Comment gérer un volume de candidatures important en optimisant son temps et en structurant ses recrutements ? Rencontre avec Anaïs Escolar, Responsable Formation et Recrutement au sein du groupe Beaumier, qui nous explique comment Flatchr lui a permis d'instaurer un processus de recrutement efficace en un temps record.
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Beaumier (anciennement les Hôtels d’en Haut) est une entreprise hôtelière possédant 12 établissements au total (8 en France, 3 en suisse allemande et 1 en Espagne). Spécialisée dans le tourisme de loisir, l'objectif principal est de donner l'impression au client d’être chez lui, en vacances.
L’entreprise vient d'être rachetée par KSL Partners, ce qui lui vaut une période de forte croissance et d'expansion.
Anaïs Escolar pilote la partie recrutement et formation depuis le siège de l’entreprise en Savoie. Le service RH s’occupe de faire remonter les besoins en recrutement des opérationnels, de la diffusion des annonces et du premier tri des CV. Anaïs s’occupe également de la gestion des formations obligatoires du début de saisons, ainsi que des formations facultatives à la demande des collaborateurs.
Avant de se munir de Flatchr, l’entreprise possédait une boîte mail “recrutement” pour chaque hôtel, ce qui pouvait s’avérer compliqué à gérer. Concernant la diffusion, le service RH devait poster les annonces sur les jobboards génériques, mais également sur des jobboards spécialisés dans l'hôtellerie.
"Quand je suis arrivé, on avait une boite mail pour chaque hôtel. On diffusait les annonces manuellement (...). Nous en avions une centaine au quotidien, et j’étais seule sur le poste à ce moment-ci donc je passais des semaines à gérer le tri.”
Ayant un gros volume de recrutement et de nombreuses offres simultanées, la diffusion sur tous les sites emplois prenait un temps fou.
"A
cause du duplicata pour chaque hotel, je pouvais y passer toute une journée.”
Ces journées perdues à diffuser des annonces les empêchait de se concentrer sur des sujets plus importants comme la marque employeur par exemple. Outre la diffusion d'annonces, Anais Escolar nous indique que la gestion des candidatures étaient aussi très chronophage :
"En plus de la diffusion et du tri des CVs, on recevait une centaine de CV par jour sur chaque boîte mail, il fallait donc les stocker et répondre à tous les candidats, je n'en voyais pas le bout.”
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Le service RH réalise encore les remontées des besoins avec les opérationnels sur site, mais la diffusion des annonces et la gestion des CV est désormais automatisé grâce à Flatchr. La vue Kanban permet d’avoir un rapide aperçu de l’avancée de chaque candidature et donc d'être mieux organisé dans les process.
“La CVthèque, c’est assez fou. La dernière fois, je cherchais des postes de Chef de rang donc je n'ai eu qu'à me rendre dans mon vivier et retrouver mes candidats intéressants pour le poste. Je peux me transformer en cabinet de recrutement en quelques minutes. Honnêtement, ça a changé la douleur qu’était devenu le recrutement !”
Beaumier a choisi de mettre en place un site carrière, qui permet de partager toutes les offres des différents établissements sur une même page afin que les candidats puissent mieux s'y retrouver.
“Nous avons mis en place la page carrière, et ça aussi, ça a été super. Elle est intégrée à notre site institutionnel et toutes les offres qu'on diffuse via Flatchr apparaissent directement dessus.”
Après que le service RH ait réalisé un premier tri des CV, c’est aux opérationnels de décider les profils qu’ils retiennent ou non. La centralisation permet à chaque acteur du recrutement d’avoir accès aux offres et aux candidatures..
“On a donné l’accès aux différents Chefs de service pour que ce soit plus collaboratif. Tout le monde peut suivre toutes les étapes de candidature. (...) on échange plus facilement avec les managers, on sait qui est qui et où ça en est.”
Les managers ont eu une formation de quelques minutes seulement pour apprendre à utiliser le logiciel. La prise en main n’a pas été difficile.
“Les managers ont fait une mini formation de 5 minutes en début de saison et ils l’ont adopté sans problème. Le site est très intuitif, c’est très simple à prendre en main.”