Avec la révolution du numérique dans les années 1990, les premiers ATS ont fait leur apparition dans le monde des ressources humaines. Par ATS, les Anglosaxons entendent «Applicant Tracking System», que l'on pourrait simplement traduire par «Système de suivi des candidats».

Au tout début, il s'agissait simplement de prendre nos bons vieux CV en version papier, et de les scanner pour les ranger dans une base de donnée. Même si c'était un excellent moyen de diminuer la paperasse, nous ne faisions que répliquer la façon habituelle de faire les choses. Cependant, la naissance de cette technologie venait d'ouvrir la porte à de nombreuses possibilités afin d'améliorer des processus de recrutement éculés.

Aujourd'hui, près de trente ans plus tard, les RH ont été bousculées positivement par les ATS. Ils offrent des possibilités toujours plus modernes et efficaces, en mettant un coup de pied dans une mécanique d'embauche vieillissante. Ils sont devenus partie intégrante du recrutement dans nombre d'entreprises, aussi bien au niveau des formulaires de candidature que de l'analyse des CV ou de la gestion des candidats, en passant par l'organisation des entretiens jusqu'à la construction de l'image de marque de l'entreprise.

Ces systèmes de suivi des candidats sont désormais bien loin d'une simple version numérique de nos tiroirs de bureaux. Certains se concentrent sur l'automatisation du processus, d'autres vont prêter main forte aux recruteurs pour faire leurs propres décisions, et tous, à travers les statistiques qu'ils offrent, vont permettre de mieux comprendre comment fonctionne le recrutement, afin de l'améliorer et avoir un impact concret sur l'ensemble de la compagnie.

Ce guide n'a absolument pas été conçu pour être une simple éloge des ATS. En détaillant ce que sont ces outils et les raisons pour lesquelles il est devenu primordial d'en équiper son entreprise, nous avons ici pour objectif de clarifier vos besoins, afin de prendre une décision éclairée dans le choix d'un système de suivi des candidats.

1 - Qu'est-ce qu'un ATS ?

Quel que soit le produit, le service, l'innovation que propose une entreprise, son succès se construira principalement sur les personnes qui la font vivre et grandir. Oui, il est primordial de rappeler que l'humain est toujours au centre d'une success story et il n'y a pas de grande compagnie sans grande équipe en arrière. Pourtant, même si cette vérité est connue de tous, le processus de recrutement est encore le point noir de beaucoup d'entreprises : désordonné, long, inefficace, coûteux… C'est rarement une partie de plaisir !

Aujourd'hui, même si ça n'a pas toujours été le cas, la technologie est en train de remettre de l'ordre et de faciliter le travail des RH. Principalement grâce au principe du cloud, les possibilités d'aides au recrutement se sont multipliées, et nous ne parlons plus d'une simple numérisation de CV ! En effet, les Applicant Tracking Sytems (ATS), ou systèmes de suivi des candidats, sont maintenant au centre de l'attention, car ils apportent de solutions efficaces aux véritables frictions rencontrées au jour le jour par ceux qui embauchent, qu'ils soient recruteurs, directeurs de ressources humaines, managers ou autres.

Nous sommes certains que vous voyez très bien de quelles frictions, de quels problèmes chronophages et ennuyeux nous parlons :  

• Prendre le temps de poster des offres d'emplois sur de nombreux job boards gratuits et payants (après les avoir sélectionnés minutieusement).
• Utiliser une boîte mail, un fichier Excel, un dossier avec les fichiers PDF du CV et de la lettre de motivation du candidat…
• Créer une page sur le site Web de son entreprise pour regrouper toutes les offres d'emploi.
• Essayer de collecter des statistiques sur les job boards à droite et à gauche pour voir les canaux qui fonctionnent le mieux. Ou sinon, abandonner et carrément naviguer à l'aveugle...
• Partager une candidature par mail avec le directeur, le manager, les membres de l'équipe, et attendre leurs réponses qui arrivent de manière désordonnées.

