Recruter sans ATS ? Plus jamais !

Avez-vous déjà recruté sans aucun outil ? Moi oui. Et je peux vous assurer que ça n'a pas été facile ! Pourquoi ? Car toutes ces petites tâches qui doivent être faites en amont, comme se créer des comptes sur les sites emploi ou bien retrouver ses identifiants lorsque l'enregistrement des mots de passe automatique de Google a planté, et bien ça prend du temps ! (et pour pas grand-chose...).

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Je vous explique. Dernièrement, j'ai été amenée à devoir recruter plusieurs personnes pour un poste de commercial. Cela m'a donc amené à devoir faire un certain nombre de tâches chronophages et inintéressantes qui en plus, m'ont pris beaucoup plus de temps que ce que je m'imaginais à la base. Et ce calvaire, c'est celui de tous les recruteurs obligés de devoir recruter de façon manuelle... Mais est-ce vraiment nécessaire de procéder comme cela ? Est-ce vraiment productif ? Ne serait-ce pas moins coûteux, plus agréable et moins rébarbatif que d'automatiser ces tâches pour se concentrer sur l'essentiel : la personne qui a candidaté pour votre poste ? 

1# La diffusion de l'annonce

Première étape, rédiger son annonce 

Cette étape parait simple, cependant, au moment de passer à l'action, il y a toujours diverses questions qui se posent. Doit-on donner absolument toutes les informations sur le futur environnement du salarié ? Ou devons-nous garder un peu de mystère pour un effet surprise le jour de l'entretien ? Doit-on évoquer le salaire ou ne vaut mieux-t-il pas, comme une bonne négo, commencer par séduire le candidat avant de parler du prix ? Doit-on légèrement enjoliver les missions rébarbatives pour ne pas démotiver le postulant ou devons-nous jouer la totale transparence ? Autant de questions que même le plus expérimenté des RH doit se poser pour assurer la réussite de son recrutement. 

Quelles réponses donner à ces questions ?

• La confiance a toujours été la base d'une relation équilibrée. Mentir ou dissimuler certaines informations n'a donc jamais été une bonne idée. Cependant, ne vous culpabilisez pas de garder une carte secrète, un détail croustillant qui viendra illuminer les yeux de votre candidat le jour J (team building tous les mois, sucrerie à volonté, télétravail, etc.)
• La plupart des offres vues sur le marché n'indiquent pas le salaire. Sûrement pour mieux assurer lors de la négociation ! Cependant, il peut y avoir des bons comme mauvais côté à le faire. Si vous notifiez le salaire, cela pourra écrémer naturellement certains candidats ce qui peut vous assurer de n'avoir que des personnes en connaissance et en accord avec les conditions énoncés. Si vous ne le faites pas, cela laisse un porte ouverte et oblige la personne à se concentrer avant tout sur l'entreprise et les missions proposées. Ainsi vous pourrez avoir des candidats potentiellement en accord avec vos missions et vous laisser choisir du montant en fonction. 
• Ne mentez pas. C'est la seule indication à respecter. Trop enjoliver ou détourner la réelle mission ne pourra créer que déception et frustration lorsque le candidat découvrira le pot aux roses.

Créer des comptes sur les sites emploi

Une fois l'annonce soigneusement rédigée sur votre Word, vous devez la poster ! La prochaine étape est donc de réfléchir sur quels sites emploi vous allez la diffuser puis, de vous créer des comptes sur chacun d'entre eux. Et c'est une étape bien plus longue que ce que l'on croit ! Automatiquement, cela nous restreint à ne diffuser nos annonces que sur 3/ 4/ 5 canaux différents car à la longue, cette étape est ennuyeuse et nous donne l'impression de ne pas avancer.

Publier l'annonce

C'est là qu'entre en scène le bal des copier-coller ! Votre annonce est sur votre Word et vous allez devoir copier-coller chaque information en suivant les instructions du site emploi. Car oui, chaque site à sa propre mise en page et vous demandera des informations différentes. À vous de les comprendre !

