Templates d'email de recrutement

Selon une étude RégionsJob, 62% des candidats ne reçoivent jamais de retour après avoir envoyé une candidature. Les recruteurs peuvent malheureusement passer à côté de bons candidats en négligeant ces emails. Découvrez nos conseils et nos modèles d’emails pour vous accompagner tout au long de votre processus de recrutement. 

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#1. Les mails pour recruter les jeunes talents

Les jeunes candidats sont souvent des profils souvent sollicités à longueur de journée. Pour vous démarquer, vous devez personnaliser vos messages. Les candidats sont lassés de recevoir toujours les mêmes emails et seront plus sensibles aux recruteurs qui personnalisent leurs demandes. Vous augmenterez tout naturellement votre taux de réponse, gagnerez en sympathie et attirerez tous les jeunes talents.

Nos conseils : 

• Renseignez-vous bien sur le candidat : vous pouvez regarder ses réseaux sociaux, comme LinkedIn, pour trouver des détails pertinents qui feront la différence dans votre message
• Rédigez un message court, en regroupant les informations clés sur votre entreprise et sur le poste, mais aussi sur ce qui a retenu votre attention sur le profil du candidat
  

Les erreurs à éviter : 

• Ne faites pas de copier-coller pour tous vos candidats
• Ne misez pas seulement sur les avantages et les activités "cool" de votre entreprise comme les teambuildings ou les afterworks
  

Exemple

« Objet : [Nom de l’université] pour [Société] ?

[Prénom du talent],

J’ai vraiment été impressionné(e) par la manière dont vous avez atteint vos objectifs après avoir quitté [Nom de l’université].

Chez [Société], on est à la recherche de personnes qui ont utilisé des outils comme [Exemple d’outils] pour le poste de [Intitulé du poste à pourvoir]. J’ai pu voir votre profil Linkedin et je pense que vous pourriez être la personne qu’on recherche !

Seriez-vous disponible demain à 16h pour échanger ?

Bien à vous,

[Votre prénom et numéro] »

#2. Les mails de réception de candidature

Lorsque vous recevez une candidature, votre premier réflexe doit être de confirmer sa réception auprès du candidat. Qu’il soit automatique ou non, ce message permet de remercier le candidat pour son intérêt envers le poste et l’entreprise. Cela est aussi l’occasion de l’informer sur les prochaines étapes du processus du recrutement et de renforcer son envie de rejoindre votre entreprise. Il doit donc véhiculer une image accueillante et bienveillante.

Nos conseils : 

• Personnalisez votre message : au minimum avec le prénom du candidat et le poste souhaité
• Laissez un contact à la fin du mail pour que le candidat puisse vous relancer
• Mettez en avant votre culture d'entreprise : vos valeurs, vos engagements, etc...

Les erreurs à éviter : 

• Un message sans informations sur la suite du recrutement ou sur votre entreprise
• Des fautes ou cases laissées vides : « Bonjour [prénom] ! »

Exemple 

« Bonjour Sarah,

Nous vous remercions pour votre candidature pour le poste de développeuse web.  Nous vous confirmons sa réception et allons l'étudier avec la plus grande attention.

Soyez assurée que nous vous apporterons une réponse d’ici 1 à 2 semaines, quelle que soit l'issue de la candidature. Pendant ce temps, vous trouverez nos dernières actualités nous concernant sur nos réseaux sociaux ! 

Si vous souhaitez d’autres informations sur notre processus de recrutement, n’hésitez pas à nous contacter en précisant dans votre message la date et la référence de l'offre à laquelle vous avez postulé.

Merci encore d’avoir exprimé votre intérêt pour notre entreprise.

À très bientôt ! 

[Votre contact : nom, poste et numéro] »

#3. Les messages d’invitation à un entretien

C’est l’heure de l’entretien ! Après avoir analysé toutes les candidatures, vous avez sélectionné les profils qui correspondent au poste. Vous pouvez appeler vos candidats pour annoncer la nouvelle, mais il reste préférable de laisser une trace écrite énonçant la date, l’heure et le lieu (ou le lien de visioconférence) de l’entretien. Souvent, les candidats envoient de nombreuses candidatures et ne se souviennent plus de toutes les entreprises. L’objectif de ce message est donc de vous (re)présenter rapidement et de convaincre encore plus le candidat de vous rejoindre. Ce mail, et le précédent, ont un rôle très important. Selon l’étude de Robert Walters, 30 % des candidats ne vont pas à l’entretien s’ils n'ont pas apprécié le processus de recrutement.

Nos conseils : 

• Personnalisez votre message avec ce qui a retenu votre attention, ce que vous aimeriez savoir lors de l'entretien
• Mettez toutes les informations à disposition du candidat (étape du processus du recrutement, déroulement de l’entretien, etc.) 