Les ATS sont précisément là pour offrir une réponse à ce chaos. Ils ne proposent pas tous les mêmes solutions, que ce soit prendre en charge la multidiffusion automatique des offres d'emploi, centraliser les étapes de recrutement, donner la possibilité de créer un site carrière aux couleurs de l'entreprise et regroupant toutes ses annonces, fournir des statistiques ou permettre la collaboration entre plusieurs membres de l'entreprise dans le processus de recrutement… Tous ont leurs particularités, leurs options, leurs personnalité aussi, ce qui est important car l'entreprise doit pouvoir s'identifier à cet outil qui va participer à sa réussite.

Alors, à la question «Qu'est-ce qu'un ATS ?», on pourrait simplement répondre que c'est un système qui permet de soulager tous ces maux individuellement, mais en réalité, c'est bien plus que ça. Les bons systèmes de suivi des candidats doivent accompagner les entreprises de manière globale, en créant un processus de recrutement systématisé et aisément reproductible, depuis la rédaction d'une offre d'emploi jusqu'à l'embauche du nouvel employé.

2 - Qui utilise un ATS ?

Facile ! Ceux qui utilisent un ATS, sont ceux qui en ont besoin ! Ce sont les grandes entreprises, les grands noms, qui doivent gérer parfois des milliers d'employés et donc des dizaines de recrutement par mois, pour des dizaines de postes différents. Ces grandes compagnies qui croulaient sous la paperasse, étaient débordées par les dysfonctionnements de leur système de recrutement, et qui se sont vues épargner du temps et de l'argent grâce aux Applicant Tracking Systems.

Et bien cela n'est plus vrai aujourd’hui ! Évidemment, c'est l'image première qu'on se fait des utilisateurs d'ATS, parce qu'effectivement, la plupart de ces grandes entreprises, ces acteurs du CAC 40 et du Fortune 500, ont rapidement dû trouver des solutions technologiques pour accompagner leurs équipes de recrutements qui gèrent une quantité monstre d'offres d'emploi et de candidatures. Cependant, ces dernières années, notre société a connu un changement drastique des habitudes des salariés. Alors qu'auparavant, il était habituel de rester dans une même entreprise pour l'ensemble de sa carrière, l'arrivée des générations Y et Z sur le marché du travail est venue tout chambouler. Aujourd'hui, rares sont ceux qui ne connaîtront qu'une seule entreprise ! Cela implique évidemment une évolution majeure de la manière de recruter, car les chiffres parlent d'eux-mêmes :

• Un volume de recrutement qui fait un bond de 55% en 3 ans

• Un budget qui grimpe en moyenne de 58 % ces 4 dernières années

Face à cette radicale transformation des mentalités, même les petites entreprises n'ont pas d'autre choix que de s'équiper correctement, pour palier au volume de recrutement, sans exploser les budgets. Certes, une petite entreprise de trente employés n'aura assurément pas besoin d'embaucher de nouvelles têtes aussi souvent qu'une compagnie de deux-mille employés. Pourtant, un mauvais processus de recrutement aura les mêmes répercussions désastreuses, à une échelle différente. Et c'est précisément pour cette raison que beaucoup de petites et moyennes entreprises vont se tourner vers les ATS, particulièrement celles qui n'ont pas d'équipe de recrutement, pas de service de ressources humaines à proprement parler (car elle n'en ont peut-être pas les moyens, ou pas la nécessité pour l'instant).

Ainsi, toute entreprise qui a besoin d'embaucher trouvera son utilité à un ATS, car les mails et les tableurs Excel sont d'excellents outils, mais pas pour un processus de recrutement ! En clair, les compagnies qui utilisent les ATS aujourd'hui, ont au préalable reconnu l'existence d'un fossé non négligeable entre la façon dont les choses étaient faites, et la façon dont elle auraient dues être faites pour atteindre leur idéal. Elles se sont rendu compte que leur processus de recrutement pouvait largement être perfectible, particulièrement car elles se heurtaient à des problèmes sur ces 6 points :

• Le budget et le temps, alloués au recrutement
• La rédaction des offres et la façon dont elles sont diffusées en ligne
• La collecte, le tri, l'organisation et l'évaluation des candidatures
• Le cheminement entre la candidature et l'embauche
• L'équipe de recrutement et la collaboration entre les différents acteurs
• Les données et rapports utilisés pour améliorer le recrutement

Maintenant, si vous prenez du recul, êtes-vous satisfait de la façon dont sont abordés tous ces piliers du processus de recrutement dans votre entreprise ? La diffusion des annonces, l'organisation des candidatures reçues, la communication avec votre équipe ? Si oui, tant mieux, vous faites partie des rares pour qui c'est le cas. Si non, réfléchissez à comment vous pourriez améliorer cela, à la possibilité d'adopter un ATS, ou d'en changer pour un meilleur.

