Pourquoi les recruteurs devraient utiliser la méthode Kanban

Que se passe-t-il entre le moment où un candidat postule jusqu'à ce que vous le recrutiez ? Quelles sont les différentes étapes de votre processus ? Les axes d'amélioration ? Cet article a pour but de vous aider à créer un système vertueux pour être toujours organisé dans vos recrutements et avoir les réponses aux questions ci-dessus. Focus sur la méthode Kanban

 Le "Kanban", un mot que vous avez peut être déjà entendu et que vous assimilez aux méthodes Agiles, Lean, Entonnoir, etc. Pas de soucis, on vous explique tout !

La méthode Kanban, qu'est-ce que c'est ?

"Kanban" est un terme japonais qui signifie "étiquette". Cette approche, inspirée du système de production de Toyota et des méthodes « lean », a pour objectif de présenter vos tâches à faire sous forme d'étiquette.

On l'utilise beaucoup dans l'édition de sites web où ces étiquettes représentent des éléments de travail (ex : designer un bouton). Celles-ci sont insérées dans des colonnes suivant un processus (ex: "à faire", "en cours", "fait") ce qui vous permet d'organiser vos tâches et savoir, en temps réel, où est-ce que vous en êtes.

Mais quel est le rapport avec le recrutement me direz-vous ?

Kanban et Recrutement ...

Lorsque vous avez une tâche à faire, vous devez effectuer une ou plusieurs actions pour la réaliser. Lorsqu'un candidat postule il faut traiter sa candidature puis effectuer plusieurs actions afin de le recruter.

En fait, un recrutement se gère de la même façon que lorsque vous gérer vos tâches quotidiennes avec une action à faire, une action en cours et l'action faite.

Donc au même titre que vos tâches, vous allez imaginer vos candidatures reçues comme des étiquettes à classer. Ensuite il faut matérialiser toutes les différentes étapes qu'il va falloir valider avant de recruter le candidat.

Exemple :

• Étape 1 - A trier : Le candidat postule, il faut traiter et analyser le CV et/ou la lettre de motivation. S'il correspond à vos besoins, il passe à l'étape 2, sinon il sort du processus.
• Étape 2 - A Appeler : Les candidatures sélectionnés devront passer un entretien téléphonique avec le service recrutement pour valider certains aspects du poste. Si le candidat est sélectionné, il passe à l'étape 3, sinon il sort du processus.
• Étape 3 - A Recevoir :  Le candidat doit rencontrer le manager lors d'un entretien physique. C'est l'occasion de créer un lien et valider les aspects métiers. Si le manager valide le candidat, il passe à l'étape 4, sinon il sort du processus.
• Étape 4 - A Evaluer : Le RH fait passer un test de personnalité au candidat par exemple.
• Etape X - Recruté : Le candidat est enfin recruté.

Le but est simple : la candidature vous convient, vous la déplacez dans la prochaine étape au même titre qu'une étiquette !

Vous organiserez les colonnes en fonction de votre processus interne de recrutement. De cette façon, vous savez en temps réel dans quelle étape du processus se trouvent vos candidats, ce qui vous permet un suivi plus simple et ainsi éviter les erreurs.

Si une candidature ne vous convient pas, vous pouvez la sortir du processus à n'importe quel moment et programmer un flux d'envoi automatique d'email de refus. Pratique pour n'oublier aucun de vos candidats !

Pour vous aider à y voir plus clair, voilà un exemple de la méthode Kanban au recrutement : 

Cette façon d'organiser votre pipeline offre une excellente visibilité à l’équipe de recrutement et une visibilité globale de l'ensemble des candidatures en cours. Grâce à l'organisation Kanban, vous pourrez savoir précisément dans quelle étape de recrutement se trouve votre candidat. 

Les avantages de la méthode Kanban :

1. Visualiser en un clin d’œil afin de savoir où en sont chaque candidats dans le processus de recrutement. Grâce à cette organisation, vous ne perdrez plus le fil de vos recrutements et savez si ils avancent comme vous le souhaitez.
2. Créer un processus clair et unique pour tous les collaborateurs de l'entreprise. Pour éviter les erreurs et la perte de temps, vous avez des normes qui sont partagés par l'ensemble des collaborateurs. Les normes détermineront quand et pourquoi un candidat est déplacé d’une colonne à une autre. 
3. Identifier les opportunités d’amélioration. Le déroulement du travail à-travers chaque stade du workflow peut être suivi, mesuré et rapporté. Lorsque les équipes partagent une compréhension d'un même workflow, elles pourront comprendre les problèmes et proposer des actions d’amélioration continue.

En clair, si vous vous lancez dans cette méthode de recrutement qui est celle des pipelines organisés sous format Kanban, vous vous assurez :

• Une performance accrue de vos recrutements
• Moins d'erreur sur la personne à recruter grâce à une plus grande communication entre les services (service RH et le service accueillant le futur salarié)
• Un gain de temps énorme ! Et qui dit gain de temps dit aussi gain d'argent

Les outils digitaux sont là pour vous aider, alors il serait dommage de ne pas en profiter. N'hésitez plus, sautez le pas !