Exemples et meilleures pratiques de guide d’entretien

Le guide d’entretien est la clé d’un processus de sélection optimisé. On vous dévoile de quoi il est composé et comment le construire grâce à un exemple détaillé. 

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Comprendre ce qu’est un guide d’entretien en recrutement

Qu’est-ce qu’un guide d’entretien en recrutement ? 

Le guide d’entretien peut être défini comme un document minutieusement conçu pour orienter et structurer les entretiens avec les divers candidats. Bien plus qu’une simple liste de questions, il s’agit plutôt d’un plan destiné à orienter l’entretien avec des questions ciblées.

Ce guide joue un rôle central pour évaluer finement les compétences et les aptitudes des candidats et recueillir de façon cohérente les différentes informations en vue de prendre des décisions objectives. 

Quelle est la différence entre grille d’entretien et guide d’entretien ?

Il est important de ne pas confondre un guide d’entretien avec une grille d’entretien. La grille d’entretien est un outil plus succinct qui répertorie les compétences et les qualités recherchées chez un candidat, tandis que le guide d’entretien est plus complet et détaillé, comprenant des questions spécifiques à poser aux candidats.

Pourquoi est-ce important de réaliser un guide d’entretien ?

La création d’un guide d’entretien n’est pas une tâche anodine, elle est indispensable pour plusieurs raisons essentielles :

• Structurer l’échange lors de l’entretien de recrutement : Un guide d’entretien rythme la conversation tout en garantissant que chaque candidat est évalué de manière cohérente. Cela facilite ensuite la comparaison des performances.
• Eviter les biais cognitifs : Il aide à éviter les préjugés et les biais du recruteur en fournissant des critères d’évaluation objectifs et standardisés.
• Optimiser son temps : En concentrant l’entretien sur les aspects essentiels du poste, le guide d’entretien permet d’optimiser le temps du recruteur, mais aussi du candidat.
• Améliorer la prise de décision : Les informations recueillies à l’aide du guide d’entretien réduisent le risque d’erreurs lors du choix de la nouvelle recrue. 

Les 4 étapes à suivre pour réaliser votre guide d’entretien 

#1. La préparation préalable

La première étape cruciale de la création d’un guide d’entretien consiste à effectuer une préparation minutieuse. Cette phase comprend plusieurs aspects :

La recherche préliminaire

Pour comprendre les exigences du poste, il est impératif de mener une recherche approfondie sur la description du travail et les compétences requises. Cette étape vous permettra de déterminer les qualifications clés que vous recherchez chez les candidats.

L’identification des compétences

Une fois que vous avez une vision claire du poste, identifiez les compétences spécifiques et les qualités personnelles nécessaires pour réussir dans ce rôle. Cela vous aidera à élaborer des questions pertinentes.

#2. La structuration des questions

Une fois la phase de préparation achevée, il est temps de passer à la création des questions qui composeront votre guide d’entretien. Pour ce faire, suivez ces conseils :

Les questions semi-structurées

Optez pour des questions qui offrent une certaine flexibilité tout en maintenant une structure globale. Cela permettra aux candidats de s’exprimer librement tout en vous permettant de recueillir des informations cohérentes.

Les questions structurées

Intégrez des questions spécifiques qui visent à évaluer des compétences techniques ou comportementales essentielles pour le poste. Ces questions doivent être formulées de manière à obtenir des réponses précises et comparables entre elles.

#3. Respecter un ordre logique et stratégique

L’ordre des questions dans votre guide d’entretien doit être pensé de manière stratégique. Il doit permettre que l’entretien se déroule de manière fluide et que toutes les informations nécessaires soient bien collectées. Voici quelques principes de base :

Réfléchissez à une progression logique

Organisez les questions de manière à ce qu’elles suivent une progression naturelle, de l’introduction générale à des questions plus spécifiques sur les compétences et l’expérience.

Insérez des questions ouvertes et propices à la discussion

Commencez généralement par des questions ouvertes qui permettent au candidat de se présenter et de s’exprimer librement. Cela lui permettra aussi de se détendre et d’être plus à l’aise pour la suite de l’entretien. 

#4. Choisir les bonnes questions en fonction de ses besoins

Enfin, il est crucial de choisir judicieusement les questions en fonction des besoins spécifiques du poste à pourvoir. Cela implique de 

Personnaliser vos questions

Adaptez votre guide d’entretien à chaque poste vacant en choisissant des questions qui ciblent les compétences et les qualités requises.

Faire preuve de flexibilité

Restez ouvert à la modification de votre guide d’entretien en fonction des candidats et de leurs réponses. Prévoyez aussi de faire régulièrement le point sur votre guide d’entretien pour l’ajuster. 

