Comprendre la GPEC : gestion prévisionnelle des emplois et compétences

Pour faire face aux constantes évolutions du monde du travail, les ressources humaines doivent constamment s’adapter aux changements. Pour cela, la mise en place d’une GPEC, ou GEPP désormais, est une stratégie à ne pas négliger. Découvrez tous nos conseils pour la mettre en place.

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La GPEC : définition 

La GPEC, ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est, d’après le Ministère du Travail :  “une méthode pour adapter – à court et moyen terme – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.” En d’autres termes, il s’agit d’une démarche qui a pour but d’anticiper les besoins RH d’une entreprise en termes d’emplois, de compétences et d’effectifs.

La GPEC constitue une obligation pour les entreprises de plus de 300 salariés. En dessous de ce seuil, elle est initiée en interne par les ressources humaines, la direction, ou bien les managers mais elle reste facultative. 

La différence entre GPEC et GEPP

La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) a pour objectif de structurer et valoriser le capital humain d’une entreprise. L’idée est de prendre en compte les métiers et leurs évolutions, en prenant en compte les passerelles et les évolutions internes.

Comment mettre en place une GPEC en 5 étapes ? 

#1. Réalisez un état des lieux 

Cette première étape consiste à faire un état des lieux des emplois et des compétences présentes dans l’entreprise. Il s’agit d’une analyse aussi bien qualitative que quantitative qui contient la liste des postes occupés ainsi que le référentiel des compétences. Lors de cette première étape, il est important de déterminer les objectifs que la GPEC devra remplir lorsqu’elle sera en place. Les objectifs doivent s'inscrire dans une stratégie globale de l’entreprise et contenir plusieurs aspects (marketing, financiers, logistiques…).

Les actions à mettre en place : 

• Listez les objectifs de la GPEC
• Réalisez une cartographie des des emplois
• Construisez un référentiel de compétences
• Recensez les outils utilisés par les collaborateurs
• Travaillez en collaboration avec les managers des pôles

#2. Effectuez un diagnostic 

Maintenant que vous avez établi les objectifs de la GPEC et réalisé un état des lieux complet des emplois et des compétences, la prochaine étape consiste à évaluer les écarts entre les objectifs fixés et la situation actuelle. 

Les actions à mettre en place : 

• Comparez l’état des lieux avec les objectifs
• Ajustez les objectifs à moyen/long terme en déterminant des deadlines sur les 2 à 4 prochaines années
• Réalisez une pyramide des âges des salariés 
• Evaluez le turn over de l’entreprise 

#3. Définissez un plan d’action

Pour répondre aux besoins RH et aux problématiques soulevées par les objectifs établis, il est primordial de définir un plan d’action, de manière à cadrer le projet. Votre plan d’action devra comporter plusieurs éléments et être défini sur une période avec des temps forts. Il devra aborder les éléments de manière quantitative et qualitative.

Les éléments à inclure dans votre plan d’action : 

• Organisation du travail
• Recrutement 
• Formation
• Mobilité interne

#4 . Mettez en place la GPEC 

Maintenant que votre plan d’action est défini, vous pouvez déployer votre plan d’action. Il est important de rester organisé lors de cette étape.

Les actions à mettre en place : 

• Classez les actions par thématique (formation, recrutement, organisation du travail etc…)
• Réalisez un planning étendu sur plusieurs mois 
• Définissez les rôles de chaque partie prenante 
• Communiquez en interne sur vos objectifs 

#5. Évaluez les résultats de la démarche 

Afin de s’assurer que votre plan d’action est le bon et que votre démarche est pérenne, vous devez évaluer les résultats de cette dernière. Pour cela, nous vous conseillons d'utiliser la méthode QQQOCP : 

Qui va évaluer ? 

Toutes les parties prenantes de la GPEC ! C'est-à-dire les managers, les salariés, les RH, la direction… chacun sur une thématique qui le concerne.

Quoi évaluer ? 

Il vaut mieux structurer les éléments à évaluer, de manière à optimiser le temps. Vous pouvez évaluer : 

• Les délais et le respect des deadlines définies dans le planning
• Les outils et les méthodes utilisées pour arriver aux objectifs
• L'implication des acteurs ainsi que le processus en lui-même
• Les budgets et les ressources alloués à la GPEC
• La communication interne

Quand évaluer ? 

L’évaluation peut se faire à la fin du processus de GPEC, mais nous vous conseillons de la réaliser à la fin de chaque étape, afin de réajuster le plan d’action si besoin.

Où évaluer ? 

Là où la GPEC est présente ! Cela peut être sur le poste de travail, au sein des formations, pendant les réunions / entretiens individuels, etc.

Comment évaluer ? 

Il s’agit de fixer des indicateurs quantitatifs afin d’extraire des statistiques concernant tous les éléments mesurables (le nombre de recrutements, les formations effectuées, les mobilités internes, les dépenses budgétaires etc…).

Les critères qualitatifs sont également utiles à l’évaluation de la GPEC. Il s'agit là d'évaluer par exemple la qualité des formations proposées.

Pourquoi évaluer ? 

L’objectif est de recueillir un maximum de données qui seront utiles pour ajouter la GPEC. Il ne faut pas hésiter à faire des ajustements réguliers.