3 - Pourquoi et Comment choisir son ATS ?

Les ATS s'imposent de plus en plus comme les émancipateurs des ressources humaines, car ils sont purement une réponse globale et systématisée à tous les points de friction évoqués précédemment. Au lieu d'essayer de mettre sur pied une usine à gaz faite d'emails, de tableaux Excels, de CV, lettres de motivations et notes en tout genre, l'ATS va remplacer tout ça, pour que le recruteur puisse enfin prendre plaisir à faire ce qu'est le coeur de son métier : chercher le meilleur candidat pour le poste (et non poster les annonces, éplucher les emails, ranger les CV, construire des statistiques, et on en passe !).

Finalement, faire le choix d'un ATS...

...c'est mettre de l'ordre dans le processus de recrutement, et se donner la chance de gagner un temps précieux en automatisant les premières étapes.

...c'est standardiser le système d'embauche, sans avoir besoin de se réinventer à chaque fois, ce qui est aberrant en plus d'être chronophage.

...c'est avoir une meilleure vue d'ensemble des candidats pour ne sélectionner que les meilleurs.

… c'est surveiller efficacement les statistiques pour toujours savoir où et comment trouver les talents.

… c'est construire un vivier de candidats de qualité, dans lequel on peut facilement piocher.

Maintenant, il faut savoir qu'il existe deux grandes familles d'Applicant Tracking Systems :

• les logiciels installés sur le serveur privé de l'entreprise, ou pourrait-on dire de façon imagée, «sur place».
• les logiciels «en tant que service» ou SaaS (de l'anglais Software as a Service) qui eux, sont hébergés par le fournisseur de l'ATS, et accessibles grâce à la technologie du cloud.

Les deux solutions d'ATS ont leurs avantages, mais les solutions SaaS prennent désormais le dessus pour de bonnes raisons : l'outil est accessible partout, autant qu'on puisse se connecter à Internet ; il n'y a pas de coûts liés aux serveurs et à l'hébergement ; les mises à jour sont de la responsabilité du fournisseur de l'ATS ; et surtout, l'entreprise n'a pas besoin d'un service informatique pour gérer l'outil (ce qui serait nécessaire dans le cas d'un ATS installé sur place).

Aujourd'hui, les meilleures solutions d'ATS sont des SaaS, car elles collent parfaitement aux besoins de modernité, de mobilité et de limitation des dépenses de nos entreprises. Mais au-delà de ce simple choix, il faudra aussi se poser les bonnes questions pour déterminer quel est l'ATS qui vous correspond le mieux et peut satisfaire les besoins de votre entreprise.

I - Est-ce que l'ATS est réellement utile et est facile à prendre en main ?

Cette première question est assez évidente, mais mérite de s'y attarder, car si l'ATS choisi propose un tas de fonctionnalités qui ne répondent pas directement aux besoins de l'entreprise, ou bien qui sont complexes à utiliser, à quoi bon ? Ce genre d'outil n'est pas fait pour rendre les choses plus difficiles ! Alors, assurez-vous aussi que l'ATS est facile à prendre en main. Idéalement, il doit être assez intuitif pour pouvoir être utilisé sans même avoir besoin d'un manuel ou d'une formation.

II - Est-ce que l'ATS permet de faire de la multidiffusion d'offres d'emploi ?

Pourquoi particulièrement parler de cette fonction ? Parce qu'elle est assurément la plus utile, et celle qui fait gagner le plus de temps à la plupart des compagnies, particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui n'ont pas spécialement d'employé dédié aux ressources humaines. Il vous suffira de créer l'offre d'emploi une seule fois sur l'ATS, et l'outil diffusera automatiquement l'annonce sur plusieurs job boards gratuits et payants (souvent, en fonction de vos préférences et exigences).

