Nous sommes bien placés pour savoir qu’un département des ressources humaines ressemble généralement à une ruche bourdonnante, et ce, même si l’équipe se résume simplement à une seule personne ! Les tâches sont nombreuses, diversifiées, parfois complexes et toujours primordiales pour le fonctionnement optimal d’une entreprise.
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Ainsi, en tant que responsable RH, en apprenant à gérer votre temps et éventuellement celui de votre équipe, vous pourrez améliorer votre productivité et votre efficacité.
Grâce à notre expérience et nos observations, nous avons compilé sept conseils qui vous seront utiles pour mieux gérer ce temps qui nous est si cher.
1# Identification, clarification et simplification des processus
Trois points relativement simples qui vont perfectionner l’organisation de votre travail, et éviter ces « on verra bien... », véritables bêtes noires des RH. L’important ? Disposer de processus qui sont des réponses automatiques à chaque situation habituelle.
- Identifier les tâches. Embauche, onboarding, procédures internes, résolution de conflits… Vos tâches en tant que RH sont nombreuses, diverses et chronophages. La première étape est de mettre un nom sur chacune d’entre elles, et en priorité sur celles qui sont redondantes.
- Clarifier les étapes. Pour chaque tâche, étudier ce qui est habituellement fait pour arriver au résultat escompté. L’idée est de laisser le moins possible au hasard, et de mettre sur pied des étapes claires pour chaque tâche.
- Simplifier les processus. Enfin, faites en sorte que vous rendre de A à B soit simple, avec le moins d’étapes possibles, quitte à en supprimer, raccourcir ou fusionner certaines.
2# Hiérarchisation des priorités
La suite logique du point précédent est d’apprendre à hiérarchiser toutes les tâches et les situations rencontrées dans votre travail de RH, et ce, même lorsqu’elles se présentent inopinément. Afin de hiérarchiser efficacement, il est nécessaire de faire une différence entre ce qui est urgent, et ce qui est important. Il existe un outil qui illustre parfaitement cela : la matrice d’Eisenhower. Le principe étant que la priorité doit être donnée à ce qui est à la fois urgent et important, le reste peut être planifié, délégué, ou tout simplement mis de côté.
3# Sachez dire NON
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Savoir hiérarchiser, c’est génial. Mais si vous ne savez pas dire « non » à ce qui se trouve en bas de votre liste de priorités, alors votre gestion des temps et des activités du temps restera médiocre. En tant que responsable RH, il vous est vital de dire non aux perturbateurs qui viennent vous voler votre temps. C’est peut-être une façon pompeuse de le dire, mais c’est exactement de quoi il s’agit ! Ces perturbateurs peuvent être des collègues, des emails, des coups de téléphone, ou d’autres petites choses qui viennent parasiter votre travail.
Dire non, ça s’apprend, et ce n’est pas toujours simple, car il ne faut pas simplement s’enfermer dans sa bulle et être impoli ou agressif. En réalité, dire « non » passe par une attitude et des paroles claires, honnêtes et courtoises, avec une dose d’explications, et pourquoi pas, de conseils : « Excuse-moi, je n’ai pas le temps pour ça actuellement, parce que… mais tu pourrais faire/demander à… ».
4# Cultivez votre confiance pour les autres
Les plus grands managers vous le diront, savoir déléguer n’est pas un aveu de faiblesse, bien au contraire. En tant que responsable des RH, osez déléguer ! Par exemple, dans un processus de recrutement, il est devenu quasiment inconcevable qu’un RH ne travaille pas main dans la main avec les managers de son entreprise. Il va entre autres leur déléguer une partie de la sélection des candidats et de leurs entretiens, tout en gardant toujours la maîtrise du processus global et en intervenant comme conseiller et guide.
Mais pour mieux gérer votre temps en déléguant aux autres, la communication est un aspect qui doit être particulièrement soigné. Sans une bonne communication entre vous et vos collaborateurs, quels qu’ils soient, tout cela devient ingérable. Alors avant de déléguer, assurez-vous d’avoir les outils nécessaires à cette communication, des périodes de temps dédiées et une attitude d’ouverture qui va dans ce sens.
