiciel de recrutement ?

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Sylvain
08 FÉVRIER 2019
7 min.

Que cela s’appelle « logiciel de recrutement », « système de gestion des candidats », « Applicant Tracking System » ou ATS pour les intimes, vous en utilisez certainement déjà un au quotidien pour vous assister dans votre processus de recrutement. Cependant, vous n’êtes pas certain d’en tirer le maximum. Comment faire alors pour utiliser ce genre d’outil de manière optimale ?

En tant que spécialistes dans ce domaine, notre premier conseil sera évidemment de bien comprendre ce qu’est un ATS, à quoi ce type de logiciel peut véritablement être utile dans votre service RH et quels sont les bénéfices qu’il peut vous apporter au jour le jour. 

 

Notre livre blanc vous donne plus d'explications sur le fait que les ATS sont aujourd’hui indispensables dans un processus de recrutement. 

 

Mais alors comment faire pour tirer profit au maximum de votre logiciel de recrutement, me direz-vous ? Et bien cela se concentrent en 5 grandes étapes !

 

1# Faites un choix éclairé

C’est un conseil tout aussi valable si vous utilisez déjà un logiciel de recrutement et que vous n’avez jamais pris le temps de bien étudier les différentes possibilités qui s’offraient à vous. Faire un choix éclairé, c’est d’abord comparer ! En clair, c’est faire du lèche-vitrine : rechercher les différents ATS sur le marché, comparer les services, les prix, les options… Aussi, lisez attentivement les commentaires des utilisateurs réguliers, et même, osez contacter les équipes en arrière du logiciel et échanger avec eux sur vos besoins et vos attentes. L’objectif ? Trouver LE logiciel qui vous correspondra le mieux.

Deuxième étape : c’est comme acheter un pantalon. Il est plus raisonnable de l’essayer avant, car vous ne voulez pas que ce soit inconfortable ou qu’il ne soit pas du tout à votre taille. Alors faites un test ! Mais testez l’ATS sérieusement, en l’utilisant à son plein potentiel, afin de vous assurer que vous voulez véritablement l’intégrer dans votre processus de recrutement. Si aucune période d’essai ne vous est proposée ? Passez votre chemin. 

 Choisissez bien votre ATS.

 

2# Optimisez l’utilisation du logiciel de recrutement

Si on vous donne une voiture mais que vous n’avez jamais appris à conduire, il n’est pas certain que vous en faisiez grand usage ! Sauf si la voiture est un de ces nouveaux concepts de Google ou de Tesla qui se conduit tout seul…

 

  • Apprendre et comprendre

Et un logiciel de recrutement, c’est un peu la même idée : vous n’avez pas vraiment besoin d’avoir de formation poussée pour l’utiliser, parce que c’est intuitif et que ça « se conduit tout seul ». Cependant, il vous faut l’apprivoiser, ou plus clairement, il vous faut apprendre et comprendre comment l’utiliser. Cela peut passer par la notice d’utilisation bien sûr, mais pour confirmer ce que nous disions dans le point précédent, il n’y a rien de mieux que vous mettre au volant et apprendre par vous-même en essayant gratuitement ! Car un bon ATS se doit d’avoir une utilisation intuitive, facile à comprendre par soi-même.

 

  • Explorer et prendre plaisir 

Une fois pris en main, il faut explorer le logiciel, oser utiliser l’ensemble de ses options. Par exemple, si vous n’utilisez un ATS que pour trier des CV, c’est comme avoir une Apple Watch au poignet et l’utiliser uniquement pour savoir l’heure (idiot, n’est-ce pas ?). L’objectif d’une telle exploration des possibilités est de prendre plaisir à utiliser un tel logiciel : il ne doit pas être vu comme une contrainte, mais comme une aide presque ludique qui continuera à vous faire aimer votre travail !