Les erreurs à éviter : 

• Un message sans aucune information sur l'entreprise ou l'entretien. Mieux vaut trop que pas assez ! 
• N'imposez pas une date ou une heure précise au candidat : proposez et attendez sa réponse 

Exemple 

« Bonjour [prénom du candidat],

Tout d’abord, merci pour votre candidature au sein de notre société. Nous avons été très impressionnés par votre parcours professionnel et nous souhaiterions vous rencontrer lors d’un entretien au sein de nos locaux. À cette occasion, nous espérons apprendre à mieux vous connaître : votre parcours, vos expériences, vos passions. 

De notre côté, nous vous proposons de discuter davantage du poste pour lequel vous avez postulé et de vous faire un petit tour d’entreprise. L’entretien se déroulera avec le CEO, le chargé de recrutement et la manager. 

Je vous propose de nous rencontrer le [date] à [horaire], au sein de nos locaux : [adresse]. Vous pouvez y accéder en prenant le métro 8, station [...], ou avec le bus 182. 

Si toutefois vous n’étiez pas disponible, n’hésitez pas à me faire parvenir vos disponibilités dans les prochains jours par mail ou en m’appelant directement au [adresse]. 

Nous sommes impatients de vous rencontrer ! 

À bientôt ! 

L’équipe … 

[Votre contact : nom, poste et numéro] »

#4. Les messages de refus de candidature 

Saviez-vous que 79 % des candidats affirment avoir déjà passé un entretien sans recevoir aucun retour de l'entreprise, selon l’étude de RegionsJob ? Pourtant, il est crucial de toujours donner une réponse à vos candidats. Même s’il ne répond pas à vos besoins du moment et n’a pas encore toutes les compétences requises pour le poste, il pourrait être le candidat idéal dans quelques années, et revenir vers vous après avoir gardé une image positive. Même si un message de refus n’est jamais le plus agréable à envoyer, il se doit d’être tout aussi soigné et bienveillant pour laisser une bonne image de votre marque employeur, et ce quelque soit le motif du refus. 

Nos conseils : 

• Soyez transparent sur les raisons du refus 
• Laissez une ouverture à la fin du message pour de prochaines opportunités

Les erreurs à éviter : 

• Ne soyez pas trop vague : annoncez dès les premières lignes l’objet de votre mail
• Ne trouvez pas de fausses excuses : « vous être trop qualifié pour le poste », « le poste n’est pas adapté à votre parcours », etc… 

Exemple : avant l'entretien

« Bonjour [prénom du candidat],

Je fais suite à votre candidature pour le poste de [nom du poste]. Premièrement, encore merci pour votre intérêt envers notre entreprise ! 

Nous avons pris le temps d’étudier votre candidature avec attention. Malgré toutes ses qualités, notamment vos solides expériences dans le secteur de l’informatique, nous ne pouvons pas lui donner suite. 

Nous restons convaincus de vos qualités et de votre potentiel et nous vous souhaitons de trouver le poste qui correspondra parfaitement à votre profil. En attendant, nous vous proposons de conserver votre CV et de vous recontacter si jamais un poste se libère au sein de nos équipes. 

Bonne continuation !

L’équipe … 

[Votre contact] »

Exemple : après l'entretien

« Bonjour [prénom du candidat],

Tout d’abord, merci d’avoir pris le temps de venir nous rencontrer dans nos locaux et d’échanger sur le poste de [nom du poste]. Nous avons été ravis de discuter de votre parcours professionnel et de vos différentes expériences. 

Néanmoins, nous avons le regret de vous annoncer que votre candidature n’a pas été retenue pour les prochaines étapes du recrutement. Si vous le souhaitez, nous restons à votre disposition pour discuter des raisons qui nous ont amenés à cette décision.

Malgré tout, nous sommes convaincus de votre potentiel et vous proposons de garder votre CV, si vous y consentez, afin de vous recontacter si une offre intéressante se libère au sein du service. 

Encore une fois, nous tenions à vous remercier d’avoir pris le temps de venir nous rencontrer et vous souhaitons une bonne continuation dans votre recherche d’emploi. 

À bientôt ! 

L’équipe [nom de votre entreprise + contact] »

Voilà quelques exemples d'emails qui pourront, à coup sûr, vous permettre de vous démarquer de vos concurrents, et faire rayonner votre marque employeur. Cela vous permet de créer du lien avec vos candidats, en leur montrant que vous les considérez. Aujourd'hui plus que jamais, l'expérience candidat est le maître mot pour fidéliser les talents et faire face à la pénurie d'aujourd'hui.