5# Les listes et les alertes automatiques
Afin de gérer notre temps de manière idéale, il existe une fabuleuse technique conçue pour assister les plus têtes en l’air d’entre nous, mais utile pour tous : les to-do lists !
Ne riez pas, ce sont souvent les outils les plus simples qui sont les plus efficaces, et les listes de tâches seront toujours vos alliées dans votre gestion de temps au quotidien.
D’autant plus qu’aujourd’hui, grâce à nos smartphones, nos calendriers connectés ou nos rappels automatiques par e-mails, il est possible d’abandonner le traditionnel morceau de papier qui se perd si facilement dans un coin du bureau. Avec un tel réflexe, le traditionnel « désolé, j’ai oublié » n’est plus une excuse valable !
6# L'organisation de vos journées
Évidemment, être un RH organisé est primordial pour gérer votre temps, et cela renvoie à la plupart des points précédents. Nous vous conseillons d’organiser correctement vos journées, nous voulons parler d’une organisation plus globale, plus particulièrement de votre équilibre travail/pauses.
Nous savons qu’un RH est constamment sollicité, que ce soit par ses supérieurs, par les managers, les employés, les candidats, etc. C’est pour cela qu’il vous faut prévoir, chaque jour, des périodes de travail ininterrompues qui vous permettront de concentrer votre temps sur des tâches particulières. Même si ce n’est que pour une heure, ignorez vos emails, laissez le téléphone sonner et vos interlocuteurs mettre un message, expliquez que vous ne souhaitez pas être dérangé de telle à telle heure… Bref, offrez-vous cette période de travail sans distraction extérieure afin d’être plus efficace et productif.
Aussi, pensez à vos pauses. De vraies pauses. Des pauses qui vous permettent de déconnecter régulièrement. Planifiez-les et faites en sorte de vous y tenir. Croyez-nous, si vous négligez ces temps de repos, vous allez déconnecter inconsciemment, automatiquement, et généralement aux moments où vous avez le plus besoin d’être attentif. Résultat ? Oublis, erreurs, et temps perdu.
7# Abusez des outils technologiques
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Pour terminer, afin de gérer votre temps en tant que RH, vous devez faire confiance aux nouvelles technologies. Et vous avez presque l’obligation d’en abuser. N’oubliez pas : la technologie est à votre service, c’est vous qui la contrôlez et qui l’utilisez afin d’être plus efficace et productif. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’outils développés spécialement pour vous accompagner vous, RH, dans votre travail quotidien.
Par exemple, les Applicant Tracking Systems (ATS) en sont l’exemple parfait, car ils vous assistent dans l’ensemble de vos processus de recrutement, de la publication des annonces jusqu’à l’embauche en passant par la simplification du travail collaboratif. Se priver d’un tel outil qu’est l’ATS semble aujourd’hui aberrant tellement il fait gagner du temps aux équipes RH. À vous de voir maintenant quels autres outils technologiques pourraient vous être bénéfiques, car il en existe des dizaines, plus ou moins spécialisés à votre cas. Pour ne citer que quelques exemples, il peut s’agir :
- d’un simple calendrier connecté que vous partagez avec vos collaborateurs
- de l’application « Rappels » intégrée aux iPhones, Google Calendar, Outlook, etc. et qui vous rappelle une tâche à une heure précise ou dans lieu précis
- de l’application « Slack » utilisée dans de nombreuses entreprises afin de faciliter la communication entre leurs employés
- de l’application « Evernote » qui offre un moyen simple et efficace de prendre des notes de toute sorte
- de l’application « IFTTT » qui permet de créer des rappels, de recevoir des notifications ou de faire automatiquement certaines actions en fonction de certains déclencheurs identifiés.
Avec ces quelques conseils, plus de doutes ! Vous allez exceller dans vos projets et devenir le recruteur que tout le monde s'arrache.