III - Quel genre de statistiques et rapports l'ATS fournit-il ?

Ça peut paraître très lointain, car statistiques et rapports viennent en aval du processus de recrutement. Pourtant, il est primordial de s'intéresser à quel genre de données sont fournies par l'ATS, pour être certain que vous pourrez les interpréter et les utiliser. Par exemple ? Assurez-vous de pouvoir savoir d'où viennent les meilleures candidatures ou quelles sont les performances des canaux de diffusion. Ce type de données ne doit pas être superficiel, car cela servira à améliorer le recrutement et surtout, à dénicher plus efficacement de meilleurs candidats.

IV - Est-ce que l'ATS propose une intégration de la cooptation ?

Le principe de cooptation dans une entreprise, c'est le fait de qu'un employé réfère une personne de confiance afin de pourvoir un poste vacant. C'est aujourd'hui l'un des moyens les plus efficaces pour trouver de nouveaux talents, car d'une part, un employé est généralement le meilleur «représentant» de son entreprise, et d'autre part, il sait qu'en cooptant quelqu'un, c'est aussi sa réputation qui est dans la balance. L'intégration efficace de la cooptation dans un ATS est donc une fonctionnalité presque incontournable.

V - Est-ce que l'ATS a de bonnes références ?

Choisir un ATS, c'est un peu comme recruter un nouvel employé : il est intéressant d'aller jeter un oeil aux références ! Les avis des utilisateurs sont-ils positifs ? Quels sont les principaux clients de cet ATS ? Mais aussi, qui est l'équipe en arrière de l'outil ? Sont-ils prêts à m'accompagner ? Connaissent-ils véritablement le domaine des ressources humaines ? Bref, ce genre de questions que l'on se pose pour faire un «background check» efficace !

VI -  Est-ce que le service à la clientèle est bon ?

Pour finir, dans la lignée de la question précédente, il est important de se demander si le service à la clientèle de l'ATS sera à la hauteur. Parce que, ne nous voilons pas la face, il est certain que vous aurez des interrogations, des inquiétudes, des demandes spéciales… Quelles sont les solutions de service à la clientèle proposées ? Sont-elles rapides ? Efficaces ? Il ne faut surtout pas hésiter à se renseigner, car si ce service est de piètre qualité, cela serait frustrant et ferait perdre un temps précieux.

Les 5 raisons pour s'équiper d'un outil de recrutement type ATS

#1 - Mettre en place une meilleure gestion des candidatures

Il paraîtrait que les bureaux de Google reçoivent quelque chose comme trois millions de candidatures par an… Soit un peu plus de 8000 par jour, pour vous donner une vague idée. Autant dire que leur gestion des candidatures doit être plutôt bonne, parce qu'au niveau logistique, s'ils en étaient encore à l'aire du CV scanné et du tableau Excel, ils ne s'en sortiraient pas. Évidemment, la grande majorité des entreprises n'en sont pas à ce niveau-là, mais pour autant, ce n'est pas une raison pour négliger la gestion des candidatures. Surtout qu'il n'est absolument pas rare qu'une PME reçoive plus d'une centaine de candidatures pour une simple offre d'emploi ! Et c'est précisément pour cela qu'un Applicant Tracking System est utile aussi bien aux petites entreprises qu'aux grosses compagnies.

L'ATS va permettre d'automatiser la réception des candidatures, et va proposer au recruteur une interface rapide d'accès et facile d'utilisation, afin de pouvoir évaluer et trier les talents au fur et à mesure qu'ils arrivent. Ce seul et unique outil va remplacer les usines à gaz que beaucoup développent, et vous voyez assurément de quoi nous parlons : recevoir des dizaines d'emails, conserver ceux qui semblent intéressants, compléter un tableau Excel avec les informations des candidats potentiels, ranger les CV et les lettres de motivations dans tel ou tel dossier pour telle ou telle offre d'emploi… Ça fait mal à la tête rien que d'y penser ! Mais c'est malheureusement ainsi que beaucoup s'organisent encore, sans se rendre compte du temps qu'ils perdent, mais surtout, de la forte probabilité que tout ça leur explose entre les mains, lorsque les candidatures vont affluer.

