Analyser ses KPIs de recrutement est indispensable pour améliorer son processus de recrutement. Encore faut-il suivre les bons indicateurs et savoir où les analyser. Heureusement, il existe des outils très pratiques qui livrent des statistiques avancées pour ajuster sa stratégie et garantir des résultats à la hauteur de ses attentes. C'est le cas des ATS (logiciels de recrutement) qui offrent un système de gestion des candidatures et qui simplifient le suivi des performances. Explorons ensemble comment mesurer, configurer et analyser ses KPIS de recrutement à l'aide d'un ATS.
Un KPI (Key Performance Indicator) est un indicateur de performance qui permet de mesurer l’efficacité d’un processus ou d’une action. Pour un recruteur, ces indicateurs sont essentiels car ils offrent une vue d'ensemble sur la performance de la stratégie de recrutement. Voici quelques exemples d’indicateurs courants :
En maîtrisant ces indicateurs de recrutement, les équipes RH peuvent identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré pour atteindre leurs objectifs.
Un ATS permet de gérer toutes les étapes du recrutement, de la réception des candidatures à l’embauche finale. Mais ce n’est pas tout : il facilite également le suivi des KPIs. Voici pourquoi l'ATS est un outil incontournable pour analyser et mesurer ses KPIS :
Exemple de tableau de bord pour suivre ses KPIS sur l'ATS Flatchr.
Pour optimiser vos processus, voici une liste non exhaustive des indicateurs de recrutement que vous pouvez suivre avec un ATS :
Ces KPIs doivent être adaptés en fonction des objectifs et des spécificités de chaque entreprise. Par exemple, pour un recrutement en volume, le taux de recrutement sera un indicateur de choix.
Voici un guide pour configurer vos KPIs liés au recrutement avec un ATS.
Choisissez les KPIs qui correspondent à vos objectifs. Pour cela, si vous avez une équipe de recrutement avec vous, organisez un atelier collaboratif. Ensemble, vous pourrez analyser les forces, faiblesses , opportunités et menaces (SWOT) de votre équipe.
Cette analyse servira de base pour définir les objectifs individuels et collectifs.
Si vous n'avez pas encore d'ATS, mettez au point un cahier des charges qui reprend vos besoins afin de le choisir au mieux.
Si vous avez déjà un ATS, créez des tableaux de bord personnalisés avec vos KPIS pour les visualiser clairement et simplement, en fonction des objectifs définis à la première étape. De nombreux ATS proposent des rapports personnalisés dans la partie reporting et statistiques.
Vous pourrez notamment visualiser le nombre de candidatures reçues, le nombre de candidatures qualifiées et combien aboutissent à une embauche.
Organisez des réunions hebdomadaires avec votre équipe pour analyser et suivre les KPIS. Vous pourrez suivre les progrès pour atteindre vos objectifs individuels et collectifs. Lorsque nécessaire, organisez un brainstorming collectif pour identifier des actions correctives.
Si certains KPIS n'évoluent pas comme prévu, organisez un brainstorming collectif et proposez des actions pour améliorer les indicateurs concernés. Vous pouvez par exemple attribuer des points aux actions pour déterminer la personne en charge de celles-ci et les deadlines à respecter : voir notre article qui explique comment définir et améliorer les KPIS de recrutement avec son équipe.
Pour tirer pleinement parti de votre ATS, voici quelques astuces pour optimiser vos KPIS :
Configurez votre ATS pour collecter automatiquement des données sur les principaux KPIS, tels que : le délai de recrutement, le coût par embauche, le taux de conversion des candidats.
Vous économiserez du temps et minimiserez les erreurs humaines.
Configurez votre ATS pour suivre l'origine de chaque candidat (jobboard, réseaux sociaux, recommandations, etc.). Analysez les KPIS par source pour identifier les canaux les plus performants.
Comme détaillé précédemment, l'avantage d'un ATS est de pouvoir créer des tableaux de bord dynamiques. Vous pourrez ainsi visualiser en temps réel les KPIs les plus pertinents pour mieux orienter vos décisions.
Intégrez les données de performance de votre équipe recrutement. Vous pouvez par exemple analyser les données de l'ATS pour identifier les goulots d’étranglement dans le processus (par exemple, le temps de réponse des managers). Fixez des objectifs pour réduire ces délais.
Certains ATS incluent des fonctionnalités d'intelligence artificielle qui prédisent les résultats de recrutement, comme les taux de conversion ou les probabilités d'engagement à long terme. Exploitez ces insights pour affiner vos stratégies.
Grâce aux workflows automatisés de l’ATS, envoyez des rappels aux recruteurs et aux managers pour qu’ils donnent rapidement leur feedback sur les candidats ; ce afin d'améliorer les délais et la qualité des décisions.
Assurez-vous que les recruteurs et managers utilisent pleinement les fonctionnalités de l’ATS pour suivre, analyser et agir sur les KPIs. Formez les régulièrement pour garantir l'adoption de l'outil.
Analyser les données par poste, service ou source de candidatures permet d'avoir des insights plus précis.
Un ATS bien configuré ne se limite pas seulement à la gestion des candidatures. Il constitue un outil précieux pour suivre les performances en matière de recrutement. En configurant votre ATS pour analyser les bonnes métriques (tels que le taux d'embauche, le délai de recrutement ou la qualité des candidats), vous pourrez prendre des décisions plus éclairées et ajuster votre stratégie avec précision.