Comment créer et améliorer vos KPI avec votre équipe de recrutement ?

En tant que recruteur, vous êtes confronté chaque jour à des défis de taille : une pénurie de talents qui ne cesse de croître, des candidats plus exigeants que jamais, et une concurrence féroce entre entreprises pour attirer les meilleurs profils. Mais comment assurer le succès de votre équipe de recrutement dans ce contexte ? La clé réside dans une approche structurée et mesurable : les KPI (indicateurs clés de performance) !

Pour rendre cette démarche concrète, laissez-nous vous raconter l’histoire de Jérémy, récemment promu responsable recrutement dans une entreprise de fabrication de vélos en Vendée.  Son parcours en quatre étapes illustre comment des KPI bien définis peuvent transformer une équipe.

Pourquoi créer des KPI pour votre équipe de recrutement ?

Jérémy est responsable d’une équipe de quatre recruteurs :

• Anne-Geneviève, chargée des alternants.
• Paula, responsable des stagiaires, saisonniers et contrats à durée déterminée.
• Guillaume, recruteur des techniciens et cadres en CDI.
• Paul, chargé des ouvriers en CDI.

Au début, Jérémy se fiait à des évaluations informelles pour mesurer la performance de son équipe. Mais très vite, il constate les limites de cette méthode : des erreurs de jugement fréquentes, un manque de motivation et une confusion générale sur les attentes.

Exemple concret : Jérémy s’aperçoit qu’Anne-Geneviève envoie 30 messages d’approche par mois aux alternants, mais qu’elle ne reçoit que 2 réponses positives. Sans données structurées, il est difficile d’identifier si le problème vient de la qualité des messages, des critères de recherche, ou d’un autre facteur.

C'est là que les KPI de recrutement entrent en jeu. En introduisant des indicateurs clés de performance, Jérémy a rapidement vu des résultats :

• Plus de clarté : chaque recruteur sait exactement ce qu’on attend de lui. Par exemple, Paula sait qu’elle doit réduire le délai de réponse aux candidats de 7 à 5 jours.
• Un esprit de challenge : les indicateurs stimulent la motivation et encouragent l’entraide. Paul, voyant ses collègues améliorer leur taux d’acceptation des propositions d’embauche, demande des conseils pour optimiser ses offres aux ouvriers.
• Un reporting simplifié : les progrès sont facilement suivis et communiqués aux autres services grâce au tableau de bord partagé.

Et vous ? Si vous souhaitez booster l’efficacité et la cohésion de votre équipe, il est temps de créer ou d’améliorer vos KPI. Voyons comment Jérémy a procédé.

Étape 1 : Jérémy identifie les objectifs et définit les KPI adaptés

Jérémy réunit son équipe autour d’un atelier collaboratif. Ensemble, ils analysent les forces, faiblesses, opportunités et menaces (SWOT) du service recrutement.

L’analyse SWOT leur sert de base pour définir deux types d’objectifs :

• Objectifs individuels, spécifiques à chaque recruteur.
• Objectifs collectifs, partagés par l’ensemble de l’équipe.

Il crée un tableau reprenant, pour chaque recruteur, son objectif N+1 et les KPI à suivre pour mesurer l’atteinte de cet objectif :

Ensuite, il crée un deuxième tableau présentant les objectifs collectifs N+1 et les KPI associés.

Une fois les objectifs fixés, l’équipe est prête à centraliser les KPI dans un tableau de bord de recrutement. C’est ici que Jérémy introduit un outil collaboratif.

Étape 2 : Jérémy centralise les KPI Recrutement dans un tableau de bord collaboratif 

Pour l’aider à choisir l’outil de suivi des KPI, Jérémy a mis au point ce cahier des charges :

• Automatisation : l’outil doit alimenter les KPI à partir des données existantes.
• Accessibilité : chaque membre de l’équipe doit pouvoir accéder à tout moment au tableau de bord de recrutement.
• Partage : les rapports doivent être facilement exportables et personnalisables.

Jérémy décide d’utiliser un ATS (Applicant Tracking System). Après une analyse des besoins, il choisit un outil simple à utiliser et spécialisé dans le recrutement collaboratif. 

 Exemple de tableau de bord de recrutement et d’outil de reporting (ATS de Flatchr)

Avec l’ATS, Jérémy et chaque membre de l’équipe peuvent notamment visualiser instantanément le nombre de candidatures reçues, le nombre de candidatures qualifiées, et combien aboutissent à une embauche.

Avec cet outil, l’équipe réduit le temps consacré aux tâches administratives.

Place maintenant à l’analyse des KPI !

Étape 3 : Jérémy analyse les KPI de l’équipe de recrutement 

Suivre et analyser les KPI devient un rendez-vous hebdomadaire pour Jérémy et son équipe. Lors de ces réunions, deux axes principaux sont abordés :

• Les objectifs individuels : Chaque recruteur partage ses résultats et ses analyses.
• Les objectifs collectifs : Jérémy anime la discussion.

Ces analyses régulières permettent non seulement de suivre les progrès, mais aussi d’anticiper les éventuels blocages. Lorsque nécessaire, Jérémy organise un brainstorming collectif pour identifier des actions correctives.

Étape 4 : Jérémy et son équipe mettent en place des actions correctives

Malgré les efforts de Jérémy et son équipe, certains KPI n’évoluent pas comme prévu. Dans ce cas, Jérémy organise un brainstorming collectif. 

Prenons un exemple, Jérémy a constaté que le taux de conversion de leur site carrière est passé de 7 à 5 %.

Chacun propose des actions pour améliorer ce taux de conversion. 

Ensuite, l’objectif pour chaque membre de l’équipe est d’attribuer 10 points à l’action ou les actions qui lui semblent les plus pertinentes (total de 50 points à attribuer).

Voici le résultat du brainstorming avec les actions et l'attribution des points : 

Ensuite, Jérémy répartit les 3 tâches qui ont récolté le plus de points en fonction des compétences et des affinités de chacun et il introduit la notion de deadline. 

Jérémy aurait pu sélectionner plus de tâches, mais il a estimé que ces trois tâches correspondaient à la charge de travail que pouvait absorber son équipe. 

Pourquoi votre équipe de recrutement a-t-elle besoin de KPI dès aujourd’hui ?

Adopter des KPI, c’est transformer la gestion de votre équipe de recrutement en profondeur :

• Une équipe de recrutement plus performante : chaque recruteur sait où il va.
• Une vision d’ensemble : vous identifiez rapidement ce qui fonctionne… ou non.
• Un outil de motivation : les progrès se fêtent et les défis sont relevés ensemble.

Alors, prêt à devenir comme Jérémy dans votre entreprise ?