Égarer un CV parce qu'on l'a rangé dans le mauvais dossier.

Passer à côté d'un bon candidat parce qu'on a supprimé l'email par inadvertance ou parce qu'il s'est retrouvé dans la boîte des spams.

Ne plus savoir si on a déjà contacté ou non tel ou tel candidat.

Perdre sa motivation parce qu'on se sent dépassé par la quantité de candidatures à gérer.

En vous assurant une excellente organisation en un seul et même endroit (plus besoin d'emails, de dossiers, d'Excel…), un bon ATS va ainsi réduire à néant (ou presque) toute la logistique qui était devenue nécessaire pour gérer de simples candidatures. Les quelques problèmes cités ci-dessus, et bien d'autres, deviendront rapidement du passé. Et en tant que recruteur, vous pourrez ainsi plus facilement vous concentrer sur le coeur de votre métier : chercher les talents qui ont les qualités requises pour l'emploi !

#2 - Améliorer le processus de recrutement

Le processus de recrutement commence dès la rédaction d'une offre d'emploi, et se termine au moment de l'embauche d'un nouvel employé. Entre cela, les étapes sont diverses et dépendent aussi bien de la politique de l'entreprise que de sa créativité : diffusion de l'offre, sélection des candidats, entrevues (téléphonique, vidéo, en face à face…), tests, vérification des références, etc.

La seule chose certaine ? Un processus de recrutement a toujours la forme d'un entonnoir. Au départ, il y a de nombreuses candidatures, et au fil des étapes, on en réduit le nombre pour arriver à une embauche. Ou du moins, c'est à ça que cela doit ressembler. Mais lorsque l'organisation du recrutement est défaillante, cette logique et parfois difficile à respecter, et il n'est pas rare de voir certains sélectionner de nouvelles candidatures alors qu'ils sont déjà à l'étape des entretiens avec d'autres candidats, bref, c'est l'anarchie.

C'est justement à ce niveau-là que se situe l'intérêt d'un ATS. Un tel outil va permettre à l'entreprise non seulement d'automatiser un partie du processus de recrutement, mais surtout, de standardiser ce processus. Un ATS ne va pas imposer une façon de faire, mais proposer différentes fonctionnalités pour coller à ce que souhaite mettre en place l'entreprise, et ainsi, baliser efficacement les étapes du recrutement. En clair ? En quelques clics et en un coup d'oeil, on peut savoir où l'on se situe dans le processus, pour chaque annonce et chaque candidat : on fait en sorte que «l'entonnoir» soit plus efficace !

Aussi, l'avantage de l'ATS est de permettre de se tenir à un processus de recrutement et de ne pas en réinventer les étapes à chaque nouvel emploi qui se crée ou se libère. En effet, le défaut de beaucoup d'entreprises, principalement les PME qui n'embauchent pas nécessairement de nouvelles têtes chaque semaine, est de ne pas avoir établi une mécanique de recrutement claire et précise. Ainsi, à chaque fois qu'il y a un besoin, on repart de zéro, avec le risque de se perdre en route, de ne pas faire les choses efficacement, de pénaliser la qualité du recrutement et en fin de compte, d'embaucher quelqu'un en deçà de nos attentes. En rythmant le processus d'embauche et en le standardisant, un ATS va éviter ce genre de situation chaotique, et permettre, même aux petites entreprises, de toujours recruter de la même façon d'une fois sur l'autre.

Attention, cela ne veut pas dire que tout est gravé dans le marbre pour l'éternité ! Et c'est précisément là un autre intérêt des ATS : faire évoluer pas à pas un processus d'embauche, pour trouver le meilleur moyen de recruter dans sa propre entreprise. En étudiant les statistiques données par l'outil, en identifiant les points de friction, en discutant même avec les équipes en arrières de l'ATS, il est facilement possible de faire évoluer le déroulement du recrutement, avec toujours pour objectif d'en améliorer l'efficacité et la qualité.

