Comment choisir le bon outil cette jungle des logiciels de recrutement existants ? A quoi faut-il faire attention ? Quelles fonctionnalités sont réellement importantes ? Comment prendre sa décision ? Tout autant de questions auxquelles nous vous aidons à répondre.
Les outils de gestion du recrutement font de plus en plus partie du quotidien des recruteurs. Toutefois, il n'est pas toujours évident de pouvoir s'équiper de plusieurs outils, notamment dû aux coûts que ceux-ci peuvent engendrer, mais aussi parce qu'il faut avoir le temps et les ressources nécessaires pour gérer plusieurs interfaces. C'est donc pour répondre à ce besoin que les RIS ont vu le jour.
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Le RIS, qu'est ce que c'est ?
Le RIS est encore un terme anglais qui signifie "Recruiting Intelligent Software", autrement dit c'est un outil tout-en-un qui regroupe plusieurs outils existants :
- Des multidiffuseurs qui s'occupent d'émettre vos anntrieronces sur plusieurs jobboards en même temps.
- Des ATS dit "Applicant Tracking Software" vous permettent de trier et organiser vos candidatures dans le but de recruter plus facilement.
- Des sites carrières greffés, la plupart du temps, à votre site internet pour permettre aux candidats de visionner et postuler directement depuis votre site internet.
- Des systèmes permettant le sourcing depuis plusieurs plateformes comme les réseaux sociaux et la CVtèque.
- Des outils de cooptation donnant l'opportunité à vos salariés de coopter leur réseau.
Tous ces outils sont effectivement aujourd'hui indispensables à la vie du recruteur et font parti d'un processus de digitalisation du recrutement. Ils sont tous utiles et complémentaires mais bien que chacun puissent se plugger entre eux, il reste difficile de jongler entre chaque logiciel. C'est pourquoi les logiciels RIS ont été développés.
Les RIS regroupent donc toutes les technologies utiles pour vous permettre de recruter efficacement. Plus besoin d'avoir un multidiffuseur d'un côté et de sourcer manuellement de l'autre, les RIS font tout depuis la même plateforme !
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Pourquoi utiliser un RIS ?
Il faut savoir qu'un recruteur perd environ 2h55 par offre d'emploi. Cette donnée contient toutes les étapes du processus de recrutement, de la diffusion d'une offre d’emploi sur un jobboard, de la qualification d'un candidat dans une base de donnée, de la transmission d'informations aux autre collaborateurs jusqu'au recrutement. C'est dans cette optique de réduction du temps passé pour chaque offre d'emploi que des outils tout-en-un comme le RIS existent. Développés afin de faire gagner du temps aux recruteurs, le RIS sera votre futur compagnon :
#Un outil tout en un
En effet, les logiciels RIS regroupent, sur une seule et même plateforme, un outil de multidiffusion, de sourcing, de diffusion d'offres sur votre site carrière, de cooptation ainsi qu'un ATS.
#Gain de temps considérable
Recruter prend du temps. De nombreuses entreprises, notamment les PME n'ont ni le temps, ni les ressources nécessaires pour effectuer à la fois les recherches, le suivi et le recrutement de leurs candidats. Ainsi, le RIS sera un bon moyen de pallier ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique.
#Offrir une meilleure expérience candidat grâce à des process de recrutement plus fluides
Le RIS va permettre de se tenir à un processus de recrutement précis. En rythmant le processus d’embauche et en le standardisant, le RIS évitera ce genre les situations chaotiques et permettra de toujours recruter de la même manières à chaque fois.
#Faciliter la collaboration
Grâce au format SaaS (Software as a Service), toutes les données sont en ligne et donc accessibles partout et tout le temps. Tout est géré à distance et conservé sur les serveurs de la société qui développe l’outil. Ainsi, vous pourrez mettre en place un outil sans avoir recours à une équipe informatique, recruter en collaboration et échanger plus facilement avec vos équipes.
#Diminuer la perte d’informations dans le suivi des candidatures
Le RIS va permettre de n'avoir qu'une seule et même plateforme pour gérer les candidatures. Ainsi, vous n'aurez plus à imprimer vos CVs reçus et envoyer des emails à chacun de vos collègues pour recevoir leurs avis car toutes les informations sont centralisées.
# Un outil accessibles aux PME et ETI
Loin des longues mises en place de systèmes comme les SIRH, le RIS a été conçu pour les PME et les Entreprises à Taille Intermédiaire, il se veut donc adaptable à tous les besoins et accessible à tous.
# Mise en place de la solution / déploiement
Comme souligné précédemment, le RIS se veut accessible mais aussi rapide et efficace. Ainsi, il peut être mis en place en moins de 3h00. De plus, il est très facile de le déployer dans une entreprise même si celle ci à plusieurs entités ou bureaux physiques.
Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes ?
Beaucoup de fonctionnalités sont disponibles sur les logiciels de recrutement. Mais lesquelles sont les plus pertinentes ? Nous en avons sélectionné 12 qui doivent impérativement être prises en compte pendant votre benchmark.
Gestion des offres
Pour qu'elle vous soit utile, la plateforme doit vous laisser une bonne marge de manœuvre sur la gestion de vos offres. Quand vous ferez votre comparaison entre différents outils, vérifiez donc que vous pouvez rédiger vos annonces depuis l'outil directement.
Multidiffusion des offres
Cela peut paraître évident, mais ça ne l'est pas toujours ! Vérifiez bien que la multidiffusion est bien intégrée au logiciel de recrutement qui vous intéresse, sinon, ça n'aurait pas grand intérêt. Est-ce que vous pouvez diffuser vos offres sur les principaux sites emploi gratuits et payants ? Est-ce que vous avez la possibilité de diffuser sur votre site carrière ainsi que sur les réseaux sociaux ?
Sourcing
La chasse est devenu un moyen incontournable pour recruter des talents qualifiés. La plateforme vous permet-elle d'aspirer des profils en provenance des réseaux professionnels tels que LinkedIn ou l'Apec ? Pouvez-vous importer des CVs dans l'outil ?
Gestion des candidatures
Si vous décidez de vous équiper d'un outil pour vous aider dans vos process de recrutements, il faut absolument que cet outil soit bien organisé et bien pensé pour vous faire gagner du temps. Disposez-vous de classeurs d'offres afin de classer vos postes efficacement ? L'interface vous permet-elle d'avoir une vision claire de l'avancée du candidat dans le processus de recrutement ?
Communication avec le candidat
Ce n'est pas parce que vous optez pour un outil qui vous aide à recruter qu'il faut en oublier l'humain ! Pouvez-vous échanger avec le candidat directement depuis la plateforme ? Disposez-vous d'une bibliothèque de messages types pour les candidat ? Pouvez-vous paramétrer des messages automatiques et personnalisés à chacun d'eux ?
Une expérience candidat optimisée
C'est un élément on ne peut plus important. Dans cette véritable guerre pour trouver des candidats qualifiés, il est primordial de rendre leur expérience la plus agréable possible. Tout d'abord, il faut qu'ils puissent candidater de manière simple, aussi bien depuis leur ordinateur que leur smartphone et que leur étapes de recrutement ne soient pas trop longue..
Collaboration
On recrute rarement seul, d'autres membres de l'équipe prennent souvent part au recrutement. Votre outil doit donc favoriser la collaboration entre les équipes. Avez-vous la possibilité de rédiger des commentaires sur une fiche candidat ? Envoyer des candidatures aux managers pour avis et suivi des échanges sur le profil ?
Gestion de votre vivier de candidatures
Toutes les candidatures reçues sont précieuses, même si elles ne correspondent pas au poste que vous recherchez dans l'immédiat. Votre outil doit vous permettre de créer une arborescence de tags faciles à ajouter aux CVs pour organiser votre vivier, pouvoir rechercher parmi ces tags et envoyer des mails aux candidats sélectionnés.
Rapport et statistiques
Il vous sera impossible d'améliorer vos process si vous n'avez aucune donnée à analyser. Assurez-vous donc que votre outil vous permettre de savoir d'où proviennent vos candidatures, combien est-ce que vous en avez reçus, par quel canal, combien de temps avez-vous mis à recruter, etc.
Espace carrières
Le site carrière est le miroir de votre entreprise, et je dirai même plus, de votre culture d'entreprise. Il doit donc vous ressembler : votre logo, vos couleurs, etc. Et doit aussi être moderne. Est-il en responsive design ? Souhaitez votre mettre en place une représentation géolocalisée des offres d'emploi sur une carte interactive ?
Plateforme ergonomique
Vous avez autre chose à faire que de vous embêter avec un outil compliqué. Surtout si vous ne serez pas le seul à l'utiliser. Tous vos collaborateurs n'ont pas le même attrait pour le digital, l'interface que vous choisirez devra donc être simple et fluide, sans qu'une formation soit nécessaire pour la prendre en main.
Aux normes RGPD ?
Dernier point et non des moindres, renseignez vous sur la bonne conformité de l'outil quant aux normes RGPD (durée de conservation, recueil du consentement, gestion des renouvellements etc.).
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Si l'on devait résumer, le RIS est un outil tout-en-un qui vous permet de diffuser, gérer, trier et suivre vos candidatures de près pour améliorer au maximum votre marque employeur et structurer votre recrutement. Ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux, ce qui vous permettra de vous recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !
