Comment iA Formation a transformé le recrutement grâce aux managers ?

Contexte

iA Formation est un centre de formation offrant des programmes allant du CAP au Bac +5 dans divers domaines. Présents dans les régions ligérienne et vendéenne, ils comptent 170 collaborateurs dont 19 managers qui utilisent Flatchr.

Leur équipe RH se compose d’une Responsable des Ressources Humaines (RRH), d’une chargée de missions RH en alternance, et d’une gestionnaire RH spécialisée en paie. En 2023, iA Formation a recruté 39 personnes en externe et 3 en interne.

Challenges

#1. Réel besoin d’optimiser la gestion des candidatures

La diffusion des offres d’emploi était assurée par une personne dédiée qui les publiait manuellement sur les différents jobboards. Cette même personne réceptionnait les candidatures et informait les managers. Ce processus, complexe, devenait lourd tant pour la personne en charge que pour les managers.

Une personne était dédiée à publier les offres sur les jobboards, une autres à trier les candidatures, les déposer sur notre dossier, etc. Les managers n'avaient pas toujours le temps de répondre aux candidats donc on perdait vraiment en qualité de traitement de candidatures.

#2. Un besoin de modernisation

Toutes les candidatures étaient gérées dans un fichier Excel, qui devenait de plus en plus encombré et obsolète. Il devenait de plus en plus difficile pour les managers de s’y retrouver, entraînant une baisse de la qualité dans le traitement des recrutements.

"Nous utilisions un fichier excel qui commençait à devenir assez lourd et obsolète, notamment pour les managers qui avaient du mal à s'y retrouver parmi tous les filtres que nous avions"

#3. Une nécessité de renforcer la marque employeur

Ce processus de recrutement n'était pas optimal pour permettre aux managers de répondre à tous les candidats. Cependant, il était crucial de répondre aux candidats pour préserver la marque employeur.

Solutions

#1. Le modèle d’offre

Aujourd'hui, chez iA Formation, la gestion des candidatures est directement assurée par les 19 managers via l'outil Flatchr. Le modèle d'offre d'emploi proposé est devenu essentiel, leur permettant de gagner un temps précieux et de garantir une homogénéité des offres. Cette uniformité est cruciale pour améliorer la marque employeur.

Flatchr a été une solution miracle pour nous surtout grâce au modèle d'offres. Ca nous a permis de rendre autonome les managers car ils ne dépendent plus de la personne en charge de diffuser les offres une à une.

#2. La multidiffusion

Comme mentionné précédemment, les offres d’emploi étaient autrefois diffusées manuellement par une personne, ce qui engendrait une perte de temps considérable. Aujourd’hui, chaque manager peut publier ses offres sur une multitude de jobboards en un clic, des plus généralistes aux plus spécialisés, selon le domaine recherché pour leurs formateurs.

"Sans parler du site carrière que l'on utilise beaucoup pour mettre en avant notre marque employeur avec nos valeurs, des photos de l'équipe, etc, l'outil a complètement aidé à améliorer l'expérience que l'on propose aux candidats."

#3. La centralisation des candidatures

La centralisation a été une véritable révolution pour les managers d’iA Formation. Elle leur a permis d'abandonner les fichiers Excel peu optimisés qui ne facilitaient pas le suivi des candidatures. Désormais, ils peuvent gérer leurs candidatures en toute autonomie, répondre facilement aux candidats et organiser leurs entretiens de manière plus efficace.

Nous voulions nous équiper d'un logiciel de recrutement pour donner aux managers les clés du recrutement pour pouvoir monter leurs équipes car ce sont les premiers impactés. 

La conduite du changement suite à la mise en place de Flatchr a été simple pour les équipes d’iA Formation. Ils ont établi un processus partagé avec les managers, suivi de deux heures de formation pour présenter l'outil, répondre aux questions et configurer les tags selon les domaines de formation. Les RH envoient régulièrement des questionnaires pour évaluer la satisfaction des managers. Les retours ont été très positifs.