Mieux encore, vous pouvez être certain qu'un meilleur processus de recrutement (plus rapide, plus organisé, plus standardisé) se ressentira tout de suite chez les candidats. Même s'ils ne sont pas embauchés en bout de course, votre entreprise se révèlera à leurs yeux comme plus organisée, professionnelle et sérieuse. Votre image de marque n'en sera que meilleure !

#3 - S'offrir une mobilité maximale et faciliter la collaboration

Dès les années 1990, l'informatisation des entreprises a permis, par la même occasion, de numériser une partie du recrutement. Les CV étaient scannés pour ne plus avoir besoin de les gérer sous forme papier, on échangeait des emails plutôt que des courriers ou des fax… C'était une première étape, qui pourrait être risible aujourd'hui tellement elle était simpliste, mais qui se trouvait être le tout début d'une révolution, à laquelle participaient les tous premiers ATS, si tant est qu'on puisse les appeler ainsi. On répondait alors au cas par cas à des problèmes épars, pour tenter de les simplifier grâce aux nouvelles technologies.

Désormais, les ATS ont une vision beaucoup plus globale du processus de recrutement et des moyens à apporter pour le rendre plus efficace. Ils voient bien au-delà d'une simple numérisation et pensent maintenant en terme d'automatisation et de standardisation, mais pas seulement ! Avec la démocratisation du «cloud», le principe de stockage «dans le nuage», les ATS nous présentent aussi des perspectives de mobilité et de collaboration sans précédent.

En effet, les ATS les plus efficaces et populaires ont choisi de prendre la forme de SaaS (Software as a Service), c'est-à-dire que plus rien n'est stocké sur place dans les entreprises. Tout est géré à distance, et conservé sur les serveurs de la compagnie qui développe l'outil. Les avantages sont multiples, en voici quelques-uns :

• Moins de logistique nécessaire. Pas besoin de serveur pour stocker l'ATS. Pas besoin d'équipe informatique pour gérer les éventuels problèmes liés à l'outil. Même pas besoin d'avoir de grandes connaissances en informatique pour pouvoir utiliser le logiciel.
• Travailler de n'importe où. Si tant est que l'on ait accès à un ordinateur et à Internet. Il suffit de se connecter à l'ATS, entrer son mot de passe, et on accède à son profil, comme si on était bureau ! Parfait pour ceux qui travaillent sur la route, de la maison, dans différentes succursales…
• Partager avec son équipe. Ou avec son boss, ou son client (si on est un recruteur indépendant par exemple)... Les possibilités sont illimités, car grâce à un ATS, partager est devenu aussi simple qu'un clic. On peut donc facilement demander un avis ou une approbation sur une candidature. Fini les emails qui se perdent dans la masse ou pire, les échanges de clés USB,  parce que «Tu comprends, le CV était trop gros pour être envoyé par mail».
• Collaborer sur le recrutement. Quelqu'un s'occupe de sélectionner les CV ? Un autre de conduire les entretiens téléphonique ? Il y a deux entretiens physiques différents menés par deux personnes dans l'entreprise ? Un membre de l'équipe est chargé de vérifier les références ? Tous ces gens-là peuvent travailler ensemble sur le recrutement, efficacement, sans réunion, sans email, sans coup de téléphone : seulement en utilisant l'ATS, en inscrivant leurs notes et en documentant ainsi chaque candidature

#4 - Être accompagné par des professionnels

On parle de technologie, de technique, de numérisation, d'automatisation… Mais avant-tout, il faut savoir qu'un ATS n'est généralement pas un outil informatique sans âme, particulièrement lorsqu'on a affaire à un SaaS. En arrière, se cache une équipe. Oui, oui ! Des être humains comme vous et nous qui travaillent d'arrache-pied pour pouvoir offrir le meilleur et trouver des solutions à tous les problèmes des recruteurs ! Très sérieusement, proposer une solution informatique pour aider au processus d'embauche, cela ne consiste pas à laisser le recruteur seul avec l'outil et espérer qu'il va se débrouiller sans déranger personne. Un bon ATS vient toujours avec une équipe de professionnels, présente pour vous conseiller dans votre recrutement et votre utilisation de l'outil.

Qui sont-ils ?

