Créez votre tableau de bord de recrutement en 4 étapes

Imaginez avoir sous les yeux un tableau de bord clair et intuitif pour piloter chaque étape de votre processus de recrutement. En un seul coup d'œil, vous pouvez suivre vos indicateurs clés de performance (KPI), ajuster votre stratégie en temps réel, et visualiser l’atteinte de vos objectifs de recrutement. Que vous souhaitiez réduire vos coûts, améliorer l’expérience candidat ou renforcer la fidélisation, un tableau de bord de recrutement bien conçu vous aide à naviguer avec précision et confiance. 

Découvrez dans cet article comment créer un tableau de bord de recrutement en 4 étapes pour améliorer vos performances.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de recrutement ?

Un tableau de bord de recrutement est un outil visuel qui centralise les principaux indicateurs de performance (KPI) suivis par un recruteur, sous forme de graphiques et de tableaux. 

Il permet d’avoir une vue d’ensemble en temps réel sur ce qui fonctionne ou fonctionne moins dans le processus de recrutement. 

Selon l’outil choisi, il peut se présenter sous forme de tableau, de rapport, de page web ou d’infographie, et se mettre à jour manuellement ou automatiquement.

Exemple d’un tableau de bord de recrutement sur l’ATS Flatchr :

À quoi sert un tableau de bord de recrutement ?

Le tableau de bord de recrutement est essentiel pour :

• Suivre la performance de chaque étape du processus de recrutement (sourcing, sélection, intégration).
• Identifier les axes d’amélioration de votre processus de recrutement.
• Communiquer efficacement en interne, notamment lors de réunions (réunions d’équipe, comités de direction, etc.).

4 étapes pour créer votre tableau de bord de recrutement

Étape 1 : définissez vos objectifs et choisissez les bons KPI pour votre tableau de bord de recrutement

Commencez par définir vos objectifs de recrutement pour l’année à venir. Par exemple, pour l’année à venir, vos priorités pourraient être de :

• Recruter 30 techniciens de maintenance
• Réduire les coûts de recrutement de 10 % par rapport à N-1
• Obtenir le label Happy Candidates
• Améliorer le taux de rétention de 5 points par rapport à N-1

Ensuite, identifiez les indicateurs de performance (KPI) les plus pertinents pour mesurer l’atteinte de chacun de vos objectifs. Voici un exemple de mise en correspondance :

Limitez-vous à une dizaine de KPI de recrutement pour garder votre tableau de bord clair et pertinent.

Étape 2 : Choisissez le bon outil pour créer votre tableau de bord de recrutement

Le choix de l’outil dépend de vos besoins et de vos ressources. Voici un comparatif des options disponibles :

Une fois l’outil choisi, regroupez vos KPI par thème (attractivité, coûts, expérience candidat, etc.) pour une meilleure lisibilité. Indiquez, à côté de chaque KPI, l’objectif correspondant à atteindre. Par exemple : 

Analysez les KPI de votre tableau de bord recrutement

Une fois votre tableau de bord mis en place, analysez les KPI pour ajuster votre stratégie de recrutement. Il existe plusieurs manières d’analyser un KPI.

Regardez l’évolution du KPI dans le temps

Comparez les KPI à travers les mois et les années et identifiez les périodes de hausse ou de baisse. Reliez ces évolutions à des actions que vous avez menées ou à des événements marquants.

Exemple d’analyse de l’évolution de votre KPI "Taux d’acceptation des propositions d’embauche" :

Entre 2022 et 2023, votre taux d’acceptation des propositions d’embauche a augmenté de 5 points, passant de 80 à 85 %. Vous avez étudié les événements de l’année 2023. En janvier 2023, vous avez revu à la hausse la grille des salaires à l’embauche. En juillet 2023, vous avez fait appel au service communication pour améliorer visuellement la trame de proposition d’embauche. 

Comparez votre KPI avec le KPI moyen de votre secteur d'activité

Situez vos indicateurs par rapport aux KPI de référence dans votre secteur.

Exemple de comparaison entre votre KPI et le KPI de référence dans votre secteur :

Vous travaillez dans le secteur des services à la personne. En 2023, votre turnover était de 55 %. Vous le comparez avec le turnover moyen dans le secteur. Il est de 50 % (Ximi, 2024). Vous avez donc une marge de progression de 5 % si vous souhaitez atteindre le turnover de votre secteur d’activité. 

Faites une analyse croisée entre plusieurs KPI

Mettez en parallèle plusieurs KPI pour une analyse plus approfondie.

Exemple d’analyse croisée de deux KPI :

Votre KPI nombre de candidatures reçues est au vert, il est à 25 CV reçus par offre (la moyenne est de 19 CV reçus par offre (Baromètre des entreprises qui recrutent, Flatchr, 2023)). Or, vous avez envie d’aller plus loin dans l’analyse. 

Qu’en est-il de la pertinence des CV reçus ? Vous croisez donc ce KPI avec le KPI taux de candidatures qualifiées. Votre taux de candidatures qualifiées est à 5 %, ce qui est en dessous de la moyenne de 10 % (Maddyness, 2023). Vous recevez donc beaucoup de CV, mais pas forcément des CV pertinents. Grâce à cette analyse croisée, vous en savez plus pour affiner votre stratégie. 

L’analyse des KPI vous indique les actions à mener pour atteindre vos objectifs.

Étape 4 : Faites évoluer votre tableau de bord de recrutement

Après quelques mois d’utilisation, vous identifierez probablement des axes d’amélioration pour rendre votre tableau de bord encore plus performant. Posez-vous les questions suivantes pour l’optimiser :

• Les KPI sont-ils toujours les plus pertinents pour mesurer l’atteinte des objectifs ?
• Ai-je reçu des retours de ma hiérarchie ou d’autres services sur le tableau de bord recrutement ?
• La fréquence de mise à jour est-elle suffisante ? Si vous mettez à jour manuellement votre tableau de bord, envisagez de le connecter à une base de données externe pour plus d’automatisation.
• Ai-je pris le temps de personnaliser mon tableau de bord ? Explorez des options, telles que l’ajout de filtres, de graphiques, de tableaux, ou encore les changements de couleur. 

Créez un tableau de bord recrutement qui soit vraiment utile

Un tableau de bord de recrutement bien conçu est un véritable allié pour votre performance et la communication au sein de votre équipe. En suivant ces quatre étapes, vous construirez un outil puissant, évolutif et parfaitement adapté à vos besoins. Investissez dans cet outil et découvrez tous les bénéfices d’un suivi optimisé de votre recrutement !