Gestion de crise RH : 5 étapes essentielles à préparer

Que le problème soit interne ou externe, ce qui plonge une entreprise dans une véritable crise vient surtout du manque d’anticipation. Bien évidemment, il est impossible de tout prévoir, et encore moins si la crise est mondiale comme celle que nous traversons actuellement, mais vous pouvez tout de même vous protéger afin d’anticiper les impacts.

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#1. Impliquez vos équipes dans le processus de sortie de crise

Soyez transparents

En matière de communication de crise, il est impératif de jouer la carte de la transparence.

La crise impactera forcément votre comptabilité, alors n'essayez pas de garder les mauvaises nouvelles pour vous. Pire encore, ne vous contentez pas de partager des informations avec parcimonie pour ne pas inquiéter vos équipes. Restez fidèle à la réalité. Il y a de grandes chances que cela affecte la charge de travail, le flux de travail, la productivité et le moral de votre équipe. Vous pouvez vous sentir plus à l'aise de garder les détails pour vous ou de les limiter uniquement aux cadres supérieurs, mais il est impératif que tout le monde reste informé. Pour vous aider à encore mieux gérer votre comptabilité, sachez que des outils existent, comme iPaidThat, et vous permettent de gagner du temps dans cette gestion. 

Pour faciliter le processus, assurez-vous que toutes les informations dont votre équipe a besoin sont réunies en un seul endroit et sont accessibles à tous. Chez Flatchr, nous utilisons Slack et Slite pour partager de nombreuses informations tous ensemble.

Soyez à l’écoute

Prenez le temps de parler à vos collaborateurs et d'entendre leurs inquiétudes. Sont-ils préoccupés par l'avenir de leur travail ? Leur performance ? Comment voient-ils l'avenir de l'entreprise ? Ont-ils des solutions ? En leur montrant que vous les comprenez, vous sécurisez leur motivation et leur engagement.

Guidez vos collaborateurs

Chaque membre de votre équipe est unique. Vous les avez embauchés parce qu'ils apportent un mélange unique de qualités et compétences. Il est temps de vous en servir ! Demander l'avis de chaque membre de votre équipe est susceptible de faire émerger des idées auxquelles vous n'auriez jamais pensé autrement. Les impliquer davantage leur permettra non seulement de se sentir plus en confiance car ils se sentiront plus impliqués, et cela renforcera l'équipe et améliorera les relations interpersonnelles entre les collaborateurs.

Pour les impliquer correctement, mettez à leur disposition un code de conduite, qui les aidera à comprendre les fondements du management à distance. Ça leur permettra également d'en savoir plus sur ce que vous attendez d'eux.

#2. Utilisez les bons outils pour travailler

La prochaine étape est de mettre tous les membres de votre équipe dans les meilleures conditions pour gérer cette situation inhabituelle. Si vous voulez qu’ils continuent à se battre à vos côtés, il va falloir leur en donner les moyens.  Voici les outils que nous utilisons, et que nous vous conseillons : 

✏️ Slite

Ceci est notre base de connaissances. Vous lisez actuellement cette page en utilisant Slite. Nous utilisons Slite pour documenter nos processus, procédures, procédures et bien plus encore.

📖 Documents

Tous les documents doivent être stockés dans Google Drive de façon organisé. Il est important de nettoyer régulièrement cet espace.

📞 Google Hangouts / Slack

Nous utilisons Google Hangouts pour les échanges vidéos ou les appels Slack

🔍 Zoom

Nous utilisons Zoom pour les grandes réunions d'entreprise telles que la démo hebdomadaire et la réunion mensuelle de l'entreprise.

Si vous n’avez pas encore mis en place d’outils pour gérer votre activité à distance, vous pouvez consulter gratuitement notre kit du télétravail.

☁️ Microsoft Office

Le Pack Office vous permet de travailler, discuter et échanger des documents dans un outil universel connu de tous. Vous y retrouvez des outils tels que Teams, la plate-forme de communication collaborative, Word ou Excel, ou encore OneDrive, le cloud où vous pouvez partager tous vos documents. Retrouvez encore plus d'informations en cliquant ici. 

#3. Repensez votre métier et vos projets

La crise a ébranlé le chiffre d’affaires de l'entreprise ? Certains objectifs ont été manqués ? Ce n’est pas grave, tentez de relativiser sinon vous vous rendrez la tâche encore plus difficile, et votre motivation pourrait chuter encore plus. Prenez du recul sur votre métier.