Ce n'est qu'à la fin de tout cela que vous pouvez enfin cliquer sur "publier". Temps écoulé pour diffuser votre annonce sur 1 site ? 15-20 minutes. 

Vous diffusez sur 5 sites ? 1h40.

Optez pour la multi-diffusion ! 

Vous venez de perdre entre 40 minutes minimum et 2h maximum pour diffuser votre annonce sans parler de la rédaction/ réflexion préalable. Avec un outil de multidiffusion, la diffusion d'annonce prend exactement 3 minutes pour une publication sur une centaine de sites ! Sacré différence ! 

En effet, contrairement à la diffusion manuelle qui restreint nécessairement le nombre de sites sur lesquels vous publiez, la multi-diffusion vous offrira un rayonnement bien plus large de vos annonces au vu de la facilité de la manoeuvre. Et quoi de mieux pour augmenter le nombre de CVs reçu que d'augmenter la visibilité de votre annonce...

2# La gestion des candidatures

Cette étape a été la plus contraignante dans mon recrutement sans outils. Pourquoi ? Car l'ensemble de mes CVs me parvenaient sur ma boîte email. Et cela ne permet pas d'avoir une vue globale des candidatures et de leur avancement dans le process de recrutement, ce qui complique la prise de décision finale ! J'ai donc dû m'adapter en :

• imprimant les CVs
• me créant un fichier Excel pour savoir si oui ou non la candidature de la personne X avait été traitée, ce qu'il me restait à faire avec elle, les réponses qu'elle avait fournies à mes emails, etc.
• utilisant des post-it placés sous forme de colonnes (à trier, entretien téléphonique, entretien physique, entretien team, recruté) me permettant de classer le candidat dans le processus de recrutement. Cela me permettait de prendre de la hauteur sur mon recrutement.
• répondant à tous les candidats, sans exception, en prenant soin de personnaliser les emails avec le prénom ainsi que le poste. Pour que ça aille plus vite (même si ça restait très long..), j'ai créé des templates sur Word avec des emails types pour chaque situation.

Mais franchement, utiliser 4 sortes de techniques bancales pour mener à bien un recrutement... Nous avons vu mieux !

C'est pourquoi mes recrutements suivants ont été faits grâce à un logiciel de recrutement ! 

Qu'est-ce que ça apporte ? Je partage mon expérience tout de suite !

3# Optez pour un ATS

Un ATS ou Applicant Tracking System, est un logiciel de recrutement ayant deux missions principales.

La première qui est de vous aider dans l'acquisition de talents par le biais de la multi-diffusion. Cette technique vous permet de rédiger une seule fois votre annonce afin de la multi-diffuser par la suite, sur des centaines de sites en quelques clics. Mais pas de panique, c'est à vous de choisir sur quels types de sites vous souhaitez diffuser. L'idée est que le choix de vos sites emploi puisse être pertinent avec le type de poste que vous recherchez ! 

La seconde mission est de centraliser toutes vos candidatures sur une seule et même plateforme afin de vous permettre :

• de ne pas polluer votre boîte email
• de pouvoir bénéficier d'une vue globale sur vos recrutements grâce à la méthode KANBAN. Celle-ci consiste à trier vos candidatures par le biais de colonnes afin que vous puissiez toujours savoir où en sont chacun de vos candidats sur le processus de recrutement
• de pouvoir automatiser des emails 
• de pouvoir contacter le candidat directement depuis la plateforme.

En bref, l'ATS permet de diffuser, gérer, trier et suivre vos candidatures de près pour améliorer au maximum votre marque employeur, structurer votre recrutement et gagner un temps précieux ! Mieux vaut que vous gardiez votre temps pour le consacrer à vos entretiens, à la sélection de votre talent et à son accompagnement vers votre entreprise plutôt qu'à des tâches chronophages ! Moi pour cela, j'utilise Flatchr. Et vous ?