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Aujourd’hui, nous utilisons un outil de gestion global où toutes les informations sont centralisées avec un outil unique.
#Contexte
Un leader des systèmes et solutions de gestion des processus documentaires et informatiques.
Ricoh est un fournisseur de technologie mondial qui transforme les processus d'entreprise et la gestion des informations pour aider les organisations à être plus flexibles, plus productives et plus rentables. Au cours des dernières années, Ricoh a répondu à l'évolution des demandes sur le lieu de travail et fournit désormais une gamme complète de solutions de bout en bout dans les segments d'activité suivants : Solutions bureautiques, Impression commerciale et industrielle, Services informatiques, Managed document services, Services Communication, Services de fabrication avancée, Services d'externalisation, Services Gestion du développement durable, Services applicatifs, Services d'espace de travail.
L’entreprise japonaise, créée en 1936, emploie 110.000 personnes dans le monde à travers 200 pays. La filiale française a elle été créée en 1986 et emploie 2.000 personnes (dont 450 vendeurs). Ricoh s’adresse aux marchés des PME, PMI et Grands Comptes et s'oriente de plus en plus vers le digital et notamment sur la dématérialisation de documents et factures.
Le service RH est composé de deux directions. La première concerne la partie vente et marketing. C’est le service qui recrute le plus. Cette direction-là est composée de trois responsables RH. Parmi eux, Julien Villieux endosse la casquette de responsable recrutement / sourcing. Il s’occupe notamment de la rédaction et la mise en ligne de toutes les annonces, du suivi des KPI's, du suivi des délais de recrutement, etc. La seconde direction concerne la partie technique et fonction support qui est gérée par d’autres RRH.
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#Problématique
Des difficultés de recrutement et un manque de visibilité
Avant de s’équiper d’un outil, le service RH était composé de six personnes en charge du recrutement. Il n’y avait ni centralisation, ni mise en commun / partage des informations. Chacun effectuait ses recrutements sans process commun et la réception des candidatures se faisait dans leur boite email. Les CVs s'accumulaient sur les bureaux et personne n’avait de visibilité quant à la provenance des candidatures. De plus, les coûts de recrutement étaient impossibles à calculer.
Les processus de recrutement étaient longs. Il fallait conserver les mots de passe de tous les jobboards pour diffuser manuellement les annonces. Les CVs étaient de temps en temps à réceptionner sur les sites emploi, de temps en temps reçus par email. Enfin, les CVs étaient imprimés et annotés pour transmettre les informations aux managers.
L’élément déclencheur au sein du service RH de Ricoh a été leur difficulté de recrutement ainsi que leur manque de visibilité.
#Projet
Centralisation des informations
Julien Villieux a donc été mandaté par sa direction pour digitaliser les processus au sein du service RH de Ricoh.
Il fallait un outil qui puisse centraliser toutes les informations, qui soit collaboratif, intuitif et ergonomique. La multidiffusion était un plus. Le choix de Flatchr a donc été évident. De plus, le côté startup a séduit. Ricoh est aussi incubateur et aime valoriser l’entrepreneuriat. L’aspect coût d’acquisition a été un facteur décisionnel important ainsi que l’aspect l’aspect personnalisable du pipe et des processus. Enfin, la relation entre Julien Villieux et l’équipe Flatchr a été excellente ce qui a favorisé le choix de Flatchr.
Le projet a été présenté aux managers et l’ont immédiatement adopté, à la fois en terme de suivi qu'en terme de transmission d’information.
« La première chose que j’ai faite a été de recenser toutes les informations sur un seul et même outil pour avoir l’ensemble de mes offres, l’ensemble de mes CVs et de multidiffuser mes annonces. »
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#Solution
Un outil de gestion global
Aujourd’hui, Julien Villieux gère entre 100 et 120 recrutements à l’année dont 80 offres sont publiées simultanément via Flatchr. Près de 70 utilisateurs se connectent à la plateforme afin de participer au processus de recrutement.
La centralisation des informations permet d’avoir des statistiques et d’analyser les délais de recrutement, le nombre de CVs reçus, le nombre de CVs transmis, le nombre d’entretien manager, etc.
« Cela nous permet de faire des taux de conversion entre combien de candidature je reçois pour un poste, combien j’en présente aux managers et combien sont recrutés. »
Concernant l’implication des managers, la tendance s’est inversée. De plus en plus d’entre eux sont proactifs dans leurs recrutements. La mise en place d’un système de cooptation ainsi qu’un processus uniforme ont permis de motiver l’ensemble des collaborateurs qui prennent part au recrutement.
De plus, l’outil permet la gestion des retours candidats au travers d’emails automatiques et permet de s’assurer que tous les candidats puissent recevoir une réponse. Cela influe grandement sur la marque employeur. Le chat disponible sur la plateforme Flatchr permet des interactions avec le support. Cela est très pratique et l’équipe est très réactive.
« Nous avions avant, une multitude de personne impliquée sur la gestion du recrutement. Aujourd’hui, nous utilisons un outil de gestion global où toutes les informations sont centralisées avec un outil unique. Cela nous permet de gérer les recrutements dans leur globalité et cela nous permet de cadrer nos processus. Nous savons à tout moment dans quelle phase est un candidat et où il en est dans son process de recrutement. C’est à la fois rassurant pour les RH, pour les managers et bien entendu pour la direction. »
L'implantation de la solution Flatchr a donc permis au service RH de :
- Gagner du temps dans la diffusion des offres
- Mieux gérer et qualifier les candidats
- Collaborer plus efficacement avec les managers
- Avoir plus de visibilité sur les KPI’s (nombre de CVs reçus, nombre de CVs transmis, etc.)
- Calculer les ROI’s (meilleur jobboards, etc.)
- Constitution d’un vivier de candidats
« Chez Ricoh, on vend du digital, on se doit donc d’être digital nous même et d’être exemplaire sur cette partie. »
Julien Villieux
HR manager
Ricoh
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