Chez Flatchr, nous avons adapté notre produit aux circonstances actuelles en proposant une nouvelle fonctionnalité : pouvoir faire passer un entretien via Skype et Zoom. En reliant ces deux applications à notre plateforme, nous vous permettons de continuer votre activité même à distance. 

Adaptez votre communication

Vous ne devez pas laisser la distance impacter votre communication interne, mais vous devez communiquer différemment. Comment faire ?

Maintenez vos réunions. Si vous aviez l'habitude de faire des points hebdomadaires sur les projets et réussites de chacun, continuez à le faire mais en visioconférence. Idem pour vos pauses cafés. Vous ne pouvez plus vous retrouvez à la cafetière et profiter de ce moment détente pour rire avec vos collègues ? Ce n'est pas grave, retrouvez-vous sur Zoom ! Vous trouverez également d’autres bonnes pratiques dans notre kit du télétravail, qui vous permettra de maintenir une cohésion d’équipe solide malgré la distance !

Adaptez vos projets

Si les tâches opérationnelles sont en pause, c'est l'occasion idéale de se concentrer sur la refonte de vos process internes. Vous n’aviez pas le temps de nettoyer votre base de candidats ? De revoir vos outils ? De faire de la veille ? Prenez ce temps-là pour vous concentrer sur vos projets de fond (marque employeur, cooptation, optimisation de vos recrutements, etc.). C’est le moment de vous y pencher pour préparer l’après-crise.

Ajustez vos objectifs

Il est temps de fixer de nouveaux objectifs en fonction des conséquences de la crise et rendez-les réalisables. Ainsi, vous pourrez de nouveau maîtriser votre courbe de croissance et vos équipes vous en seront d'autant plus reconnaissantes !

#4. Gardez la positive attitude

Motivez vos troupes

La crise persiste, ça devient long et dur pour tous. En tant que manager, ne laissez surtout pas un mauvais état d’esprit s’installer ! Voici quelques conseils pour injecter de l'énergie dans votre équipe :

• Célébrez les petites victoires et les grandes victoires en équipe,
• Stand-ups le matin pour commencer la journée avec tout le monde,
• Assurez-vous qu'il y a suffisamment de temps pour chaque action dans leur semaine,

Ce que nous vivons est unique et difficile pour tout le monde et à tous les niveaux, humain mais aussi financier. Nos médecins se démènent chaque jour pour nous sauver de cette crise sanitaire. A notre tour, nous devons tous nous mobiliser pour sauver de cette crise économique ! Alors donnez le meilleur de vous même, motivez vos troupes à en faire de même et renversons tous ensemble cet ennemi commun. 

#5. Préparez-vous à l’après-crise

Il est important de garder le lien avec les équipes, mais aussi les préparer au monde d’après. Même si la crise ne semble pas encore s’atténuer ou s’arrêter, il est important de penser à l’avenir. Votre activité en a pris un coup, vous avez peut-être dû fermer certains de vos établissements ? Vous n'avez pris qu'un léger retard, mais il faut tout mettre en oeuvre pour le rattraper. C'est le moment d'anticiper la suite et embaucher, puis former votre future main d'oeuvre. N'oubliez pas que nous sommes tous dans le même bateau. De nombreux candidats se retrouvent également bloqués dans leur recherche d'emploi, et seraient ravis de passer des entretiens et d'intégrer votre entreprise pour rattraper vos objectifs !

De plus, il faut que vous ayez conscience que la crise va grandement changer nos habitudes de consommation. 

Plus habitués au monde digital, de nombreux consommateurs vont garder cette habitude et se renseigner sur internet avant de consommer un produit. Assurez vous d'être bien préparé à la digitalisation de vos outils, car ça va devenir indispensable, même après la crise.

Et il en va de même pour les candidats. Ils auront eu le temps de faire toutes les recherches nécessaires sur les entreprises qui les intéresse, notamment en consultant leurs sites carrières. 

De plus, nous avons tous envie de nous détendre et trouver des petits moments de bonheur durant cette crise. De nombreuses entreprises l'ont bien compris, comme les clubs de sport ou de loisirs, qui proposent de nombreuses activités en ligne désormais. Cette tendance rapproche les gens et offre de nouveaux canaux de communication à des entreprises qui ont su se réinventer. 

Pour conclure, n'oubliez pas qu'une crise bien gérée vous donnera l’opportunité de renforcer les liens d'équipe, de renforcer la confiance et faire avancer l’entreprise en travaillant sur des projets de fond.