 

  • Développer son utilisation

Enfin, une fois que vous connaissez mieux le logiciel et que vous connaissez ses possibilités, les choses sérieuses commencent. Le plus souvent, il va s’agir de formules payantes, avec différentes options et possibilités étendues. Certaines entreprises vont toujours choisir le moins cher, pour faire des économies. D’autres vont toujours choisir le plus cher, pensant que ce sera mieux pour tirer le maximum du logiciel. Mais soyons honnêtes, le plus important est de choisir la formule qui correspond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise, d’où l’importance de maîtriser le logiciel avant de faire un choix. Et il ne faut pas hésiter à discuter avec les développeurs de l’ATS qui vous aideront à sélectionner ce qui est le plus adapté à votre situation !

 

3# Intégrez le logiciel dans une démarche humaine

 Intégrez un logiciel dans un objectif de favoriser l'humain.

Planter un clou. Ça fonctionne très bien avec le talon d’une vieille chaussure. Mais maintenant qu’on vous a donné un marteau et que vous avez rapidement déduit comment l’utiliser, c’est bien plus simple, rapide et efficace. Cependant, si vous n’êtes pas là pour tenir le clou, tenir le marteau et faire le mouvement, rien ne se passera !

Avec un ATS, même principe. Le recrutement ne sera pas automatique, vous et votre équipe en serez toujours les artisans. Le logiciel sera un outil qu’il vous faudra correctement intégrer dans votre processus, en étudiant étape par étape comment il pourra vous permettre d’effectuer les tâches habituelles : poster des offres, réceptionner des candidatures, envoyer des réponses par e-mail, sélectionner les candidats...

Notre conseil : sachez utiliser un ATS lorsqu’il le faut, mais aussi comprendre qu’il peut ne pas représenter une solution pour tout. Ainsi, il est important de se laisser la liberté à votre équipe d’utiliser d’autres outils complémentaires selon vos besoins et vos habitudes (jobboards, réseaux sociaux, site Web d’entreprise…). L’idée en arrière d’un logiciel de recrutement est de faciliter la tâche de l’équipe RH, d’automatiser vos démarches, de les rendre plus fluides, plus faciles à répéter, plus efficaces et plus fiables. Non pas pour faire en sorte de travailler moins, mais pour recentrer le travail de votre équipe sur le cœur du métier : sélectionner les meilleurs talents ! 

 

4# Profitez du logiciel pour améliorer votre recrutement

 

Pour tirer pleinement profit d’un ATS, il va en effet falloir accepter qu’il vienne chambouler votre processus de recrutement, mais dans le bon sens du terme (on vous le promet !). Si la première étape est d’intégrer pas à pas le logiciel de recrutement dans vos démarches, alors la deuxième étape est d’user (et d’abuser) des possibilités offertes par l’outil pour améliorer les choses, et surtout pour innover !

Par exemple, un bon ATS vous permettra de mettre en place un processus de sourcing afin de développer un pipeline de candidats, plutôt que de toujours recruter en fonction des besoins à un instant T


Plus encore, un bon ATS vous offrira des options pour faciliter la cooptation, et aisément intégrer à votre routine cette technique de recrutement moderne et incroyablement efficace.


Enfin, vous devriez pouvoir profiter de données statistiques qui ne sont pas là pour faire jolies ! Elles vont, entre autres, vous permettre de savoir d’où viennent les candidatures et vous faire gagner en efficacité dans vos recrutements futurs.

 

5# Osez vous faire aider !

Pour conclure, un logiciel de recrutement n’est pas juste une page Web avec quelques boutons d’action par-ci par-là. C’est avant tout une équipe motivée, professionnelle, et qui connaît le domaine des RH. Ainsi, pour être sûr de tirer profit au maximum de votre ATS, osez vous faire aider pas les (gentils) humains en arrière de la machine !

Que ce soit au niveau technique ou du recrutement en soi, ils devraient pouvoir vous prêter main-forte, vous donner des conseils pratiques et faire en sorte d’optimiser vos démarches. 

Pourquoi l'outil de recrutement type ATS est-il devenu indispensable ?

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