Il s'agit par exemple de Conseillers en ressources humaines, facilement accessibles, qui ont conscience que beaucoup de PME n'ont personne dans leurs rangs qui soit spécialiste des RH. Ils prêtent main forte dans la rédaction d'offres d'emploi efficaces et pertinente. Ils accompagnent les recruteurs dans la diffusion de leurs annonces, en les orientant vers les jobboards gratuits qui correspondent le mieux à leurs besoins, mais aussi les jobboards payant qui méritent de dépenser plus pour obtenir de meilleurs résultats.

Il s'agit aussi d'un Service à la clientèle disponible et attentif, en cas de souci mais pas uniquement. Ce sont des individus présents pour aider le client à utiliser l'outil efficacement, pour répondre à ses questions, pour solutionner ses problèmes, en bref, pour faciliter le processus de recrutement.

Aussi, ce sont des équipes à l'écoute. À l'écoute des besoins, des remarques, des difficultés quotidiennes des utilisateurs de l'outil. Parce qu'un bon ATS est normalement un logiciel évolutif, en constante amélioration, qui va, au fil du temps, s'adapter aux intérêts des recruteurs et aux impératifs qu'ils rencontrent. Donner un coup de jeune au domaine des ressources humaines se fait avant-tout grâce aux humains en arrière : les avancées informatiques ne sont que les outils de cette modernisation.

#5 - Faire des économies non négligeables

Pour finir, si nous prenons un instant pour mettre bout à bout tous les avantages des ATS évoqués jusqu'alors, nous pouvons voir se dessiner une dernière raison d'adopter un des ces outils de recrutement : faire des économies !

Une économie de temps

Ce sera plus évident au sein de la PME qui n'a ni les moyens humains, ni les moyens financiers pour avoir ne serait-ce qu'une seule personne dédiée aux ressources humaines. Dans ce cas de figure, c'est souvent plusieurs personnes qui mettent la main à la pâte, plusieurs personnes dont le recrutement n'est pas nécessairement une facette de leurs métiers. Par conséquent, l'ATS sera un bon moyen de pallier à ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique. Par exemple, ça permet au manager de ne pas passer des heures à lire des emails et trier des CV, pour pouvoir se concentrer sur le reste de son travail. Ici, l'économie de temps sera substantielle et très rapidement visible !

Mais il ne faut pas croire que le gain de temps ne sera pas conséquent dans une entreprise qui possède déjà un employé ou même une équipe dédiée au recrutement. Au contraire ! Si le processus d'embauche était bancal et laborieux, basé sur des tableaux Excel, des emails et des dossiers en tout genre, l'ATS va remettre de l'ordre, donner une structure, standardiser les étapes et ainsi, permettre aux professionnels des RH de réorganiser leur temps de travail, et se recentrer vers le coeur de leur métier.

Une économie d'argent

C'est une conséquence logique à l'économie de temps. Effectivement, moins nous passons de temps sur des activités ennuyantes et sans valeur ajoutée (poster des offres d'emploi, trier des emails…), plus nous sommes productifs et motivés, et plus notre travail gagne en en qualité. Autant de facteurs qui vont permettre de diminuer les dépenses et souvent, augmenter les revenus. Par exemple ? Le recruteur qui peut prendre le temps de se concentrer sur le coeur de ce qu'est le recrutement, va pouvoir sélectionner de meilleurs profils, et ainsi, détecter et embaucher les bons talents qui apporteront à leur tour, une véritable valeur ajoutée à l'entreprise. Une valeur ajoutée qui, inévitablement, se traduira par de meilleurs résultats pour l'entreprise. Logique, non ?

D'autant plus qu'aujourd'hui, nul besoin de dépenses astronomiques pour utiliser un ATS :  ils n'ont jamais été aussi abordables ! Nous parlons de quelques dizaines d'euros par mois pour une petite ou moyenne entreprise, jusqu'à quelques centaines au maximum pour des grandes entreprises au fort besoin en recrutement. Justement, les offres et fonctionnalités des ATS sont souvent adaptables en fonction des besoins des entreprises. En gros, on ne va dépenser que pour ce qu'on utilise.

CONCLUSION ?