Exemples pratiques et astuces pour réussir vos guides d’entretien

Présentation d’un guide d’entretien de recrutement : l’exemple pas-à-pas ! 

Pour cet exemple, nous allons imaginer que vous cherchez à recruter un gestionnaire de paie. Voici comment vous pouvez procéder :

1️⃣ En introduction 

Laisser le candidat se présenter à l’aide de cette question ouverte : “Pouvez-vous présenter votre parcours en décrivant votre expérience en paie ainsi que vos compétences clés ?”

2️⃣ Les compétences techniques 

• La connaissance de la législation sociale en gestion de la paie est déterminante

“Comment réalisez-vous le suivi des évolutions législatives en paie et comment procédez-vous pour assurer la conformité légale de vos paies ?

• La gestion globale d’un processus de paie implique des compétences organisationnelles indispensables pour produire une paie fiable.

“Décrivez-moi de façon détaillée votre processus de traitement de la paie en fonction des diverses échéances à respecter ?”

• Le calcul des charges sociales doit être effectué avec rigueur pour éviter toute erreur de paie et dans la comptabilité de l’entreprise.

“Comment calculez-vous les charges sociales liées à votre paie et comment vous assurez-vous de l’exactitude du calcul réalisé ? 

• Les logiciels utilisés : Il est loin le temps où les gestionnaires de paie effectuaient les paies sans l’appui d’un logiciel. Par conséquent, leur maîtrise est essentielle. 

“Quels logiciels de paie avez-vous déjà utilisé et quel en est votre niveau de maîtrise ?”. Cette question devra bien sûr être mise en relation avec la fiche de poste. 

3️⃣ Les compétences relationnelles 

• Les interactions au sein d’une équipe sont déterminantes et sont souvent un gage de performance

“Pouvez-vous me citer une situation durant laquelle votre équipe a été confrontée à un problème complexe de paie et comment avez-vous collaboré pour résoudre ce dernier ?”.

• Les interactions avec les autres salariés

Les interactions avec les autres salariés sont aussi cruciales. En effet, il est important d’évaluer la manière dont le candidat interagit en cas de malentendu afin de maintenir un climat social apaisé. 

4️⃣ La gestion des données et la formation

• En matière de gestion de la paie, les données sont considérées comme sensibles et impliquent donc une gestion particulière.

Il s’agit à la fois de veiller à ce que les données soient bien conservées, mais aussi qu’elles le soient en toute confidentialité.

Votre guide d’entretien abordera alors ce point à travers des questions : “Comment gérez-vous la conservation des dossiers de paie ?” et “Comment vous assurez-vous de la confidentialité des données sensibles de paie ?”.  

• En matière de formation

La législation sociale étant fluctuante, il est nécessaire de se former régulièrement. Vous pouvez poser cette question : “Quelles sont les dernières formations paie ou RH que vous avez suivies pour maintenir vos connaissances à jour ?”.

Nos 3 astuces pour rédiger un guide d’entretien (vraiment) performant

Maintenant que le guide d’entretien est plus clair, il est temps pour nous de vous délivrer nos trois astuces qui vous permettront de rédiger un guide d’entretien utile… En d’autres mots, un guide qui ne finira pas dans les méandres de votre fichier téléchargement ! 

#1. Soyez clair et concis

La simplicité est la clé. Formulez des questions simples et directes. Évitez les longs préambules qui pourraient perturber la communication avec le candidat. 

#2. Variez les types de questions

Ne vous limitez pas à un seul type de question. Utilisez une combinaison de questions ouvertes, fermées, comportementales et situationnelles pour obtenir une vue d’ensemble complète du candidat. Cela garantit que vous explorez divers aspects de sa personnalité et de ses compétences. Surtout, veillez à éviter les questions pièges qui mettront mal à l’aise votre candidat. 

#3. Soyez flexible

La réalité de l’entretien peut être imprévisible. N’hésitez pas à adapter votre guide d’entretien en fonction des réponses du candidat. Les questions ont vocation à rythmer l’entretien et peuvent souvent révéler des informations cruciales que vous n’aviez peut-être pas anticipées. 

Pour conclure

Le guide d’entretien est un atout essentiel pour des recrutements réussis. Que cela soit pour dénicher de meilleurs talents comme pour améliorer l’expérience candidat, son utilisation est souvent très profitable. En effet, il vous aidera à mieux structurer vos entretiens, à éliminer les biais et donc à gagner du temps. 

En suivant nos conseils et en vous appuyant sur notre exemple, vous avez toutes les cartes en main pour bien utiliser le guide d’entretien de recrutement !