Le processus de recrutement doit aujourd’hui être considéré comme une étape primordiale qui aide à développer la marque employeur d’une entreprise. La communication entre recruteurs et candidats, au centre de ce processus, est quelque chose à prendre très au sérieux.
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Soigner les échanges d’emails est une priorité : il est important de ne rien laisser au hasard (même sa signature email) et d’avoir une ligne directrice qui sera respectée par tous, surtout lorsque les recrutements ne sont pas centralisés par une même personne (si chaque manager s’occupe de recruter sa propre équipe, par exemple).
Il devient indispensable d'avoir des modèles de mails pour chaque situation de recrutement (facilement configurable avec Outlook, par exemple), ou carrément, automatiser l’envoi de certaines réponses grâce à des outils qui viendront s’intégrer aisément au workflow du recruteur. Pour vous prêter main-forte dans la rédaction de vos emails types, voici nos conseils en fonction des scénarios. À vous d’utiliser et personnaliser les exemples selon votre situation.
La plupart des entreprises négligent de répondre aux candidats qui viennent de soumettre leur candidature pour un poste. La raison est simple : lorsqu’on reçoit des dizaines voire des centaines de candidatures, le travail que cela implique est titanesque !
C’est principalement pour cette étape qu’il est intéressant d’utiliser un outil qui va automatiser les réponses. Il faudra donc prévoir un email court, clair, passe-partout, mais tout de même chaleureux, qui sera envoyé en réponse de toute candidature. C’est une façon rapide et efficace de montrer la considération de l’entreprise pour chacun des candidats.
Par «refus sans entretien», nous entendons que la réponse négative est envoyée à l’étape suivant la réception de la candidature, après avoir revu rapidement le profil d’un candidat, et constaté qu’il ne correspondait pas à vos attentes. Cette réponse pourrait aussi être aisément automatisée, étant donné qu’il n’est pas vraiment nécessaire de la personnaliser. L’intérêt d’une telle réponse est de montrer que même s’il y a un refus, le candidat est respecté et considéré par l’entreprise.
Il n’est pas rare de recevoir des candidatures spontanées qui ne correspondent à aucun poste à pourvoir au moment présent, mais qui possèdent cependant un intérêt potentiel. Ainsi, il est primordial de répondre à ces candidatures de façon chaleureuse pour montrer la considération de l’entreprise face à une telle initiative, tout en soulignant clairement qu’aucun poste n’est disponible actuellement.
Cet email est possiblement le premier contact avec un candidat. Il est important qu’il retienne l’attention, montre l’intérêt de l’entreprise envers la candidature et précise la nature de l’étape à venir. Vous pouvez utiliser un ton plus décontracté ou plus formel, selon l’image que vous souhaitez donner à votre compagnie.
Peut-être faites-vous partie de ceux qui, avant de proposer une rencontre en personne, veulent tester une ou plusieurs aptitudes chez le candidat (un test de codage pour un développeur, exercice de rédaction pour un community manager, etc.) ? Dans ce cas, l’email se doit d’être très informatif. Il faut expliciter la nature de l’exercice, ce qu’il mesure, pourquoi il est important pour le processus de recrutement, quelle est l'échéance pour le faire… Il faut être précis et clair, pour éviter toute incompréhension du candidat qui viendrait handicaper sa performance ou bien vous faire perdre du temps à cause d’un échange de questions/réponses.
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Le candidat qui arrive à ce stade du processus est évidemment important, car il fait partie des rares que vous allez rencontrer en personne. Cet email d’invitation à un entretien se doit d’être chaleureux, invitant et extrêmement personnalisé. N’hésitez pas à y détailler l’organisation de l’interview : le temps approximatif, les tests éventuels, le nom et le poste des personnes rencontrées… Le candidat doit savoir à quoi s’attendre : ça va le rassurer et améliorer son expérience de recrutement (directement liée à l’image de votre entreprise, rappelons-le).
Faire part d’une réponse négative à un candidat reçu pour un entretien en personne s’avère être difficile. Dans ce cas, il est préférable d'appeler le candidat pour justifier votre choix. Néanmoins, si vous ne parvenez pas à joindre le candidat, il important de personnaliser l’email et d’utiliser un ton un peu moins formel, afin de vous assurer que l’expérience de recrutement est la meilleure possible pour le candidat. Il doit se souvenir qu’il a été traité avec respect et considération par votre compagnie jusqu’au bout.
Il y a logiquement assez peu d’emails de ce genre à envoyer, donc le mieux est de ne pas suivre de template préétabli, et de le personnaliser un maximum tout en vous assurant de :
Vous avez trouvé le bon candidat pour occuper le poste ? Parfait, maintenant il vous faut envoyer une proposition d’offre en bonne et due forme. Il va falloir être clair et précis au niveau du salaire, sans oublier les éventuels bonus et avantages (assurances, primes, etc.), sans rien oublier. Mais cela ne vous empêche pas d’être enthousiaste et chaleureux, bien au contraire !
L’intérêt principal d’une telle automatisation avec un outil de recrutement n’est pas uniquement le gain de temps : il s’agit avant tout de travailler sur l'humanisation du processus de recrutement. Beaucoup d’entreprises préfèrent encore ne pas envoyer d’emails de refus, car cela leur demande trop de travail. En automatisant cette étape, il est facile et rapide d’établir un lien humain avec les candidats déchus, grâce à un simple email. Car la marque employeur se construit à tous les niveaux du recrutement, autant avec les heureux élus qu’avec les recalés. Alors si vous souhaitez parvenir au candidat de vos rêves, misez sur tout ce qui pourra améliorer votre marque employeur !